SAP (エス エー ピー)、従業員のキャリアアップを支援

SAP Ariba (エス エー ピー アリバ) と SAP Fieldglass (エス エー ピー フィールドグラス) は、調達および外部人材のエンタープライズ アプリケーション ソフトウェアのグローバル リーダーとして、企業の効率的な運営を支援するだけでなく、従業員のキャリアアップと学習の促進にも力を注いでいます。SAP Ariba (エス エー ピー アリバ) および (エス エー ピー フィールドグラス) のグローバル イネーブルメント プログラム担当ディレクターである Carmen Ehret 氏は、パーソナライズされた学習提案を世界中の 1 万 5,800 人の従業員に提供するために展開されている、従業員スキル管理プログラムをリードしています。

「多くの企業がこのようなスキル評価ソリューションを採用しようとしています。従業員のスキル評価に関するデータがあることは素晴らしいことだからです。」と Ehret 氏は言います。「しかし、カスタムされた学習計画を従業員に提供できるなんて、さらに驚くべきことです。パフォーマンスの評価だけでなく、学びをより重視していると思います。このツールは、従業員の成功を支援してくれます。」

Ehret 氏は Smartsheet を使用することにより、スプレッドシートや従来のプロジェクト管理ソリューションよりも速く、手間をかけずに、すべてのデータとレポート結果を集計してアップロードしています。

従業員学習プログラムの進化

従業員の学習プロセスは、2 週間の集中コースが全盛であった頃から大幅に進化しました。最近従業員が必要としているのは、リモート、リアルタイム コース、または自分のペースでできるプログラムなど、より短く、個別化され、オンラインで利用できる教育プログラムの選択肢です。

このようなプログラムは、単に費用対効果が高く業務への支障が少ないだけでなく、多くの場合従業員が学習した内容を定着させ、活用するのにも効果的である、と Ehret 氏は指摘しています。

また、世界各地にオフィスを持つグローバル企業にとって、適切な対面式のワークショップを提供したり、従業員が無理なく移動できる距離圏内で開催されるコースを特定したりすることは困難なため、個別のオンライン プログラムは非常に重要です。

正確な評価データの管理

Ehret 氏が管理するプロセスは、現在のスキル レベルを数値化し、キャリア目標を定義するように設計された、従業員の自己評価から始まります。従業員は、Smartsheet を使用して評価採用データを追跡します。このデータは、Ehret 氏の 50 以上のシートと 15 以上のダッシュボードに自動的に取り込まれます。 

アクセスが制限された単一のシートを使用することで、データ ファイルに対して厳しい要件を持つエンタープライズ ツールにアップロードするデータを、すばやくキャプチャして書式設定することができます。ほかのシートには、どの従業員とチームが評価を完了したかが示されています。これらのデータはすべて同じマスター データ ソースから取得されるため、データが追跡されているすべてのシートに自動的に反映されます。

Smartsheet ダッシュボードは、Ehret 氏がレポートを調整してリーダーシップと共有するのに役立っています。読み取り専用アクセスで詳細なビューをソーシャル化することで、ソース データへの偶発的な変更を防ぎながら、すべての関係者に最新の情報を提供することができます。

「許容誤差を大幅に減らすことができます。」と Ehret 氏は言います。「大量のデータを扱っていると、ミスをしがちです。でも今は、レポートを送信する際には、Smartsheet が信頼できる情報ソースからデータを引き出してくれます。レポートの記述の正確さはすでに検証済みです。これは繰り返し使用できますし、Smartsheet の活用を決定したのは正しい判断でした。」

共有ダッシュボードでレポートのリクエストを削減

また、Smartsheet は、Ehret 氏が更新リクエストをセルフヘルプ型の戦略へと変えるのにも役立っています。Ehret 氏は、リクエストに応じてレポートを取得する代わりに、SharePoint や Jam Sites などのチーム共有やメールでのやり取りのなかで、適切なダッシュボードへのリンクを共有しています。

Smartsheet のもう 1 つの機能であるダッシュボードは、スプレッドシートや他のプロジェクト管理ツールよりも優れています。Ehret 氏は、すでに作成した同様のビューを使用して新しいバージョンを保存し、数回クリックして適切なデータソースを更新するだけで、新しい企業の地域や機能チームのダッシュボード ビューを設定できます。書式設定やデザイン要素を再作成する必要はありません。

Ehret 氏によれば、まったく新しいダッシュボードのデザインを作成するのにかかる時間はわずか数時間であるのに対し、データには Excel を、レポート作成には PowerPoint を使用して同等のデザインを作成する場合は少なくとも 6 時間かかるとのことです。

スプレッドシート ベースのバージョンでは、単一の月次レポートを作成するためにソース データとプレゼンテーションの両方を更新するのに 1 時間以上かかるのに対し、Smartsheet ダッシュボードは新しいデータが入力されると自動的に更新されます。Ehret 氏が Smartsheet ダッシュボードを使えば使うほど、レポート作成やメンテナンスにかかる時間は節約されるのです。 

スキルをレベルアップするための時間が増加

スキル管理プログラムは従業員が頻繁にデータを更新した場合に最も効果的になるため、この時間を半分に節約することは特に重要です。Ehret 氏は少なくとも半年に 1 回、従業員が学習計画を積極的に進めている場合はさらに頻繁に評価を行うことを推奨しています。

従業員がコースを修了したり、新しいスキルを習得したことを記録したりすると、メンターや採用マネージャーがその従業員のための新たな機会をより容易に検討できます。

「何回も仕事に応募したのに、採用を考慮してもらえなかったことはありませんか？」と Ehret 氏は尋ねます。「それは、皆さんが良い候補者ではなかったということではありません。皆さんが適切なスキルを持っていなかったか、リーダーシップに携わる人たちが皆さんに適切なスキルがないと考えただけです。今では、自分自身を適切なスキルを身に付けた人材として位置づけられるだけでなく、それを書面で提示することができます。」

Ehret 氏は Smartsheet を使用して、誰が評価を完了しているか、どのチームにリマインダーが必要か、どの教育プログラムが最も高い満足度の評価を得ているかを簡単に追跡できます。

Smartsheet は、役割が変化し仕事の要件が変わった場合に、利用可能な学習プログラムと、それに対応しているスキルや役割をマッチさせるのに役立ちます。しかもすべての作業は、プログラムのロゴや、従業員が会社のコミュニケーションで見慣れている配色などを使用してカスタムされたデザインのツールで行うことができます。

「Smartsheet は、私にとって素晴らしい資産です。」と Ehret 氏は言います。「プロジェクト管理の観点で、非常に素晴らしいツールかつリソースです。Smartsheet がなければ、このような巨大なプログラムを独力で構築することは不可能でした。」

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