Smartsheet の自動化と可視化により、米国の一般調達局では多くの費用と時間を節約

U.S. General Services Administration (米国一般調達局) (GSA) には、プロジェクト予算と組織の効率的な業務実績の両方で納税者の資金を管理する義務があります。Federal Acquisition Service (連邦調達室) (FAS) 内の総合的調達環境 (IAE) では、政府の新型コロナウイルス感染症のパンデミックへの対応の管理、2021 年米国救済計画法、SAM.gov プラットフォーム経由での連邦調達管理などの特別なプログラムを監督します。Smartsheet を使用することで、IAE はコミュニケーションと更新を合理化し、プログラムのデータやステータスをより効果的に視覚化し、連邦の上層部に明確かつタイムリーにレポートを提出することができます。

「私たちは大統領が委任統治するプログラムで、そのレベルで私たちの話をする必要があります。」と、IAE の特別プロジェクト マネージャーの Tracie D. Strack 氏は言います。「Smartsheet を使用するとそれが可能になります。30 枚のスライド デッキを順に提示する代わりに、ダッシュボードで概要を示すだけで、データとメトリックを表示してそのリンクを示し、話している相手は必要な情報を必要なタイミングで正確に入手することができます。」

FAS 内のシステム管理局の一部である IAE には、連邦調達ライフサイクル内に含まれるシステムを管理する責任があります。ここには、2021 年米国救済計画法の新型コロナウイルス感染症経済救援活動などの特別プログラムや、組織全体のシステム管理および統合などが含まれます。

Strack 氏が 2016 年に GSA に入局した時、Smartsheet はすでに推奨のソリューションとして導入されていました。25 年に及ぶ米国陸軍での勤務では Microsoft Project の方になじみがあり、最初は Smartsheet の代わりにそちらを特別に要求したいと考えていました。しかし、IAE が監督する複雑な業務において、プロジェクト データを統合・構造化し、命令系統で上部への報告を明確に行うには Smartsheet の方がソリューションとして優れていることがすぐにわかりました。

「Smartsheet を使用すると、プロジェクトの全体像をより明確に把握できます。」と、Strack 氏は言います。「設定管理のメンテナンスもできますが、他の人が参加することもできます。スプレッドシートのような以前のツールでは、私に知らせずにシートで作業ができるユーザーについては管理できず、必ず通知を受けるわけでもありませんでした。また、何時間も何かを探しても見つからないことがありましたが、Smartsheet ではあるはずの場所で見つけることができます。私にとってはとても流れが自然です。」

効率と秩序をもたらすプラットフォーム

IAE では Smartsheet を使用して、連邦政府のさまざまなプロジェクト、たとえば ARPA-21 内で資金提供される取り組みの監督や追跡を行います。Strack 氏は、ARPA-21 プログラム用の 1 つの追跡番号を取得して組織全体で従い、管理するようにし、プロジェクトのさまざまな段階で別の追跡番号を使用していた以前のシステムを廃止することができました。別のプロジェクトでは、Strack 氏は多数のスプレッドシートに分散した情報を 1 つの Smartsheet ソリューションにまとめ、プログラム全体にわたってリーダーに明確なインサイトを示すことができました。

Strack 氏が IAE に入ったとき、10 の旧式のプラットフォームにより SAM.gov サイトがサポートされていて、連邦政府との業務の登録をしている企業のための一元的なポータルとなっていました。長期的な移行プロジェクトにより、その数は 7 つまで削減されていましたが、システム統合の作業はさらに進められました。Strack 氏は Smartsheet ソリューションの 1 つである WorkApps を使用してチーム用の専用のワークスペースを作成しました。これはこのプラットフォームを 24 時間体制でサポートするもので、システムの問題について自動アラートを送信することができ、チーム メンバーはこのアラートをモバイル デバイスで確認できるため、通知と応答がすばやく行えます。

「ダッシュボードを WorkApps に公開しているため、チームは必要なときにいつでも簡単にアクセスできます。」と、Strack 氏は言います。「メンバーが Smartsheet のライセンスを取得していない場合や、アップグレードに着手していない場合でも、私たちは生産性を高めるための支援ができます。」

レポートは Smartsheet の最も重要な機能の 1 つです。ダッシュボードでは継続的にリアルタイムのデータに更新され、常に正確なビューが提示されるため、最新情報の共有ができなくなっているスライド デッキよりも、概要やプレゼンテーションの基盤として優れています。

「ダッシュボードは 3 ～ 5 分ごとに更新されるように設定しています。」と、Strack 氏は言います。「リーダーと作業しているときに画面が更新されれば、これは Smartsheet で新しいデータが自動的に取得され、取り込まれたということなので、心配する必要はないとリーダーに伝えます。」

1 日 30 分の回収によりコスト節約

自動アラートは時間の節約に役立ちます。時は金なりです。Strack 氏の見積もりによると、副本部長の直属である彼女と 4 人の IAE 取締役は、更新のリクエストや次のタスクのリマインドのために 1 日平均 30 分を手動でのメールの編集と送信に費やしていたといいます。このようなリクエストや更新は Smartsheet を通じて自動化されていて、1 週間あたり 12.5 時間の節約となり、時給賃金に基づいて計算すると 1 年あたり 7 万ドル以上になります。

その時間はプロジェクトでの直接の作業や、顧客の問題の解決や、システムの問題への対応時間の短縮に充てることもできます。管理よりもプロジェクト開発に集中できれば、作業の流れがより効率的になります。

プロジェクトに携わる人にとってのもう 1 つの利点は、Smartsheet を利用すると、プロジェクトの要素やデータを作業者に合った方法で表示できることです。これには、カード、グリッド、ガント ビューでのタスクの表示のほか、新しいインサイトが得られるように情報に新しい分析フレームを適用したグラフとチャートの作成が含まれます。

「私は既成概念にとらわれていません。」と、Strack 氏は言います。「Smartsheet を使用すると、受け取る大量の情報を元に、まったく異なる状況を映し出すことができます。謎が消えるわけではありませんが、状況は明瞭に見えます。Smartsheet は、私のような独特の神経構造を持つ人間のために、これまでとはまったく違う方法で素材やデータを提示する機会を与えてくれ、コミュニケーション能力を確かに強化してくれました。」

FedRAMP クラウド セキュリティ要件へのステップアップ

Strack 氏は現在、2 つの Smartsheet を実装しています。オリジナル バージョンのプラットフォームと、Smartsheet Gov バージョンのプラットフォームです。Smartsheet Gov バージョンは Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) によって認定されたものです。つまり、クラウド製品およびサービスについてFedRAMP のセキュリティ評価と認定を受けているため、連邦政府関連機関で使用できるということです。

Smartsheet はスケジュールに従って Smartsheet Gov 環境の Resource Management、Control Center などのフル機能を提供しており、Strack 氏はこのために GSA などの連邦政府機関での採用と導入が劇的に増加していると考えています。

「使っているツールは、誰でも変えたくないものです。」と、Strack 氏は言います。「しかし、一度 Smartsheet Gov に移行すると、それを使用したいという気持ちが強まると思います。それまでには得られなかったセキュアなデータや情報を利用できるようになり、明らかにエクスペリエンスが向上しています。FedRAMP に認定されるということは、国防総省、陸軍、海軍、その他の連邦政府関係機関にとってデータ管理の可能性が広がるということです。」

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