大目標に合うプラットフォームを採用した GenCon (ジェンコン)

GenCon (ジェンコン) は、病室の床材の交換など、非常に小規模なヘルスケア プロジェクトから建設請負事業を開始しました。今日ではその業務範囲を拡大し、複雑な手術室の改造、稼働中の患者エリアに隣接する救命救急スペースの改修、大規模な企業オフィスの改装などにも従事しています。

GenCon (ジェンコン) は、大規模な建設請負業者が通常関与しない中小規模のプロジェクトを引き受ける独自の立場にありますが、ヘルスケア業界での豊富な経験に基づいて、企業のオフィスやホスピタリティのプロジェクトにまで多角化しています。Smartsheet は、企業のビジネス プロセスを拡張し、成長戦略の計画をサポートできるようにするための重要な要素です。

「ボストンでは今、建設業が活況を呈していて、当社のエリアには多くのゼネコンがあります。」と、GenCon (ジェンコン) のエンジニアリング マネージャーである Travis Lefebvre 氏は述べています。「現在、当社はまだヘルスケア業界では中規模企業で、この業界は参入が難しいことで有名です。そのため当社は、他の企業が望まないか受ける資格がない 5 万ドル～ 500 万ドルのプロジェクトを引き受ける独自の立場にあります。」

「当社は顧客志向を非常に重視していて、他の企業とは一線を画しています。当社のパフォーマンスにクライアントが 100％ 満足することが最優先事項です。当社ではクライアントと強力な関係を築き上げ、ビジネスを繰り返し獲得することによってネットワークを成長させ、拡大させ続けています。また、クライアントのポートフォリオを多様化し続けてもいます。

すべての情報を「1 つの共有スペース」に

GenCon (ジェンコン) の成長計画におけるもう 1 つの重要部分は、事業運営の合理化と専門化です。Lefebvre 氏が指摘するように、大規模な建設プロジェクトでも小規模な建設プロジェクトでも、通常は同様の基本的なタスクを必要とします。つまり、節約の鍵は、より効率的なプロセスを構築し、冗長性を排除し、サイロを分解することです。Smartsheet は主要なビジネス データと現在のすべてのドキュメントが集中する場所を提供します。これにより、従業員と経営陣が重要な情報にアクセスするための単一の場所が提供されることで、意思決定のための情報提供や全体的な効率の向上に役立ちました。

GenCon (ジェンコン) は建設業界の多くの企業と同様、Procore を建設ドキュメントおよびプロジェクト詳細の管理に使用し、CMiC を経理に使用しています。Lefebvre 氏とリーダーシップ チームの他のメンバーは、両方の専用システムからのデータを統合し、チーム間およびチーム内での伝達ミスを防止することが可能な作業実行プラットフォームの必要性を認識しました。

「当社の構造には共同作業という大きな隙間がありました。」と Lefebvre 氏は言います。「必要なすべての情報が 1 つの共有スペースにあること、複数のバージョンで同時に作業が行われたり労力が重複したりしないことを認識できると、経営幹部は安心感が得られます。所有者への請求とプロジェクト全般の追跡は、当社の最大の挫折ポイントでした。」

データの使用によるプロジェクト推進

Smartsheet は、進行中のすべてのプロジェクトのステータスとニーズに関する正確で最新の情報を示すマスター プロジェクト データベースを確立することで、GenCon (ジェンコン) がこれらの挫折を解消するのに役立ちました。GenCon (ジェンコン) は Smartsheet Data Shuttle を使用して、Procore と CMiC から Smartsheet にデータを抽出し、統合されたプロジェクト トラッカーを作成して、高レベルの分析を実行します。トラッカーをエグゼクティブ ダッシュボードにフィードすることで、経営陣がプロジェクトとビジネスの健全性を視覚化し、収益を追跡し、要員のレベルやスケジュールを監視できます。

GenCon (ジェンコン) のワークフローを簡素化するその他の機能に DataMesh があります。DataMesh は同社のプラットフォームと姉妹会社のプラットフォームをつなぎ、共同作業プロジェクトの現在のステータスに関する単一ビューを作成します。GenCon (ジェンコン) はダッシュボードを使用して、安全手順およびドキュメント、HR プロセス、さらには GenCon University と呼ばれるダッシュボードを介した従業員のトレーニングをひとまとめにしています。

GenCon (ジェンコン) は自動化されたワークフローを利用して、さまざまなタスクを簡素化しています。事務用品や名刺の注文は、注文が送信されると、承認のために適切な担当者に送信されます。仮想提案ボックスには、革新と改善のための従業員の提案が収められ、アイデアの内容に応じてチーム リーダーに送られます。Lefebvre 氏は、GenCon (ジェンコン) がマスター シート内に少なくとも 17 個の自動化されたワークフローを設定していると見積もっています。

ストレスの軽減に役立つ「強力な」プラットフォーム

Smartsheet を初めて使用する従業員はプラットフォームの強力な機能に圧倒される可能性がある、と Lefebvre 氏は言います。しかし、提供されているトレーニングを利用して Smartsheet に慣れていくと、それが自分たちの生活をどれほど楽にしてくれるかを実感します。Lefebvre 氏はすべての新入社員のオンボーディングを管理していますが、フォローアップの際に従業員は皆、同社の Smartsheet ダッシュボードが最初から成功への準備に役立っていると称賛しています。

Lefebvre 氏は言います。「Smartsheet は複雑な面もありますが、ソフトウェアとその強力さを知り、軽減できるストレスを理解しようと努力するだけの価値があります。2 年ほど前の有効ではなくなった下請契約の 1 つのバージョンを電子メールの中から探すのにこれまで費やされていた時間を大幅に節約できました。当社では従業員ダッシュボード内にフォームとテンプレートのセクションを作成しましたが、そこは従業員がアクセスを許可されている唯一の場所です。そこで最後に更新された時間がわかり、すべてがシステムの中で完結するのです。」