Smartsheet のサポートを受けた Pip Hare 氏が単独世界一周航海を果たした 8 番目の女性に

Pip Hare 氏は、過酷な世界一周航海レース Vendée Globe (ヴァンデ グローブ) を完走した 8 人目の女性です。ずば抜けたスキルと断固とした忍耐力により、理論上 2 万 4,365 マイル (約 3.9 万キロ) のコースをわずか 95 日間で見事に完走しました。

海での生活では何が起こるかわからないため、いかなる場所でも混乱を避けることが重要です。シートとプロジェクト プランを使うことで、Pip 氏は始動前のボランティア チームを管理しました。また、ダッシュボードを使って進捗をライブで共有し、ファンを旅路に連れ出しました。

プロジェクト管理の学習経験

この信じられないほどタフなレースで争うには、マーケティングやオペレーションからレース中のボートの追跡までの計画とキャンペーン管理を詳細に行う必要があります。成功は、レースに向けての助走期間に、スポンサーを確保する、厳しい予算を守る、メディア関連のプロジェクトを調整するなどをスピード重視で進められるかにかかっています。

Pip 氏のチームは、パートタイムのボランティアで構成されており、一緒に働いた経験はなく、働き方もさまざまでした。また、COVID-19 による規制下でリモート勤務をしながらシームレスに共同作業を行わなければならないという課題も加わっていました。採用するプロジェクト管理プラットフォームは、考え方が揃い、簡単に使え、幅広いバックグラウンドと技術的なノウハウという要求を満たすものでなければいけません。

Pip 氏はゴールできるだけのスタミナ、忍耐力、スキルを備えていましたが、自分も含めてチームもさまざまなキャンペーンと遠征を組織立てることへのプレッシャーを感じていました。同時に取り回すことがあまりにも多いので、チームがつながり、リモートで共同作業を行い、キャンペーンの全貌を完全に監視できる単一の場所が必要になりました。

レースの準備期間中、そして海上にいる間、Pip 氏とチームは Smartsheet を使いました。チームはこの動的なプラットフォームを使って、スタートラインまでの準備工程を管理し、Pip 氏が自身の使命として海と戦っているときには進捗を追跡しました。  Pip 氏のオペレーション ディレクターである Lou Adams 氏は、Smartsheet がキャンペーンにもたらした 3 つの主要なメリットを説明しました。

追加のクルー メンバー

Lou 氏は、Smartsheet によってキャンペーンのプロセスから「無駄なものが減り」、雑然とした管理業務や重複作業ではなく、影響力のある活動に注意を向けられるようになったと言います。Lou 氏は、予算、タイムライン、目標、コミュニケーションを直接リアルタイムで追跡しながら、チーム メンバーにタスクを割り当てることができました。

電子メール フォームを Smartsheet に変換して管理、整理、並べ替えできるようになったことは、Lou 氏によると「仮想アシスタントができたようなもの」でした。「まったく得難いものでした。2 つの異なる仕事のバランスを取ることができ、しかもこのように必要なデータをすぐに出せるマシンもあるのです。」と、言い加えています。 

キャンペーンの実行を Smartsheet のみに頼るということは、複数のプラットフォームをサブスクリプションするのにかかるお金を節約することにもなります。代わりに、Pip 氏、Lou 氏、チームには、必要なものすべてを管理して見つけることができる 1 つのプラットフォームがあります。Pit 氏の出航までの準備期間が厳しかったので、これは特に重要でした。

多様性のあるチームの共通言語

さまざまなバックグラウンドを持つチームにとって、Smartsheet の使いやすい直感的なインターフェイスは、生産的で効率的な共同作業を促進する公平な場を用意するものでした。

キャンペーンの全体像を見られるので、関わっている全員がそれぞれの役割での最新情報を得られました。Lou 氏はタスクの割り当てと確認を、すべてリアルタイムで行うことができました。また、テクノロジーに詳しくない人にも、Smartsheet は誰もが導入してすぐに使い始めることができるほど「親しみやすく、論理的で、体系的だ」と感じられました。Lou 氏が説明するように、障壁はありませんでした。

「新しい言語を学ぶのとは違いました。もっとずっとユーザー フレンドリーで、論理的で、体系的なシステムでした。これを破ることはできませんが、仕事のやり方に合わせることができます。Smartsheet を自分自身で調整し、企業やキャンペーンの強化に合わせることができます。新しい人員を加えたり、Pip 氏とだけ何かを共有したりできるのです。」

リアルタイム追跡でファンを航海に

海上では、Pip 氏のチームは、Smartsheet ダッシュボードによってレース、ボート、Pip 氏自身から重要な情報を引き出すことができました。サポーターは、船の位置などのメトリックや、歩数、睡眠、心拍数などのウェアラブル テクノロジー デバイスからの健康データを追跡できました。

航行をリアルタイムで見られるようにしたことで、ファンは睡眠まで中断される 95 日間、航海中の女性アスリートに何が必要なのかを詳しく個人的に見ることができました。

さらに重要なことに、Pip 氏の担当医師はウェアラブル デバイスからアップロードされる体調に目を光らせることができました。また、チームはボート関連機器を追跡できました。例えば、Smartsheet ダッシュボードから風のデータに異常があることが警告されたことで、チームは Pip 氏が南極海で風向計をなくしたと推測できました。Pip 氏から海岸チームへの連絡が遅れたときも、ダッシュボードに入ってくるリアルタイムのデータを頼りに、チームは Pip 氏の生存を確かめることができました。

次の水平線

Pip 氏は既にこの成功に基づき、Vendée Globe 2024 で公海に戻る計画を立てています。つまり、キャンペーンはより大きく強固なものになるということであり、Smartsheet はチームのプロジェクト管理ツールとして引き続き舵取りに使われます。

「2024 年に向け、Smartsheet を使って 4 年間のプログラムを計画、実行する予定です。」Lou Adams 氏

Smartsheet は、さらに多くの方法で Pip 氏の次のキャンペーンに価値をもたらし、また海上でのデータを追跡していきます。チームに Smartsheet の拡張された一連の機能や性能を利用してもらうのが楽しみです。Pip 氏が次に何を達成するのか、待ち遠しい限りです。

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