Forterra (フォーテラ) はプロジェクトの全社的な可視性によって運用効率を向上

英国内のどこにいても、必ず近くに Forterra (フォーテラ) のブロック、れんが、特注の粘土またはコンクリート製品を使った建物があります。この会社の建材製造の歴史は 19 世紀に始まりましたが、Forterra (フォーテラ) は 21 世紀においても建設イノベーションという伝統を守り続けています。 

建設・建築において、効率は極めて重要です。しかし、Forterra (フォーテラ) は、さまざまな分野で働くプロジェクト チームがさまざまな方法でプロジェクトを行ったりレポートを出したりするため、プロジェクトのフローとタイムラインに影響が出ていることに気が付いていました。Forterra (フォーテラ) が認識したソリューションは、必要なすべてのコンテンツをまとめて日次プロセスを標準化するプロジェクト マネジメント オフィス (PMO) を設定することでした。成功させるには、すべてのチーム メンバーがアクセス可能で、プロジェクトの進捗をポートフォリオ レベルで可視化し、企業全体で使えるツールセットが PMO に必要でした。つまり、エンド ツー エンドのプロジェクト ポートフォリオ管理を実現する堅牢なソリューションということです。

拡張性と一貫性

「IT 部門には、できる限り外注するという重要な方針があるため、信頼できるパートナーを頼って、直面する問題の解決を支援してもらいます。」と、Forterra (フォーテラ) の IT 需要およびイノベーション責任者 John Wyldbore 氏は言います。

IT 部門では既に Smartsheet を使っていたので、Forterra (フォーテラ) のチームは Smartsheet Control Center の採用を拡大することに焦点を絞ると決めました。Smartsheet Control Center は、自動化されたプロビジョニング、グローバル更新、集約されたポートフォリオ レポートを介して、あらゆる規模での変更管理に役立ちます。

作業は、テクノロジー パートナーの Cheetah Transformation (チーター トランスフォーメーション) と一緒に、典型的な Forterra (フォーテラ) のプロジェクトのすべての要素を綿密に書き出すことから始まりました。そこから、チームは作成してレポートする必要のある主要なメトリックを分離しました。Control Center の拡張性と再現性を利用して、使用するプロジェクト ドキュメントの標準セットを部門別に作成しました。企業内のプロジェクト マネージャーは誰でもこのテンプレートを入手して、大きな変更を加えることなく使用できます。

Forterra (フォーテラ) が効果的なレポート作成とプロジェクト管理を行うには、2 つの要素が必要でした。適切なメトリックまたはマイルストーンを取得することと、シームレスにこの情報を会社全体に伝えることです。Smartsheet Control Center は、この機能を集約するのに役立ちます。更新は自動的に生成されるレポートとプロジェクト ダッシュボードを介して、主要なユーザーに送ることができます。ダッシュボードはさまざまなオーディエンスに合わせて調整され、関連する結果と更新をリアルタイムで表示できます。

こうしてプロジェクトの可視性が向上したことで、Forterra (フォーテラ) は社内活動をより適切に優先付けできるようになりました。

「私はチームに対し、同時に実行してリソースが競合する変更イニシアチブの数と性質をよく把握できるように支援してほしいと要求しました。」と、Forterra (フォーテラ) の IT ディレクター Matt Day 氏は言います。「効果的に変更を配信できるようにすることだけではなく、日常業務を維持しながら、それらをどのようにビジネスに吸収できるかということも重要でした。」 

働き方の改善

PMO の稼働日から 5 か月で、Forterra (フォーテラ) のプロジェクト マネージャーの生活は大きく変わりました。現在は Smartsheet で 70 件を超えるプロジェクトが管理されており、進捗は同じ方法でレポートされています。こうした調整によってプロジェクトの透明性がさらに向上し、ユーザーは最新の更新情報に包括的にアクセスできるようになっています。 

「Forterra (フォーテラ) がどれほど PMO を活用しているかがわかります。」と、Cheetah Transformation (チーター トランスフォーメーション) のコンサルタント Alison Robb 氏は言います。「これが Smartsheet の価値であり、カスタム ビルドの価値です。Forterra (フォーテラ) が必要とすることをします。ソフトウェア開発者が最初に構築したものによって制限を受けることはありません。完全に柔軟な作業方法で、コードの 1 行も書く必要はありません。」 

ダッシュボードは現在、経営陣からプロジェクト管理者にいたるまでプロジェクトに関わるすべての人のために、会社全体でリアルタイムに自動更新されています。結果として、プロジェクト マネージャーは適切にプロジェクトを管理して Forterra (フォーテラ) に価値を追加するという本来の作業に専念できています。  

「Smartsheet は、企業内のすべてのユーザーにとって重要なアプリケーションとなってきています。プロジェクトについてだけではなく、日常生活についてもです。」と、Wyldbore 氏は強調します。「PMO の作業の一部からプロジェクト マネージャー用ダッシュボードの概念を得て、より幅広いオーディエンスに単なる PMO データ以外も提供し始めました。これは間違いなく、より効率的な企業となるのに役立ちます。」