Universal Creative (ユニバーサル・クリエイティブ)、テーマパークの新しい乗り物やアトラクションの開発に Smartsheet を活用し、プロセスの自動化によって時間の節約を実現

Universal Destinations & Experiences (ユニバーサル・ディスティネーションズ & エクスペリエンシズ) はユニバーサル・オーランド、ユニバーサル・スタジオ・ハリウッド、ユニバーサル・スタジオ・ジャパンなどの世界有数のテーマ パークを運営しています。同社のテーマ パークは毎年何百万人もの人々で賑わいます。乗り物や体験型のアトラクション、ホテルにリゾート、バーチャル/ライブ エンターテイメント体験まで、さまざまなサービスで来園者を楽しませています。

Universal Creative は世界各国のユニバーサル パークを彩る新しい乗り物やアトラクション、園内体験の創出を担う、Universal Destinations & Experiences を構成するチームです。Universal が創り出す世界をサポートするため、Universal Creative では管理プロセスの合理化を日夜追求しています。ライド & ショー エンジニアリング部門のマネージャーを務める Lynn Urbina 氏は次のように話します。「私たちはお客様に特別な体験をお届けしたいと考えています。そのためには社内のプロセスを可能な限り効率化する必要があります」。同社は Smartsheet を活用してすべてのプロジェクトを開始から終了まで全体を通して管理し、リーダーシップ チームが各プロジェクトの状況を詳しく把握できるようにすることで効率化しています。 

「Smartsheet があれば、プロジェクトの担当エンジニアも経営陣も最高のアトラクションを創り出すことに多くの時間を割くことができます」と Urbina 氏は話します。

かつての Universal Creative にはプロジェクトの情報を効果的に収集できるソリューションがありませんでした。プロジェクト マネージャーもエンジニアも管理スタッフも、誰もがスプレッドシートとスライド資料を組み合わせてプロジェクトのマイルストーンや進捗状況を管理するという方法に頼っていました。「ベンダーとの契約情報の詳細にしろ、技術的なエンジニアリング データにしろ、すべてを結び付ける一元化されたシステムはありませんでした。私たちにはどの情報に対してもデータ分析を行うための手段がなかったのです」と Urbina 氏は言います。その結果、Urbina 氏も同僚もプロジェクトのデータを収集したり、プロジェクトの進捗報告を促す内容や従業員に期限を通知する内容のメールを送信したりすることばかりに時間を取られてしまうという状況に陥っていました。

Smartsheet でのリアルタイム データを利用したプロジェクトの進捗状況の管理

Universal Creative が Smartsheet を導入したのは、数年前、Urbina 氏が入社して間もない頃のことでした。氏は Smartsheet について次のように話します。「使い方を覚えるのは簡単だったので、導入はスムーズにいきました。Smartsheet のおかげで、他のツールには真似できない方法で多様なチーム同士がつながることができました」。

Universal Creative ではプロジェクトを一元的に管理する場所として Smartsheet を使用しており、200 を超えるシートで新しいアトラクションや乗り物の開発状況を追跡しています。新規のプロジェクトが正式に承認されると、管理者やプロジェクト マネージャー、エンジニアなら誰でも Smartsheet のプロジェクト情報にアクセスできるようになります。また、建設会社などの社外のベンダーに関しても、契約やエンジニアリング プロセスの最新情報を追跡しています。

Universal Creative は Smartsheet の自動化されたワークフローに基づいて、プロジェクトの期限や作成日、終了日を設定しています。自動化は履歴データの保存やプロジェクト所有者へのリマインダーの自動送信にも使用しています。また、プロジェクト チームやプロジェクト リーダー、経営陣向けに、プロジェクトのマイルストーンとステータスの更新状況を視覚的に把握しやすい Smartsheet ダッシュボードを作成しています。Urbina 氏のチームではプロジェクトがスケジュールどおりに進んでいることを確認したり、ベンダーの連絡先をすばやく表示したり、特定のタスクの責任者がどのチームなのかを確認したりすることにダッシュボードを活用しています。

