Tanium (タニウム)、プロセスの自動化により、急成長している顧客ベースにネットワーク エンドポイントの管理とセキュリティをより効率的に提供

Tanium (タニウム) では、コンプライアンス、ライセンス、設定、認可、セキュリティに関する問題を特定し、解決するための可視性を提供することで、民間部門と公共部門の世界最大規模の組織がネットワーク上のエンドポイントを管理し、保護できるように支援しています。COVID-19 のパンデミックにより、数百万人の従業員がリモート ワークを余儀なくされたため、エンドポイントのセキュリティがさらに重要になり、Tanium (タニウム) は顧客のニーズを満たすために急速に成長してきました。Smartsheet を使用することで Tanium (タニウム) は、プロジェクト管理などの作業プロセスがさらに効率的になり、統一されるように作業プロセスを調整し、スタッフが自身のチームやシステムに無理をさせることなく同僚をサポートできるようになりました。

「効率化するということは、自動化によって職務を奪うということではありません。」と Tanium (タニウム) で現在 IT 部門のプログラム マネージャーを務めている Hunter Outlaw 氏は述べています。「全員がキャパシティの限界まで、ときにはキャパシティを超えて仕事をしたら、品質は低下するでしょう。あらゆる方法で、行う必要があるタッチ ポイントの数を減らすことができます。請負業者に手動でリマインダーを送信する簡単な作業でも、無駄にする時間がいっそう増える可能性があります。通知とリクエストを自動化できるため、仕事量を対処可能な範囲内に収めてイノベーションに集中したり、仕事に付加価値を付けたりすることができます。」

プロセスを標準化しながら、個別のプロジェクトをカスタマイズ

Outlaw 氏が不動産と施設チームのメンバーとして初めて Tanium (タニウム) に参加したとき、プロジェクト管理を標準化するツールを探していて、Smartsheet に出会いました。同氏は Smartsheet Control Center を使用すると、新しいプロジェクトに固有のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできる一貫したテンプレートを作成できる点が気に入りました。また、チームで行われているすべての仕事を一元的に把握しながら、どの日の最優先事項でも表示できる点が優れていると感じました。現在、同氏は IT プロジェクトや IT プログラムについても同様の方法で取り組んでおり、複雑な順序で行う必要があるすべての作業を自動化して進めるために、簡単にカスタマイズできるプロセスを確立しています。

「特定の業界向けのプロジェクト管理をサポートするツールはいろいろありますが、どのプロジェクトも同じではないところに苦労しています。」と Outlaw 氏は述べています。「商業用不動産はすべて同じようなものと思われることがありますが、32 万平方ヤードの駐車場を総入れ替えしたり、クリーン ルームのデータ センターを建てたりすることがあります。決まり切ったソリューションでは、さまざまなプロジェクトの詳細すべてを考慮に入れることができません。Smartsheet では体系化してテンプレートを作成できるだけでなく、バックエンドのコーダーに変更を依頼する権限や予算があったとしても、変更を依頼することなく、自由に行を追加したり、親タスクのタイトルを変更して子タスクを変更したりすることができます。」

最近、Outlaw 氏は Tanium (タニウム) のガバナンス リスク コンプライアンス管理チーム (GRC) と協力して、リスクのレポートを相互に関連付けました。既存のプロセスでは、電子メール、電話、インスタント メッセージ、対面での会話によってリスクのレポートを手作業で処理していました。GRC ではリスク管理プロセスを評価して再マッピングした後、一貫性のあるデータ要件を使用し、自動化された経路を使用して各問題に優先順位を付けてルーティングする、フォームベースの Smartsheet ソリューションを開発しました。Smartsheet を使用することで、チームでは、ビジネス全体から得た指標を相互に関連付け、Tanium (タニウム) 独自のシステムから得たリアルタイム データと組み合わせることができます。こうすることで、ばらばらの状態では追跡されないリスクの全体像を浮き彫りにすることができます。

