Sodexo (ソデクソ)、Smartsheet で新しいソリューションを作成し、出張のリクエストと承認を合理化、自動化し、上級管理職からの可視性を改善

Sodexo (ソデクソ) は、生活サービス業界の世界トップクラスで、ケータリング、施設管理、福利厚生、家庭訪問サービスを毎日、56 か国、1 億人の人を対象に提供しています。フランスのパリに本拠地を構え、ヘルスケア、教育、エネルギーなどの業界に従事する顧客にサービスを提供しています。 

数年前から同社のプログラム/プロジェクト管理チームは、Smartsheet を使用して、グローバルなプロジェクトの管理、地理的に分散したチーム間の共同作業、販売機会の促進を行うようになりました。「Smartsheet を日々の業務で多用しています。Smartsheet を使って 50 個を超える社内ソリューションを構築してきました。」と Sodexo (ソデクソ) のプログラム/プロジェクト管理担当ディレクターである Sparkle Grueso 氏は述べています。

最近になって、Grueso 氏の部門は、同社のリーダーシップ チーム向けに出張承認プロセスの改善サポートを任されました。「30 か所も拠点があるため、出張が多いのです。Sodexo (ソデクソ) のチームにとって、出張のリクエストと承認は重要なプロセスです。」と Grueso 氏は述べています。以前、Sodexo (ソデクソ) の従業員は出張スケジュールについて互いに電子メールでやり取りし、経営陣が確認できるように手作業で情報を更新する必要がありました。「手作業で時間がかかるプロセスでした。」と Grueso 氏は述べています。 

Smartsheet を使用してカスタム チーム出張管理ソリューションを構築 

Grueso 氏とそのチームは、出張のリクエストを標準化および合理化するために、Smartsheet を使用して新しいソリューションを作成することにしました。Grueso 氏は早速このソリューションを複製することで、2022 年 Smartsheet テンプレート コンテストに応募できました。このコンテストでは、プロジェクト/プロセス管理、リクエスト管理、チーム/リソース管理、リスト管理という、コンテストの 4 つの作業部門それぞれで抜きんでた 1 つのソリューションが表彰されます。受賞したソリューションは使いやすく、テンプレートとして Smartsheet テンプレート ギャラリーで公開されるため、他のユーザーが仕事の計画、管理、可視化方法を改善させるのに役立ちます。

Grueso 氏は、ヒントを得るためにテンプレート ギャラリーにある多くのテンプレートを確認してから、すべてのユーザーが利用できる Smartsheet の中心的機能を使用して、チーム出張管理ソリューションを設計しました。Grueso 氏はシート、レポート、ダッシュボードのシンプルな組み合わせを使用してソリューションを作成しました。このソリューションでは、チームの出張リクエストが標準化および合理化され、経営陣がチームの出張スケジュールを把握でき、出張の支出に関する主要なメトリックでレポートが作成されます。

「Smartsheet テンプレート ギャラリーにはダウンロード可能なテンプレートがあり、カスタム ソリューションが構築しやすくなるおかげで、このテンプレートの構築は簡単でした。」と Grueso 氏は述べています。「ダッシュボードの作成という点では、数式を理解してから、テンプレートを修正および調整して独自のデザインを加えるまでが簡単になりました。」

さまざまなチームの Sodexo (ソデクソ) の従業員は、このソリューションを使ってリンクにアクセスし、出張のリクエストや予定された出張に関する情報 (各出張の場所、コストのデータなど) を簡単に入力できます。また、ソリューションにそれぞれの出張リクエストの理由も表示されるため、Sodexo (ソデクソ) の管理職はその出張のビジネス的な理由を明確に理解できます。このソリューションのダッシュボードでは Smartsheet のカレンダー ビューが採用されており、従業員が個人の出張スケジュールを日、週、月単位ですぐに確認できます。

Sodexo の経営陣は、ダッシュボードにアクセスしてレポートやメトリックを確認できます。それらには、出張の頻度、最新のコストに関する情報、月々の傾向の推移が表示されます。従業員がリクエストを追加したり、既存するリクエストに変更を加えたりすると、ダッシュボードがリアル タイムで更新されます。