プロジェクト エンジニアはそのデータからプロジェクトの進捗状況を確認でき、Universal Creative のリーダーシップ チームは全プロジェクトの概要を一目で把握できるという風にダッシュボードは役立っています。「リーダーはダッシュボードを見れば、エンジニアリング チームの状況を確認できますし、特定のチームに支援が必要かどうかがすぐにわかります」と Urbina 氏は言います。

プロジェクト マネージャーからエンジニア、経営陣まで使える一元化されたビュー

Smartsheet をすべてのプロジェクト情報を集約するリポジトリとして使用することで、Universal Creative ではプロジェクト マネージャーからプロジェクト エンジニア、リーダーシップ チームまで、誰もがテーマ パークの新しい乗り物やアトラクションの開発状況について高い可視性を得られるようになりました。Urbina 氏は次のように話します。「以前は大量のスライドとスプレッドシート、電子メールを駆使してプロジェクトを管理していましたが、可視化できているとは言い難い状況でした。そのため何もかもがぎりぎりで、期限に間に合わせようと大慌てで最新のデータを探すということが珍しくありませんでした」。

「 Smartsheet を使用すれば、すべてのプロジェクト情報がリアルタイムで表示されるため、誰もが同じ情報を同時に確認できます。今ではプロジェクトの動向をずっと簡単に確認できるようになったので、進捗状況を正確に把握し、滞りなく進めるために進行速度を上げる必要があるかどうかを判断できるようになりました」。

Universal Creative では、アクセスしやすくプロジェクトの概況をリアルタイムで確認できる Smartsheet ダッシュボードがますます浸透してきています。 

Urbina 氏は次のように言います。「経営陣との会議であった話です。プロジェクトの成果の進捗状況を追跡するためにダッシュボードを作成して、その会議でデモを行ったのですが、私がこれほど豊富な情報を持ち、しかも簡単にそれにアクセスしていることに、みな驚いていました。このことがあってから、別のチームから Smartsheet でツールの制作依頼を受けるようになり、仕事が大幅に増えました」。

全面的に自動化されたプロセスで実現した、効率性の向上と時間の節約

Smartsheet の自動化されたワークフローは、Universal Creative でのプロジェクト管理の効率を向上させ、Urbina 氏と彼女のチームに時間の節約効果をもたらしました。「Smartsheet があれば多様なソースからプロジェクトの情報を手作業で集める必要がなくなるため、すべてが大幅に効率化されます」。Urbina 氏は次のように続けます。「Smartsheet で一度テンプレートを作成してしまえば、後はそれを複製するだけで任意のプロジェクトに関連するすべてのレポート、チャート、グラフを自動で作成できます。私のチームには 3 人しかメンバーがいませんが、今こなしている仕事は以前は 5 ～ 8 人で対応していた量だと言われます」。

Universal Creative では Smartsheet の自動化されたワークフローを活用して、テーマ パークの運営を担当する社外パートナーの承認プロセスも自動化しています。「Smartsheet では承認項目の期限が過ぎたときに、社内のパートナーにメールで通知できます。また、プロジェクトのステップが承認された場合も Smartsheet が自動的に処理して、パートナーに次のステップに進むようにメールで通知してくれます。そのため今では、ステップごとに担当者にメールを送る必要がなくなりました。一度設定してしまえば、後は Smartsheet がすべて自動で対処してくれます」。

Urbina 氏は Smartsheet の活用の幅をさらに広げ、プロジェクト データ (機械設備の試験情報など) の分析レポートの作成にも取り入れ始めています。「当社では新しいアトラクションごとに、機械設備に対して一連の機器パラメーターを基準にした厳しい試験を行っています。試験の実行と記録を行っているアプリケーションから Smartsheet でデータを取り出しているので、実行済みの試験の数や残っている試験の数、特定の試験が予定どおりに進んでいるかなどを分析できます。総じて、Smartsheet は必要なあらゆる情報を社内から集め、それらを結び付けるのに役立っています。本当にすばらしいツールですし、これからも会社の成長とともに新たなユース ケースが見つかると思います」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。