KEXP は Smartsheet により生産性を強化

KEXP はシアトルを拠点として、世界だけでなく宇宙にまでそのリスナーを広げています。このエンターテイメント ネットワークは、専任の DJ、インディーズと会社契約の両方の独創的なミュージシャンを擁し、非営利団体として豊かな経験を届けることをモットーに、リスナーが新しい音楽を発見し、気に入ってもらうことを活動の指針にしています。

KEXP は 5 年にわたる成長期を迎え、大いに意気が上がりましたが、同時に課題も生まれました。同局は、チーム間のプロジェクト作業の調整とコンテンツ管理が必要になったのです。以前は番組ごとに何百通もの電子メールをやり取りし、とても追い切れない状態になっている上に、紙ベースで情報を追う方法を採っていたため、優先順位を十分に把握して作業に臨むというような効果的なやり方にはなっていませんでした。

したがって、情報を整理し、追跡できるようにする必要がありました。そのソリューションが Smartsheet でした。

可視性と生産性の向上

KEXP のデジタル コンテンツ マネージャーの Janice Headley 氏は、Smartsheet を使用してコンテンツ カレンダーを作成しました。「それはどうしても必要なものでした。そして、さまざまな方法で何度もコンテンツ カレンダーを作ろうとして試行錯誤していました。」と同氏は語ります。「Smartsheet で作るようになるまでは、必要だった機能をすべて揃えることができなかったため、できたときは感動しました。以前は、穴をあけた用紙を 3 インチのプラスチック製バインダーに綴じながら、コンテンツ カレンダーを管理していました。随分と古いやり方をしていたものです。今ではすべてをアーカイブするだけでそれが年々引き継がれるため、誰でも利用しやすくなりました。」

Smartsheet を導入して、少数のシートに相互の情報が自動的に反映され、寄付者に情報の入力を依頼する通知が自動的に送られ、上層部は一目で状況を確認できるようになりました。

資金調達の取り組みの推進

KEXP は、ワークフローとコンテンツ カレンダーの作成の他に、資金調達の取り組みにも Smartsheet を使用しています。

「私は資金調達チームの要請を受けて寄付者リストを作成していますが、寄付者リストを要請する方法は、基本的には単に電子メールを送ってもらい、パラメーターを説明してもらうだけです。何を対象に入れて、外すのかを伝えてくれるだけでよいのです。」と KEXP の情報スペシャリストの Andy Klatt 氏は語ります。「最終的に Smartsheet を導入することになったときに、Web フォーラムを見て、何をすればよいのか理解しました。それは、このリストを作成し、資金調達チームに公開し、次にリストが必要になったときに単にフォームに入力すればよい、ということです。電子メール用なのか、郵送用なのかを何度も聞きに行ったり来たりする必要はありませんでした。

インパクトの大きい時間節約

Smartsheet の導入後に KEXP のチームは、相互の調整やコミュニケーションを図ろうとして無駄にたくさん時間を費やしていたことに気づきました。

「[Smartsheet] を使うようになってから、何度も同じところを行き来しているように見える大量の電子メールのやり取りをしなくて済むようになりました。」と Klatt 氏は語ります。「同じ質問を受けたこともあります。Smartsheet のおかげで、自分の業務を管理できる上に、実際どのくらいの量の作業をしているのかも把握できるようになりました。」

使用した感想を問われると「まさに美しいというべきものです。」と Headley 氏は答えます。