「このソリューションは非常に使いやすく設計されています。」と Grueso 氏は述べています。「スタート地点となるランディング ページは、ダッシュボードとシームレスにつながっているため、ユーザーがさまざまなフォルダーをクリックする手間が省けます。」

出張の追跡の簡素化と標準化

Sodexo (ソデクソ) のチームは出張のリクエスト、費用の見積り、承認のやり取りを簡単に行えるようになりました。「このソリューションのおかげで、リーダーシップ チームは、多くのシニア リーダーに対する出張リクエスト プロセスを合理化できるようになりました。」と Grueso 氏は述べています。「Smartsheet を開くと、最新の出張スケジュールと支出をとても簡単に確認できるため、承認の管理を簡素化するのに役立ちました。」

このソリューションによって Sodexo (ソデクソ) 社内の出張関連データを標準化することに関する効果が証明されたため、Gueso 氏がソリューションをアップデートする必要はありません。「データに一貫性があり、機能がすでに揃っているため、機能を拡張する必要は全くありませんでした。」と述べています。「このソリューションを使用して、何年もすべての出張情報を更新しています。すべてが Web ベースで、弊社のさまざまなタイム ゾーンすべてで簡単に共同作業を行うことができます。」

企業リーダー向けの詳細な可視化 

Sodexo (ソデクソ) のシニア リーダーは、出張追跡ダッシュボードを利用すれば、最新の出張リクエスト、出張理由、予算管理者、カレンダー情報を一目で確認できます。「Smartsheet のカレンダー ビューでは、社内のすべての出張情報を素早く確認できます。」と Grueso 氏は述べています。「これは管理職が、特定の日付や週に各チームの従業員がどこにいるかを確認するのに役立ちます。」

また、このソリューションには組み込み型レポートも備わっており、経営陣はこのレポートを使用して、Sodexo (ソデクソ) 全体の最新出張支出メトリックを確認することもできます。たとえば、ダッシュボードには過去の出張データも表示されるため、チーム リーダーは出張の予算計画や今後の出張支出額の見積もりに関して精度を上げることができます。

プロセスの自動化による時間節約

Sodexo (ソデクソ) はチーム出張管理の自動化ルールを使用して、チーム メンバーが出張のリクエストや承認のために電子メールを何度もやり取りしなくて済むようにしてきました。

「Smartsheet のチーム出張管理ソリューションによって、出張リクエスト プロセスの管理に必要な手作業や管理業務がなくなりました。」と Grueso 氏は述べています。「このソリューションを使用することで、電子メールの下書きも、承認の返事を待つ必要もなくなったので、1 人あたり毎週 30 分以上の時間を短縮できる可能性があります。」

このソリューションの自動化ルールには通知も含まれていて、リクエストが承認または拒否されたときに従業員にアラートが送信されます。また、ソリューションには動的レポートも備わっています。このレポートには、リアル タイムで更新されるメトリックと出張関連データがすべて出力されるため、チーム メンバーが最新情報を得るためにソリューションを手動で最新の情報に更新する必要はありません。

Smartsheet テンプレート コンテストで受賞

Grueso 氏は、チーム出張管理ソリューションでコンテストに応募したところ、リクエスト管理パターン部門で非常に優れたソリューションとして Smartsheet の審査員団から表彰されたことを知らされました。この賞は、チームが社内外の大量のリクエストを体系的に処理できるようにするソリューションに与えられるものです。コンテストの受賞に伴い、Grueso 氏のソリューションはテンプレート化され、Smartsheet テンプレート ギャラリーで公開されているため、他の Smartsheet ユーザーはこのソリューションをダウンロードし、それを活用して自身のソリューションを作成できます。

「このテンプレートの用途は出張の追跡ですが、スケジューリングが必要な機能にも確実に応用できるでしょう。」と Grueso 氏は述べています。「Smartshet がシンプルなので、カスタム ソリューションの構築は簡単です。」

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