TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ)、可視性と透明性を中心に次世代の施工会社を実現

オーストラリアの施工会社 TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) は、内装業界で何か違うことを行う必要性から生まれました。共同創業者の Kane Godfrey 氏と James Peebles 氏は、施工分野で 10 年以上仕事をしていますが、プロジェクトの可視性が限られていることから、慢性的に信頼が欠如していることに気づきました。両氏は何か違うことをしようと決意し、プロジェクト全体に包括的な透明性がある、商業オフィスの内装の設計と施工を手掛ける会社を作るというミッションのもと、2018 年に TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) を創業しました。このミッションを実現するために、Smartsheet でビジネス全体を可視化できるテクノロジーを必要としていました。

「設計と施工のプロセス全体で、クライアントが請求書や下請け業者の見積もりの確認を要求するとしても、金銭面の包括的な透明性をクライアントに提供しています。」と TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) でディレクターを務める Kane Godfrey 氏は述べています。「私にとって、Smartsheet にアクセスすることで得られた最大の利点は、簡単に適応でき、可視化できるシステムを構築できることです。一番気に入っている部分です。」

透明性を目的としたビジネス プラットフォームの構築

James 氏と Kane 氏がビジネスを始めた当初は、シドニーのカフェでノートパソコンを使用していました。当初のビジネス プロセスは Excel、Dropbox、電子メールを使用する簡単なものでしたが、ビジネスが成長するにつれて、ビジネス全体の透明性を維持するためのより体系的なアプローチが必要なことにすぐ気づきました。パフォーマンスの低いソフトウェアから抜け出せなくなった経験があるため、うまく機能し、財務からマーケティング、プロジェクトの実施までビジネスのあらゆる部分を可視化できる柔軟性のあるソフトウェアを必要としていました。

施工専用のソフトウェアではなく、すべてのビジネス活動にリアルタイムで対応し、バージョン管理などの問題を回避できるソリューションが必要でした。長い間ニーズを満たしていないシステムと密接に結び付いてしまう問題を回避するため、TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) ではクラウドベースのソリューションを探し求めました。

「6 か月間 Excel でなんとかしようとしましたが、成長に向けた事業計画があり、その成長段階全体をサポートしてくれるシステムが必要でした。」と Kane 氏は述べています。「Smartsheet を試しに使ってみることにしました。4 回の週末で、マーケティングから財務までのシステム全体を構築し、まさに必要としているものを作ることができました。」

TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) では、短期間で Smartsheet を使いこなし、ビジネス ニーズに対応できるようになりました。既存のテンプレートを使用したり、カスタムシートを作成したりすることで、チームは、いつでも調整できる、目的に合ったツールを開発できるようになりました。

「Smartsheet で気に入った点が 2 つあります。1 つは、システム全体に柔軟性があり、変更を行うことができる点です。もう 1 つは、すべてがオンラインで、どこからでもチームをサポートできる点です。」と Kane 氏は述べています。「現場でポータルにログオンしないと必要な情報を得られないという、ビジネスにおけるいら立たしい状況を改善すべく、弊社は、どこにいても、チームにぴったりのシステムとツールを使用することを目標としています。」

すべてのチームの中心となるビジネス ツール

Kane 氏とチームは Smartsheet を使用してすべてのビジネスを行っています。これにより、仕事のやり方とクライアントへの情報の提供方法が大きく変わり、すべての活動に一貫性が生まれました。マーケティング部門では Smartsheet を使用して、すべての目的、目標、プログラムを追跡し、営業チームと共同で作業しています。TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) では CRM に Smartsheet を使用し、リードやセールス パイプラインを管理しています。追跡目的で過去にさかのぼって使用するのではなく、プラットフォームから離れてチームで内部会議を開き、その後シートにメモや議事録を取り込んで簡単にアクセスできるようにしています。

チームは、信頼できる唯一の情報源があるという確信を持ちながら仕事をすることができます。部門によって異なるシステムを使用するのではなく、会計用の Xero、Dropbox、Office 365、Smartsheet のたった 4 つでビジネスを行っています。このようにシンプルな構成であるため、部門間で情報を簡単に転送できます。システムは密接に連携しているため、プロジェクト マネージャーが変更を加えるといつでも、財務部門や営業部門のシートにも反映されます。

クラウドベースでモバイルに対応しているため、TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) ではどこからでも Smartsheet にアクセスでき、特に施工現場で重宝しています。現場のチームはプロジェクトの詳細をすばやく参照したり、その場で安全プロセスを管理したりすることができます。これは、パンデミックの中で作業を進め、現場で請負業者の安全を確保する必要があるため、特に重要です。 

「Smartsheet と Dropbox の統合により、プロジェクトの文書化がとても行いやすくなり、何が最新情報かがわかりやすくなりました。」と Kane 氏は続けます。「バージョン追跡や履歴などは、特にさまざまな場所から大勢の人が 1 つのシートで作業しているときに、何が行われているのかを理解するのに役立ちます。」

時間に余裕があることの付加価値

Kane 氏は、プラットフォームによって得られる可視性が、透明性という会社のミッションを実現するのに役立っていると述べています。財務、管理、営業など、さまざまなチームで異なるポータルを使用しながら、従業員が 1 つのシステムで直接情報を管理できるようにすると、混乱を招いてしまうことが多い業界で、絶えず透明性を維持できます。

「つながっていて可視性があるという安心感は心強いものです。経営者である自分自身だけでなく、チーム全体に信頼できる唯一の情報源があります。」と Kane 氏は述べています。すべてのデータを使用して KPI をリアルタイムで追跡するため、全員が設定された目標を理解して確認できます。追いつくのを待つのではなく、チームのメンバー全員が仕事を進めながらパフォーマンスを評価できます。

Kane 氏は、特にデータ入力とカスタマー エンゲージメントにおいて、時間の大幅な節約を見てきました。この節約は、プロジェクト、時間の追跡、人材の予測を最適化するために Resource Management by Smartsheet を導入した後、さらに向上しました。TRUE Projects (トゥルー プロジェクツ) では、このような効率を獲得したことで本当に優れた設計と施工を顧客に提供することにより集中できるようになりました。 

「Resource Management by Smartsheet の使用を開始してから、開発がレベルアップしました。営業から製品の提供までのプロセスを合理化し、Smartsheet で費やす時間を短縮させました。」と Kane 氏は付け加えています。「当社のデータは人為的ミスにつながりにくく、営業チームとプロジェクト チームではデータ管理の時間を約 30% 節約しています。シートのオートフィルによって重複を取り除くことで、データ入力でも 15% 節約しています。利点はとても多く、私にとって、ビジネスとして本当に必要なものを作成することができるリスクのないソリューションです。」

「Smartsheet はとても効果的です。」と Kane 氏は締めくくっています。「ビジネスの収益状況を一度に確認し、今日時点での現在の予測や次の 6 か月の予測を知ることができます。Smartsheet のプラットフォームには、深いレベルがたくさんあります。」

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。