西オーストラリア精神衛生委員会は透明性を通じてコミュニティをサポート

西オーストラリア州精神衛生委員会は、西オーストラリア州の全住民のニーズを満たし、個人とその家族が高い成果を得られる精神衛生、アルコールおよびドラッグの制度を策定することに取り組んでいます。州政府の一部である同委員会は、州全体の精神衛生の改革を進め、現代の効果的な精神衛生制度を目指して活動するために 2010 年に設立されました。予防、コミュニティのサポート、医療サービス、システムとプロセスのサポートなど、広範囲なサービスやイニシアチブに対応していて、2020 年から 21 年にかけては 10 億1,300 万ドルの総予算が割り当てられました。この幅広いプログラムとプロジェクトでは、委員会全体の共同作業と、効果的かつ効率的な提供のための一貫した追跡が必要となります。

「私たちには、西オーストラリア州の人を支援し、公衆衛生サービス プロバイダー、非営利組織、民間のサービス プロバイダーなど、幅広いプロバイダーと連携するための重要な任務があります。」と、理事の Jennifer McGrath 氏は言います。「音楽祭での危害防止キャンペーンからカルグーリーやジェラルトンの新しい短期宿泊施設の運用準備まで、委員会では大きさや規模が異なるかなり広範囲なプログラムを管理します。どのプログラムにも、委員会のスタッフが個人、コミュニティ、公共医療サービス、NGO、その他多くの政府機関と緊密に連携を取るような独自の要件があります。」

適切なツールの発見

委員会のプロジェクト マネージャーの Mark Weeks 氏は効率、効果、継続的な改善という要素に取り組んでいます。計画の管理や実績の向上に取り組む中で、ビジネス計画チームは、新しい共同作業ツールによりすべてのプログラム間で可視性を向上させることができ、プロジェクト マネージャーをサポートできることを確認しました。

チームは Excel、Word、その他の Microsoft アプリケーションのようなツールを効果的に活用して作業していましたが、クラウドベースのソフトウェアを採用して可視性とリアルタイムの共同作業を向上させる機会がありました。委員会では、プロジェクト マネージャーがツールの範囲を広げるために、オプトイン プログラムとして 2015 年に Smartsheet の使用の検討を開始しました。

「Smartsheet のプラットフォーム マネージャーである私の役割は、作業の進捗をサポートするためだけでなく、プロジェクト、プログラム、ポートフォリオの管理に関する情報源としても Smartsheet が利用されるよう促すことです。」と、Mark Weeks 氏は言います。「すべての新しいツールと同様、チームは仕事が増えることに躊躇しましたが、自信を持って使えるようになり、時間が節約されることを確認しました。」

最初の使用は、委員会内部で監査やリスク管理をサポートし、プロジェクト管理の実施をサポートすることでした。最初は単一ユーザー、自己実装による小規模なテストとして始まりましたが、その後、規模が拡大され、委員会全体のプロジェクト マネージャーが透明性を高め、レポート機能を強化するために、一元化されたリアルタイムの場所でプロジェクト、プログラム、取り組みを計画し、追跡するのを支援するようになっています。

プロジェクト、プログラム、ポートフォリオ管理のための新しい基盤

現在、委員会には約 200 人の Smartsheet ユーザーがいます。これはスタッフの約 80% に相当します。組織全体で、プロジェクト/プログラム/運用計画および管理、リスク管理と内部監査、会議管理、行政報告および通信追跡において広く使用されています。

各チームがさまざまな既存のテンプレートとカスタムビルドのテンプレートを使用し、スタッフが Smartsheet プラットフォームを使用してプロセスを簡素化し、主要利害関係者とのやりとりを実現する支援をしています。これらは、委員会のさまざまな取り組みで広く使用されています。たとえば、強い精神、強い心の一環として、先住民の労働力開発のためのトレーニング プログラムが登録されています。Smartsheet は、タスクの更新が必要な場合、またすべての参加者に最適な結果を保証するための計画ツールとして、マイルストーンをたどり、記録するために使用されます。

Smartsheet プラットフォームを使用すると、マネージャーはレポートや追跡を行い、説明責任を果たすことが容易になります。クラウドベースのソリューションとしてどこからでも安全にアクセスできるため、州全体の移動や遠隔地への移動を伴うプロジェクトやプログラムに対して有益です。一元化されたシートで操作することにより、データのセキュリティ要件やレコード管理の要件を満たしながら、バージョン コントロールに関する問題を低減できます。

委員会のプログラムとプロジェクトの性質上、委員会は他の機関や政府の職員、NGO と密接に連携します。プロジェクトやプログラムのマネージャーは静的なドキュメントを共有するというより、Smartsheet のシートへのカスタム アクセスを作成して、必要な情報を共同作業者に安全に提供します。内部的には、委員会のチームはプラットフォームを使用して会議を行い、プロジェクトの役割や締め切りを明確に設定しています。

「オフィスでチームが集まって公然と画面に Smartsheet を表示し、皆が同じページを見ながらプラットフォームを使用して共同作業し、チーム会議を開いている様子を見るのはすばらしいです。」と、Mark Weeks 氏は言います。「チームのメンバーに対する明確な責任を持ち、関連している幅広いタスクを一元的にリアルタイムに追跡しながら、コミュニティを本当に変えるプロジェクトを管理するのに役立ちます。テンプレートに基づいて新しいシートを用意するとしても 5 分もかからず、自分の本来の仕事に時間を割くことができます。

職員による利用を可能に

Mark Weeks 氏によると、プロジェクト、プログラム、運用コンポーネントを一元的な場所から運用することは、遂行だけでなく、内部的な、また外部の利害関係者へのレポートを容易にする上でも役立っているということです。反復的なタスク、たとえば委員会の年次報告書の作成などは、Smartsheet を使用することで合理的に行えるため、定期的に提出する責任のあるプロジェクト マネージャーにとって有益です。

広く見ると、透明性が向上していることは職員にとって安心です。素早く明確にプロジェクトやプログラムのステータスと責任を理解することができ、自動リマインダーによりマイルストーンをたどることができるため、西オーストラリア州の広いコミュニティにとって有益な作業に集中することができます。

「WA 精神衛生委員会は精神衛生、アルコール、ドラッグ (AOD) 部門の主導と、改革を支援する重要な作業の管理に専念しています。プロジェクトとプログラムを実施し、共同作業するのに適したツールをスタッフのために用意することは重要です。Smartsheet のような使いやすく効果的なプラットフォームを委員会のスタッフが利用できるようにすることにより、彼らの作業をさらに支援できます。」と、Mark Weeks 氏は言います。

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精神衛生委員会の最高経営責任者と西オーストラリア州は、過失により、あるいはこの情報またはその一部の使用または開示によって生じる理由により、いかなる責任も負わないものとします。この記事で示す見解は著者のものであり、必ずしも精神衛生委員会や西オーストラリア州の立場を反映するものではありません。精神衛生委員会の職員は Smartsheet からいかなる形の贈与も、返済も、歓待も、便益も、謝礼も受けていません。イベントやメディアでの発言は、証拠や承認、また Smartsheet の宣伝の役割を果たすものではありません。