HR Spectacles (HR スペクタクルズ) は Smartsheet を導入し、効率性と顧客満足度を向上させました

従業員中心の包括的な文化を構築し、チーム メンバーの能力を高めるには、作業、専門知識、そして系統的な実行が必要です。フィリピンのみならず、HR Spectacles はあらゆる業界の数えきれないほどの組織のために、このタスクを遂行しています。2018 年以来、同社はあらゆる人事 (HR) の潜在的なニーズを満たすワンストップ ショップとしての役割を務め、アウトソーシングの給与計算ソリューション、従業員のライフサイクル管理、幹部のヘッドハンティングングなどのサービスを提供しています。「私たちのビジョンは、人事がまだ戦略的機能ではなく、圧倒的に管理機能と見なされているフィリピンを中心に、すべての組織で人事の価値を高めることです。最近では、大規模な組織や海外の企業からも注目されています。」と HR Spectacles の最高経営責任者である Chris Matsumoto 氏は言います。

Smartsheet を始めてみる

Matsumoto 氏はあるクライアントから Smartsheet のことを聞きました。「非常に興味をそそられ、自分で試してみました。」と彼は振り返ります。「HR Spectacles では当初他のスプレッドシート ソリューションを使用していましたが、チームには不評でした。ファイルがデータと分離していたので、すべてをまとめる一元化されたプラットフォームを確立したいと考えました。

当初、同社は期限の自動通知や従業員データベースの管理など、単純なタスクに Smartsheet を使用していました。COVID-19 パンデミックが起こると、チームは新しい現実にすばやく適応することができました。

「リモート ワークへの移行に要したのは 7 日間です。それができた唯一の理由は、私たちが Smartsheet とその他のアプリをすでに使用していたからです。」と Matsumoto 氏は説明します。「例をあげると、オンボーディング、パフォーマンス評価、アンケートなどのプロセスをデジタル化することで、クライアントに安心していただくこともできました。クライアントの一部の従業員にとって、雇用の安定が大きな懸念事項でしたが、当社の準備と積極的なアプローチに感謝されました。私たちは、さまざまな組織の 800 人の従業員に、パンデミック中も活躍できるように支援しました。」

こうした回復力により、HR Spectacles はフィリピンの労働雇用省が優れたビジネス継続性を評価する「生産性オリンピック」で、タイトルを獲得しました。

深く掘り下げて大きな影響を与える

2022 年、HR Spectacles は Smartsheet がビジネスのためにできることを詳しく調べることにしました。「Smartsheet チームと最大 12 回のトレーニング セッションを行い、新しいアイデアやプロセスのブレインストーミングを行いました。そのとき、今後 3 ～ 5 年間は Smartsheet がビジネスの基盤になることがわかったので、チームに知識を身に付けさせる必要がありました。」

Matsumoto 氏は 4 人の Smartsheet 専任チームを立ち上げました。「彼らの責任の約 50 ～ 60% が、Smartsheet でのソリューションの開発に関わることです。」と彼は説明します。「彼らは各部門にアプローチして、それぞれの問題点を見つけ、Smartsheet で構築できるソリューションを見つけます。例えば現在の目標は、各部門用のダッシュボードを構築して彼らが簡単にリンクを見つけられるようにし、レポート中に結果を提示できるようにすることです。」ゼロからソリューションを構築するプロセスは、好奇心旺盛な多くの人たちを引き付けました。「このチームには若い人がたくさんいて、彼らはとても楽しんでいます。」と Matsumoto 氏は付け加えます。「彼らは Smartsheet アカデミーの動画を見て、何を構築すべきかを決めるのが好きです。」

教育された迅速なチーム

HR Spectacles の専任 Smartsheet ユーザー チームの次のタスクは、会社全体を教育することです。「毎週、30 分間または 45 分間のセッションを設け、彼らが Smartsheet に関する何かを教えてくれます。」と Matsumoto 氏は言います。「全員が Smartsheet に習熟していれば進歩が格段に早くなるので、これは非常に重要です。」

そして、チームのスピードは速くなりました。

「私のチームはすべての機能において効率が向上し、各プロセスのフローにかかる時間はほんのわずかです。」と Matsumoto 氏は言います。

「Smartsheet の自動化ツールを活用することで、手動の管理タスクを 95% 以上削減できました。それにより、クライアント レポートをより迅速に作成し、チームの機敏性と効率を維持できるようになります。」

学習への取り組みによって、継続的な改善の文化が育まれました。チーム メンバーが積極的にインサイトや発見を共有し、Smartsheet の可能性を最大限に引き出します。この共同作業の学習によって、HR Spectacles の「カイゼン」の原則を実践する能力が強化され、一貫した成長を推進し、業務プロセスを改善しています。

拡張に備える

完全に変革されたあるプロセスは、お客様の従業員のオンボーディングです。「以前は紙のフォームを持ってクライアントのオフィスに行き、1 日のほとんどを費やしていました。」と Matsumoto 氏は振り返ります。「今では数時間しかかかりません。フォームとダッシュボードを使ってすべてをオンラインで行うことができます。これによって 54% 近くの時間が節約できました。そして、浮いた時間をクライアントへの対応や、新しいソリューションによる革新に充てることができます。」

HR Spectacles では、各人が複数の個人を評価する 360 度のパフォーマンス評価など、非常に複雑な手順も簡素化できました。「評価者が多いと煩雑化するので、Smartsheet で多くのシート、レポート、ダッシュボードを使用して必要な計算を設定しました。」と Matsumoto 氏は付け加えます。「チームの積極的なアプローチには本当に感銘を受けました。Smartsheet で自動評価を 1 年以上行ってきたので、今では開始時にかかった時間の半分しかかからないと自信を持って言えます。」

クライアントからの輝くフィードバック

しかし、最大の成功者はクライアント自身です。「当社は、私達が取り扱っているクライアント固有の人事目標に応じて、さまざまな人事ワークフローを作成しています。」と Matsumoto 氏は説明します。

「クライアントは、私たちの仕事が細かくパーソナライズされていることに感銘を受けています。これによってサービスに真の価値をもたらしました。」

Smartsheet のイノベーターで構成される専任チームにより、HR Spectacles はその水準を高め続けています。「クライアントから寄せられる肯定的なフィードバックのおかげで、この分野で革新し続けるモチベーションを維持しています。」と Matsumoto 氏は締めくくりました。