Smartsheet の利用により複雑性を軽減することでビジネスを拡大する Seven (セブン)

Seven (セブン) は、世界のテナント不動産業界で独自の地位を築いています。同社のチームには、ヨーロッパで最も著名な法人不動産会社で得た豊富な経験がありますが、成長中の独立した会社として、プロセスと慣行を完全に考案し直す柔軟性を持っています。Smartsheet は、Seven (セブン) が斬新な考え方、機敏な運用、顧客第一主義を法人顧客に提供するうえで役立っています。

Seven (セブン) のサービスは、サイトの選択や建設プロセスの管理を超え、組織変更、戦略、および人員のワークストリームまでの広範囲にわたります。複雑なテナント不動産プロジェクトを管理するには、Seven (セブン) のメンバー、他の専門コンサルタント、およびクライアント企業内のさまざまな利害関係者グループからなる、集中的で組織化されたチームが必要です。  

全員が常に最新の情報を得て順調に進められるように、Seven (セブン) ではスプレッドシート、Word 文書、および電子メールに依存していましたが、程なくしてどのバージョンに最新で正確な情報があるかを判断することが難しくなりました。Seven (セブン) のディレクターである Anup Patel 氏は、プロジェクト管理ツールを探し出すことに従事しました。ツールは素早く習得でき、効率的に使用でき、数百個のプロジェクト コンポーネントを問題なく管理できる堅牢性がある必要がありました。

「当社は新しい会社でありながら、英国最大級の不動産会社を経ているため、自分たちが望んでいることを知っていたという利点がありました。」とPatel 氏は言います。「Smartsheet を試した瞬間、よし、これを使おう。条件も異議もなく、どんどん進めよう、となりました。水曜日にツールを見つけ、 金曜日までには購入し、月曜日には使用していたのです。」

Patel 氏は Smartsheet の広範な視覚化オプションを特に気に入っています。建設チームが従来のガント チャートに頼る一方、組織変更のリーダーはカード ビューやテーブルなどのオプションを使用して、利害関係者にとって意味のあるデータと進捗ステップを作成できます。

重要な機能は、クリティカル パスを作成して依存関係を接続できることでした。これにより、ある段階で遅延を把握し、後続の期限に間に合わなくなる前に解決できるようになりました。最も重要なことは、拡大するチームによって管理される多数の相互接続されたプロジェクトに対応するように Smartsheet を拡張できることです。

「どのプロジェクトでも直面する主な課題の 1 つは、当社がさまざまな利害関係者と仕事をしていることです。」と Seven (セブン) のプロジェクト マネージャーである Olga Pushkina 氏は述べています。「プロジェクト チームには 15 を超えるさまざまな組織のメンバーがいて、それぞれが非常に異なる作業を行っています。調整が一番重要です。グローバルな FMCG クライアント向けに開発したプログラム側の統合の 1 つは、Smartsheet で 400 件を超える不動産プロジェクトを追跡しています。4 つの異なる組織にいる 50 人のメンバーが担当して、そこにあるデータが更新されるようにしています。」

主な利点は、これらのプロジェクト チーム メンバー全員が別のライセンスを購入して共有プロジェクト シートを操作する必要がないことです。それは、特定のイニシアチブにおいて短期的な役割しかないか、役割の定義範囲が狭い場合があるサードパーティやクライアントのチーム メンバーにとって重要です。

「当社ではエンタープライズ ライセンスを取得し、すべてを管理しています。私たちはシートとワークスペースの所有者であり管理者ですが、プロジェクト チームを招待できることが気に入っています。」と Patel 氏は言います。「私たちは彼らにアクションとリスクを割り当てることができます。それぞれがプロジェクトの一員で、自身の活動に参加して更新することができます。ライセンスは不要で、ログインして実行するだけです。」

Smartsheet は次の面で、Seven (セブン) がさまざまなクライアント対応のビジネス機能を合理化および簡素化するのに役立ちました。

• プロジェクトのセットアップと入力: Seven (セブン) は、自動フィルタリングを使用してプロジェクト要件に基づいて異なるシートに情報を送信する統一フォームによって、新しいプロジェクトをシステムに追加しています。
• データ分析: 数式を使用して、プロジェクト オーナーがプロジェクトの財務ステータスや予測を計算できます。また、各チーム メンバーの作業量や新しいクライアント プロジェクトの可用性を評価するためにも使用できます。
• レポートと監視: ダッシュボードは、詳細へとドリルダウンする機能を備え、関係者に最高レベルの可視性を提供します。
• 採用: 求職者はフォームから応募書類を提出します。自動化されたワークフローによって、採用担当者が一連の面接を調整し、候補者を次の段階に進めることができます。

定期的なプロジェクト ステータス ミーティングが一変しました。Patel 氏の見積もりでは、月次プロジェクト ミーティングで情報を収集して準備するのに半日を要していました。Smartsheet を使用すると、チーム メンバーはミーティング中に最新データを簡単に取得できます。これにより、合計で 1 年間に 1 週間分の労働時間をクライアントのビジネスに費やすことができます。これらのミーティングはより効率的に実施され、さらに多くの時間を節約できます。

「通常のミーティングは 1 時間です。以前は、何が更新され、誰が何をしたかを誰も知らなかったので、前回のミーティングの議事録を読むだけで 30 分を費やしていました。」と Patel 氏は言います。「今では、その時間を使って問題の領域に集中することができます。なぜなら、アクションが完了していないこと、誰かがそのリスクにフラグを付けたのでアクションが赤色であることが分かるからです。その時間を問題の解決に使い、完了するか、リスクをなくそうということになりました。誰もが突然、Seven (セブン) とのミーティングに来ると何かが成し遂げられることに気付きました。リストを読み上げているだけではありません。そこでは問題を解決し、前に進んでいるのです。」

変化しているのはミーティングだけではありません。Seven (セブン) は Smartsheet を使用してプロセスを合理化し、最初から効率的に業務を実施する方法を作り上げたのです。

「過去には、人々は自分たちのプロセスに合わせてツールを押し込もうとしていました。」と Patel 氏は言います。「実のところ、私たちは逆のことをしています。ツールを理解しているので、それぞれのプロセスに挑み、効率を高め、それに合わせてツールをカスタマイズすることができます。このことが多くのお客様にとって差別化要因となっています。お客様は、テクノロジーを使用して透明性と共同作業を促進する方法を気に入っています。」

Smartsheet は、Seven (セブン) がテクノロジーを使用してプロセスを簡素化し、透明性を向上させていることに感心している潜在的なクライアントにとって重要な差別化要因です。Pushkina 氏は、主要な非営利団体との最近の勝利について述べています。自社の技術システムが時代遅れであり、アップグレードのための予算が最小限に抑えられていたそのクライアントは、Seven (セブン) のリソースを利用してプロセスを管理し、対処する能力が十分に備わっていなかった問題を解決するチャンスに飛びつきました。

わずか数年で、Seven (セブン) は 2 人の創業者から 20 人以上のスタッフを抱えるまでに成長し、急速に拡大し続けています。Smartsheet はその成長に不可欠であり、効率的なデータ管理を提供し、迅速なインサイトを可能にして、クライアントに対する個々の説明責任を果たしています。

「人々がいつツールを使用したのかが分かり、最後に更新されたのがいつか分かります。」と Patel 氏は言います。「プロジェクトに従事する人たちにとっては隠れる場所などありません。割り当てられたアクションに対して、完全に責任を負っているのです。このことが、プロジェクト チームの行動の変化を促す非常に大きな力となっています。」