「ある懸念事項について入ってくるすべての情報を取り込み、ファネルに放り込むことで、分析のスピードが向上します。」と Outlaw 氏は述べています。「段落からキーワードを抽出したり、行間を読んだりするのではなく、提出者が本当に気になっていることを理解するのに役立つドロップダウンがあります。たとえば、影響を受けているのはどの目標か？どの資産に影響するか？どのような結果が引き起こされるか？などです。それから、すばやくデータのレポートを作成して、データに基づいて行動できます。相互に関連付けられていて、体系化されているため、傾向をすぐに確認できます。」

自動化による説明責任の向上

Smartsheet の自動化が、プロジェクト管理オフィス (PMO) のプロセスの構築をサポートする標準化されたコンポーネントとして機能することで、説明責任が向上すると Outlaw 氏は述べています。 チームでは、定義済みの基準に基づいてタスクを特定の人物に自動的に割り当てるソリューションを作成できます。多くの場合、ソリューションでは、タスクを実行するプロセスの概略がまとめられています。会議を開いて、今後何が起きるかを算定する担当者を決めるだけではなく、詳細を理解したり、アプローチについてブレインストーミングしたりすることができます。

「コストに直接つながる本当の利点は、社会的ループ効果です。」と Outlaw 氏は述べています。「私たちは皆、ある電話を受けて、非常に複雑なタスクを任される可能性があります。『このタスクを担当して、このようなステップを実行する必要があります。』という明確な指示がなければ、そのタスクが優先順位リストの一番下になる可能性があります。それは、重要性が低いからではなく、誰が動く必要があり、何をしなければならないのか、どれくらい時間がかかるのかを理解していないからです。Smartsheet を使用すれば、品質管理ステーションと意思決定ゲートを作成して、『これがキューに入っています。誰かが引き受けて X、Y、Z をする必要があります。』と伝えることができます。こうすることで、説明責任が生まれ、認知的不協和の可能性がなくなります。タスクの規模は大きいですが、少なくとも、このタスクを遂行するのにどれくらいの作業が必要かを把握できます。」

Tanium (タニウム) の多くのプロジェクトには、チームの垣根を越えた共同作業が必要であるため、特定のタスクを管理する役割を指定すると、次のステップをどのチームが担当するのかについて混乱を招かずに済みます。Tanium (タニウム) では、Smartsheet でプロセスを詳細にマッピングし、自動化された順序でプロセスをつなぐことで、複雑な作業負荷の中で簡単にできるものを簡素化しています。

「人は、最も簡単な方法を取るようにできていると思います。」と Outlaw 氏は述べています。「ツールを構築し、成功を実現しようと努力するリーダーは、最も簡単な方法をビジネス目標に合わせることができるようにする責任があります。自分に注意を向け、物事に対して行動を起こすように人々に求める場合、そのようにする方がそうしないよりも簡単である必要があります。これは、自動化と承認ワークフローを使用して組織的な一連のイベントを作成することで実現できます。」

データに関するリアルタイムなインサイトによる戦略的成長計画

プロセス管理を標準化および合理化することで、最も重要な結果の 1 つである可視性を得ることができたと Outlaw 氏は述べています。Tanium (タニウム) では、ダッシュボードを使用してデータを集約および可視化し、関係者がリスクのあるプロジェクト、予算のパフォーマンス、ビジネスに影響する可能性がある開発動向を確認できるようにしています。これらのダッシュボードにはリアルタイムの情報が表示されるため、従業員は手を止めて質問に答える必要がありません。

「Smartsheet を使用すれば、誰でもほんの 5 分でメトリック ページを作成できると思います。」と Outlaw 氏は述べています。「非常にシンプルなメトリックです。予算に対してどれだけ使ったか、リスクのあるタスクがいくつあるか、チームに入ってきているプロジェクトのタイプなどです。これらのデータにより、特に結果に基づいてプロセスを構築するときに非常に役立つ傾向を確認できます。IT プロジェクトが絶えず増えている傾向が見られると、数か月間忙しくなる可能性があり、それに向けて計画を立てる必要があることがわかります。情報が整理されていない状態では、このようなことがわからない場合があります。前もって必要なことを理解し、ソリューションを構築して最新情報を伝えることができます。正しくないデータや古くなったデータを得ることはもうありません。また、意思決定を行う前に誰かが情報をくれるまで待つ必要もありません。」

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