Künz (クンツ) は Smartsheet でグローバル プロジェクト管理の効率を改善

主要な港やコンテナ ターミナルに足を踏み入れると、必ず Künz を目にします。1932 年にオーストリアで家族経営のビジネスとして創業した同社は、コンテナ取り扱いに関する最先端ソリューションのグローバル リーダーです。革新的なクレーンから特殊な港湾設備に至るまで、あらゆる面で効率性と独創性を発揮しています。

「Künz はオーストリアのコンスタンツ湖付近に本社があり、イタリア、スイス、スロバキア、オランダ、ポーランドに支社を展開しています」と Künz のシステム試運転責任者である Christian Hainzl 氏は言います。「私は事業の中核である試運転部門の管理者を務めています。さまざまな拠点に分散したメンバーで構成されるクレーンの自動化ソフトウェア開発チームの指導、現場での試運転の実施、クレーンのお客様への引き渡しを担当しています」。

タスクを即座に文書化

Hainzl 氏は、各地に散らばっている Künz のチームを効率的に管理できる一元管理ソリューションを求めていました。「以前は、有名な共同作業プラットフォームでプロジェクトの段階と問題を記録していましたが、非効率だと感じていました」と彼は語ります。多くのユーザーが使用するため、文書の最新の状態に保って整合性を確保することが困難でした。未処理の書類は増え続け、現場の作業員は事務処理に多くの時間を奪われていました。「業務内容の文書化は重要ですが、現場のチームの負担になってはいけません。業務に差し支えない範囲で処理できるのが理想です」と Hainzl 氏は強調します。 

従来の共同作業ツールに満足できなかった同社は、とある顧客から紹介された Smartsheet に目を向けました。その後、Smartsheet のパートナーである Nanga Systems が概念実証を開始しました。「私たちが目指していたのは、問題追跡、チェックリスト、日報などのタスクの効率化でした」と Hainzl 氏は言います。 

「Smartsheet の魅力は、私たちが最も求めていた、リアルタイムの共同作業機能と統合された問題追跡機能を備えているという点です」。

「安全性が重視される複雑なエンジニアリング プロジェクトでは、プロジェクトを高い品質でタイムリーに実行するために、綿密な問題追跡と報告が不可欠です」と Hainzl 氏は説明します。「私の役割には現場の情報収集やプロジェクト リーダー向けの日報作成もありますが、その間にも現場のスタッフの混乱を最小限に抑える必要があります」。プロジェクトやデータへのアクセスを効率化するために、Hainzl 氏は Smartsheet のダッシュボードを活用しています。「ダッシュボードがあれば、プロジェクトの進捗状況を素早く評価し、未解決の問題を特定できます」と同氏は指摘します。「たとえば、オーストリアの同僚からイタリアでの勤務状況について質問があったら、ダッシュボードを表示し、即座に最新情報を知らせることができます」。

未解決の問題を解決

Smartsheet のレポートを使用すると、未解決の問題の追跡とチームへの周知が容易になります。「現場に向かい、未解決の問題の記録としてスマートフォンで写真を撮ります。その画像を Smartsheet のコメントに追加すれば、問題をチームと共有できます」。リアルタイムの共同作業に最適なこのアプローチは、Künz の顧客へのクレーン引き渡し作業の効率化にも役立っています。「以前は、試運転作業の約 10% が手つかずのまま残され、引き渡し直前にやり直していました」と Hainzl 氏は認めます。 

「今は自動化された Smartsheet チェックリストを使っているので、お客様への引き渡し前に残っている作業を正確に把握できます」。

問題の報告と解決をオンラインに移行したことで、現場に出向く回数も減りました。「すべての問題に対処したら、ただちに文書を更新してプロジェクト リーダーに送信し、最終承認をもらいます。承認のためにプロジェクト リーダーが現場に出張する必要はありません。これにより、多くの時間と費用を節約できます」。

「会社全体で 23 人のプロジェクト リーダーが、Smartsheet ダッシュボードを活用してプロジェクトに関する最新情報を常に把握しています」と Hainzl 氏は説明します。現場では悪天候に見舞われることが多いことを考えると、モバイル デバイスで重要なデータに迅速にアクセスできるようにしておくことは不可欠です。「この方法なら、現場スタッフは問題を素早く把握して書き留めておくか、基本的なフォームに記入しておくことができます。後でオフィスに戻ったときに Web ブラウザ バージョンのフォームに詳細を追加できます」。問題に進展があった場合や新たな問題が発生した場合は、自動化により関係者全員に速やかに通知されます。

現場作業員を育てる研修を加速

Smartsheet は Künz のプロジェクト管理を容易にするだけでなく、研修とオンボーディングにも重要な役割を果たしています。「私は社員教育の監督も担当しています。以前、Smartsheet の使用方法に関する情報を得ようとソリューション センターを閲覧していたときに、オンボーディング用のテンプレートを見つけました。そのテンプレートをニーズに合わせてカスタマイズしました」と Hainzl 氏は振り返ります。

Smartsheet を活用して Hainzl 氏は重要なトピックを強調し、会社のイントラネット マニュアルの該当ページに社員を導きます。「文書が散在しているので、このような一元化されたアプローチは非常に有益です」と同氏は言及します。これにより、チーム メンバーに関連ファイルの場所を教えるなどの簡単な問い合わせに対応する時間を短縮できます。同氏は付け加えます。「今では、多くの社員が主体的に学ぶようになりました。私がしなければいけないのは、不明瞭な点を確認したり複雑な問題に対処したりするための短時間のミーティングを開催することだけです」。

現在、Hainzl 氏は研修の各段階の期間を追跡することができ、他のマネージャーもオンボーディングのタイムラインを把握できるようにしています。「新入社員が現場で自立して業務を遂行できるようになるまでに必要な研修期間についてよく問い合わせがあります。そのため、タイムラインを把握できることは管理上非常に有益です」と同氏は言います。

人事部では、求人活動に Smartsheet の機能を活用しています。「弊社は学校で就職説明会を開催しています。今後卒業する学生たちに自社をアピールするためです。しかし、プライバシー保護のため、説明会の出席者の個人情報に学校経由でアクセスすることは禁じられています」と Hainzl 氏は説明します。「そこで、QR コードのリンクから飛ぶことができるフォームを作成しました。興味を持った出席者は QR コードを読み込んで連絡先を登録できます。登録者は、年度末に採用枠についての電子メールを人事部から受け取ることができます。このプロセスはデータ保護規則に完全に準拠しています」。

直感的な操作、高い拡張性 

現在、さまざまな部門の 230 人を超えるユーザーが Smartsheet を活用しています。「一元化に加えて、Smartsheet の最大の利点の 1 つがその使いやすさです」と Hainzl 氏は言います。 

「カスタマイズに専門知識が必要な他の共同作業プラットフォームと違って、Smartsheet のテンプレートは直感的に操作でき、弊社の要件に細かく合わせることができます」。

この結果に満足した同社は、水力発電プロジェクト用のテンプレートの作成などのほかのプロジェクトにも Smartsheet の使用を拡大する予定です。「Smartsheet を活用したデジタル化の取り組みは着実に成果を上げています」と Hainzl 氏は結論付けます。「引き続きこの方向性で進めていきたいと思います」。