アジャイルなクリエイティブ スタジオが Smartsheet により競争力を高めて成長を促進

NHL ウィンター クラシックは、一般的なホッケーの試合とは異なります。2008 年より、National Hockey League (ナショナル ホッケー リーグ) は元日に試合を屋外で開催し、ファンに唯一無二の体験を提供しています。ウィンター クラシックはすぐにリーグの代表的なイベントの一つとなりましたが、特に新しい要素が多く採り入れられたのが 2024 年でした。NHL で歴史が最も浅い 2 つのチーム、Seattle Kraken (シアトル クラーケン) と Vegas Golden Knights (ベガス ゴールデン ナイツ) は、シアトルの T- モバイル パークで初開催となるウィンター クラシックで対戦することが決まっていました。

試合では、野球場にホッケー リンクを建設するだけでなく、スタンドで観戦する人々とテレビで生中継を見る人々の両方に素晴らしいファン体験を提供する必要があったのです。そのような体験には、打ち上げ花火や、ラッパーのサー ミックス ア ロット (Sir Mix-a-Lot)、近くにあるパイク プレイス フィッシュ マーケットを想起させる飛魚、外野に設置する難破船、現場の TNT スタジオからのテレビ配信などが含まれていました。

リンク外の景観すべてのデザイン、製作、設置を任されたクリエイティブ スタジオ Hotopp は、2015 年のNHL ウィンター クラシックを担当した体験から、大規模なホッケーの試合を屋外で開催する際の特有の課題について熟知していました。そして 2024 年の今、NHL は、Seattle Kraken のミステリアスなブランディングと、太平洋岸北西部を象徴する精神を融合させることができる人材を必要としていました。 

これまでの経験と地元シアトルに対する情熱という条件から選ばれたのが、Hotopp のチームだったのです。同社は、あらゆる段階で NHL と調整しながら、スタッフ、製作業務、ベンダーを管理していく必要がありました。プロジェクトが早いペースで進む中、素晴らしいファン体験を提供する上で重要だったのは、関連予算をリアルタイムで追跡することです。

従業員がわずか 17 人の企業にとって、それは不可能にも思えました。

不可能を可能にしたもの

Hotopp にとって不可能を可能にしたのが、同社が 2022 年より活用している Smartsheet です。Smartsheet 導入以前は、多くの企業と同じように、スプレッドシートとファイル フォルダーを組み合わせて事業を管理していました。このような管理方法は当初から理想的なものではありませんでしたが、Hotopp のビジネスがより複雑になり、デザインだけでなく製作と設置も行うようになったことで、プロジェクトをプロアクティブに管理する方法として限界を迎えていたのです。

Hotopp は Smartsheet のシートとレポートを使用して、プロジェクトのリアルタイムデータを取得し、その情報を社内外の関係者と共有しています。ツールを一定方法で使えるよう従業員が作成した Smartsheet テンプレートは、すぐにプロジェクト管理における定番となりました。従業員は Smartsheet を使用して、アクティブ / 保留中 / 進行中 / 計画中のプロジェクトをすべて追跡しています。また、社内外のコストを含む、すべてのプロジェクトのマイルストーン、見積もり、見積もりと比較した実績の追跡にも Smartsheet を活用しています。

従業員は当初、プロジェクトごとに 1 つのシートを使用していました。しかし、プロジェクトがより複雑になるにつれ、1 つのシートでの管理が難しくなってきたため、デザイン、製作、顧客への報告用に個別のシートを使用するなど、複数のシートによる管理へと移行しました。作業に必要なシートには全従業員がアクセスできるほか、管理職はプロジェクトごとにすべてのシートを開けます。これにより、同社の従業員 (特にクリエイティブ スタッフ) が好む、流動的なアプローチが可能になります。

同社は、必要に応じてプラットフォーム機能を追加することにより、Smartsheet の活用方法を進化させています。たとえば、Hotopp の CEO である Gary Wichansky 氏は、プロジェクトごとのビューだけでなく、会社全体から集約された情報を一目で確認できるようにするため、Smartsheet ダッシュボードの追加を計画しています。

透明性と共同作業の向上

Hotopp は Smartsheet を使用することで、従来のスプレッドシートやファイルをはるかに凌ぐ透明性を実現しています。さらに、プロジェクトのステータスを追跡するだけでなく、あらゆるビジネス プロセスでの共同作業を実現・迅速化するうえでも Smartsheet が活躍しています。

たとえば、これまではプロジェクト レビュー ミーティングの準備と実施に 4 時間かかっていましたが、今では 30 分に短縮できました。また、プロジェクト管理と財務データを簡単に統合できるため、よりプロアクティブなプロジェクトの財務管理も可能になりました。

「Smartsheet の導入により、社内の誰もがシートをクリックするだけで最新情報を確認できます。とてもシンプルです」と Wichansky 氏は言います。

Hotopp の CEO は、ソフトウェアの適応性についても賞賛しています。「私たちは、時々変わった作業をすることがあります。Smartsheet なら、標準テンプレートを基に、独特なニーズに合わせて一度限りのテンプレートを簡単に修正・作成できます。Smartsheet によって混沌をコントロールできていると思います」

同社はまた、特定のニーズを満たすためにも Smartsheet を使用しています。Wichansky 氏によると、人事部門は採用シートを作成し、面接、スキル テスト、内定状況などのプロセス全体で求職者を追跡しています。

素晴らしい顧客エクスペリエンスの提供

Smartsheet による透明性と共同作業の向上は、同社の顧客に素晴らしい顧客体験を提供するうえでも役立っています。顧客は、Hotopp が手がけるプロジェクトでの高い透明性と管理力について認識しており、同社について一緒に働きやすいとも感じています。

Wichansky 氏によると、プロジェクトの進捗や請求の問題について顧客から問い合わせを受けることがあります。そうした場面でも、Smartsheet を活用することで、後日ではなく、その場で対応できています。

Wichansky 氏によれば、「Smartsheet により、顧客サービスにおける摩擦を取り除けています。これは、お客様満足の向上につながっています」

競争力を高める

顧客サービスにおける摩擦を取り除くことで、競争力を高めることもできます。Wichansky 氏は、Hotopp における Smartsheet の導入と同社の成長との間には関連性があると述べています。

「Smartsheet の導入がなければ、Hotopp はこれほど成長できなかったと思います」

Wichansky 氏はまた、Smartsheet によって実現した効率的でプロアクティブな管理が、自社の再ブランディングを後押しするのに役立つと考えています。 

「Smartsheet によって差別化を図り競争力を強化し、お客様を確保できています。これは当社のセールスポイントにもなっています」

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。