The Task Force for Global Health、管理業務の時間を人命を救う活動へ

感染症の流行を封じ込め、ワクチンを配布し、命を脅かす病気の根絶に取り組むとき、一刻も無駄にはできません。The Task Force for Global Health (ザ タスク フォース フォー グローバル ヘルス) は 40 年以上にわたり、約 140 か国のパートナーと協力しながら「顧みられない熱帯病」に立ち向かい、保健システムを強化して、何億人もの命を守るために活動してきました。同組織は、2 万 2,000 人を超える現地の疫学者を育成し、これらの専門家は 1 万 4,000 件を超える感染症の流行に対応してきました。また、疾病の早期発見の最前線に立つ数千人の地域保健従事者にも研修を実施しています。2026 年 5 月時点で、こうした取り組みの成果もあり、63 か国が少なくとも 1 つの顧みられない熱帯病を根絶しています。

手作業による請求書処理の負担

広範かつ複雑なプログラムは、少人数の献身的なチームによって支えられています。管理業務に費やす時間は、本来なら支援を必要とする地域社会のために使える時間でもあります。The Task Force が展開する 19 のプログラムでは、手作業によるプロセスがその時間を圧迫していました。 

「プログラムごとに請求書の処理方法が異なり、ワークフロー、テンプレート、承認プロセスもそれぞれ異なっていました」と、The Task Force for Global Health のシニア テクニカル プロジェクト マネージャー、Truong Mai 氏は説明します。 

書類は電子メールの受信トレイや共有フォルダーに分散していました。請求書が中央の財務チームに届く頃には、形式もばらばらでした。

そのため、支払い処理の効率を改善する必要がありました。 「コンサルタントは、各プログラムのために懸命に取り組んでいます。支払いが期日どおりに、かつ正確に行われ、後から修正する必要がないようにしたいと考えています」と Mai 氏は付け加えます。一方、ベンダーやコンサルタントは支払い状況を確認できなかったため、いつ支払いを受け取れるのかを電子メールで問い合わせる必要がありました。

一元化されたインテリジェントなアプローチ

The Task Force for Global Health は、標準化が答えだとわかっていましたが、どこから始めればよいのかわかりませんでした。その状況を変えたのが、Smartsheet のプロボノ ソリューション寄贈プログラム「Hack for Good」です。このプログラムでは、Smartsheet の専門家と非営利団体をつなぎ、実際の業務上の課題に取り組み、それぞれのニーズに合わせたソリューションを無償で構築します。

Hack for Good チームと共同で構築したエンタープライズグレードのソリューションにより、ばらばらだったプロセスが 1 つの標準化されたワークフローに置き換えられました。ベンダーは Smartsheet フォームを通じて請求書を提出でき、各プログラムでの承認は自動的に回付されます。「以前は、プログラムのスタッフがメールボックスを確認し、請求書の処理が進んでいるかを常にチェックする必要がありました」と Mai 氏は説明します。「今では、通知を受け取り、情報を確認して、Smartsheet で承認ボタンをクリックするだけです」。修正が必要な場合は、組み込まれた修正ループによって請求書が即座に差し戻されるため、電子メールで何度もやり取りする必要はありません。

あらゆる段階を明確に把握

請求書がプログラムレベルの承認を通過すると、専用のキューに表示され、処理、検証、最終的な支払いまで、明確な順序に沿って進みます。 

「これにより、中央の財務チームは、すべてのプログラムの支払いを 1 か所で追跡できます」と Mai 氏は言います。 

一元化された自動ダッシュボードにより、幹部と財務チームは、各段階における予算と実績の比較や請求書の件数を大局的に把握できるため、可視性の向上と意思決定の改善につながっています。

透明性の向上は、ベンダーにも及んでいます。Mai 氏は次のように説明します。「支払いが完了すると、請求書番号、金額、支払日がワークフローによってベンダーに自動通知されるため、ベンダーが支払い状況について電子メールで問い合わせる必要がなくなりました」。

重要な活動により多くの時間を

これまで手作業に費やされていた時間が、今では有効に活用されるようになりました。「電子メールと共有フォルダーを行き来する必要がなくなったことで、請求書の処理時間を 25 ～ 50% 短縮でき、その分、より迅速に経費を払い戻せるようになりました」と Mai 氏は語ります。「また、請求書がプログラム レベルで滞ることもなくなりました」。さらに、以前は数週間を要していた年次レポートや主要な寄付者向けレポートのデータ集約も、現在では数日で完了します。

The Task Force for Global Health が管理業務を 1 時間短縮するたびに、その 1 時間を本来の活動、つまり世界中の健康アウトカムを推進する科学研究、パートナーシップ、資金調達に充てることができます。The Task Force のコンサルタントにとって、毎月期日どおりに報酬を受け取ることは不可欠です。支払いが滞ると、現地で必要な資金を立て替える方法を見つけなければならず、人命を救う活動に充てる時間が奪われてしまいます。「まさにドミノ効果です。チームが事務的な業務にかける時間を短縮できればできるほど、世界で最も困難な健康課題の解決というミッションにより多くの時間を注ぐことができます」と、The Task Force for Global Health のコミュニケーション・開発マネージャー、Jessica Wurst 氏は語ります。 

「感染症の流行への対応では、数時間でも大きな差が生まれます。強固な社内システムがあるからこそ、人命を救う活動に遅滞なく取り組むことができます。Smartsheet は、その実現を支えてくれています。」 

1 つのプラットフォームで約 140 か国、200 件のプロジェクトを支援

請求書処理にとどまらず、Smartsheet は同組織のさまざまな業務にも活用されています。約 200 件の進行中のプロジェクト全体で、Smartsheet は一元化された信頼できる唯一の情報源として機能し、かつて各プログラムで使用していた個別のスプレッドシートやドキュメントに取って代わっています。必要な情報をすぐに利用できるため、現地と本部の部門横断型チームは、タイムゾーンに関係なく、同じ最新データにリアルタイムでアクセスできます。「現地の疫学者は、接続環境が限られている遠隔地からでも、感染症の流行に関する重要なデータにアクセスして入力できます」と Wurst 氏は付け加えます。「共通のワークスペースを利用することで、グループ間の共同作業がはるかに容易になります」。

経営チームは全体的な視点から進捗状況を追跡し、プログラム間のリソース配分の重複や不足を把握できます。一方、寄付者やパートナーは、Smartsheet の自動化されたダッシュボードを通じて、疾病根絶に関する統計情報を視覚的に把握できます。 

The Task Force for Global Health は、すでに今後を見据えています。次のステップは、請求書情報を財務管理システムに手入力するプロセスを自動化することです。導入はプログラム単位で進んでおり、全職員のおよそ半数を対象とする部門でテストが完了しています。「この取り組みによって、標準化がどのようなものであるか、また他のプログラムでも利用できるソリューションをどのように構築できるかについて、明確なビジョンが得られました」と、Mai 氏は締めくくります。