FGMK がデータの流れと透明性を向上

FGMK が監査管理の問題を解消

専門サービス大手の FGMK は、古くなったプロセスとツールがネックとなって、最大限に力を発揮してトップクラスのクライアント サービスを達成することができないという問題を抱えていました。

FGMK は年間で 1,000 件以上に及ぶ監査と財務諸表の報告に携わり、数万件に及ぶ情報の要請を受け付けており、それをスプレッドシート、Word 文書、あるいは電子メールのスレッドという形式で扱っていますが、その多くを手作業に頼り、それに伴うやり取りや管理上の要請をうまく処理できるよう改善する必要に迫られていました。説明責任の問題とバージョン管理の紛らわしさをどうにかしようと、FGMK のチームはもっとよい方法があるはずだと考えました。

「私たちは、チームが監査の管理上の雑務に多大な時間を取られ、実際のクライアント サービスの実施や現場で作業する理由とも言える、付加価値の高い部分が疎かになっていると考えていました。」と FGMK の品質管理担当ディレクターである Michael Fernandez 氏は語ります。

このような手作業による管理上の負担から従業員を解放するために、文書の取り込みを能率化し、電子メールの大量のやり取りを減らす必要があったのです。「要はデータの流れを改善する必要があるということです。共同作業を向上させる必要があり、社内外のコミュニケーションを改善する必要があったということです。」と Fernandez 氏は語ります。

「Smartsheet であれば、効率を高め、手作業主体のプロセスを削減できると考えました。通知を使用することもできますし、一目で共同作業の状況を確認できるというプラットフォームの特性を活用すれば、仕事のスピードと質が上がり、リソースの割り振りも見直すこともできると考えたのです。」

「ゴール ポストにまっしぐらに進む」

FGMK は、同じ質問の繰り返しを排し、コミュニケーション プロセスを明確にして、Smartsheet を中心とした信頼できる単一の情報ソースを構築しました。今では記録システムの透明性を高め、チーム メンバーやクライアント間の監査プロセスをリアルタイムで可視化し、リアルタイムで共同作業ができるようになっています。

「今では意思伝達のずれはほとんどありませんし、当社のクライアントも実際にその恩恵を受けていると思います。というのも、情報が信頼できるものとなり、いわばゴール ポストに向かってまっすぐ進めばよいと感じることができているのだと思います。知りたい情報を知ることができ、自分たちが何をすべきかが明確にわかるため、私たちもすべきことをするだけでよいのです。」と Fernandez 氏は語ります。「クライアントとの共同作業と透明性のレベルの高さが、私たちがなしえた最大のメリットではないかと考えています。クライアントからいただいた評価がそれを証明していると思います。クライアントの反応も上々です。クライアントは当社のプロセスの変化を評価しているだけでなく、FGMK が常に手段を改善し新しい手法を採り入れようとする姿勢も高く評価してくださっています。」

気が遠くなるようなプロセス改善

FGMK は年間の監査計画の作成とスケジュール作成にかかる時間を大幅に短縮すると同時に、Smartsheet で一貫して共同作業を追跡することで従業員に期待している高いレベルの有効性を維持しています。ガント ビューを使用すると、従業員のスケジュールが重なっている箇所、予約が集中していそうなところ、ギャップが発生していそうなところを明確に確認できます。そのためリソース配分の調整が簡単になり、締め切りに間に合うように進捗管理できるようになります。

「以前は、パートナーのスケジュール担当者全員とスケジュールに関する打ち合わせを開き、それに 1 日以上かけていました。これでは、時間単価で働いている全員が社内の管理プロセスに駆り出されることになってしまいます。」と Fernandez 氏は語ります。「今年になって、Smartsheet とガント ビューを使ってこの情報をチームにある程度あらかじめ入力してもらい、それを私とパートナー 1 人が引き継ぎ、だいたい 3 時間で完成させるようにしました。これで管理作業にかかっていた時間を大幅に減らし、その分の時間をクライアントへのサービスに振り分けることができます。」

「節約できた時間をクライアントの作業に充てられるようになりました。去年は何百時間もその作業に費やしていたのに比べ、たった 1 枚のシートでそれができるようになったので、時間をコスト換算で考えると、去年と比べて雲泥の差があります。」と Fernandez 氏は語ります。

まだまだ氷山の一角

カスタム ワークフローの作成、クライアント リクエストのリストのリアルタイムな可視化、フィードバック フォームを使用したプロセスの継続的な改善というように柔軟な対応ができるようになり、FGMK は Smartsheet の応用範囲を組織全体に拡大しています。たとえば、使い始めてからたった 6 か月で 300 件以上の評価を受けた社内のレビュー プロセスなどに応用しています。

「6 か月か 7 か月経ちましたが、どうすれば拡大できるのか、さらにできることはないかという点をすでに考え始めています。その理由は、社内的に浸透していくに連れて、現状がまだまだ氷山の一角に過ぎないことに気が付き始めたからです。もともとは、監査や会計業務の効率を上げるためのツールとして使い始めましたが、起業家向けサービスや税務などの業務分野全般で価値を発揮できるプラットフォームに進化してきています。私たちが思い描いている未来は、それぞれのサービス系の専門担当者全員が Smartsheet を使って、その潜在能力を余すことなく発揮してもらう未来です。」と Fernandez 氏は語ります。

最近、FGMK は、Smartsheet Dynamic View を追加して新しいアクセス管理手段を採り入れました。機密データを安全に保護しながら、チーム メンバーやクライアントの間で限定的なシート情報を安全に共有できるようにしています。

「FGMK のキャッチフレーズは『チャンスを見出せばソリューションの提供につながる』というものです。」と Fernandez 氏は語ります。「Smartsheet を使って共同で行う作業が増えてきています。私たち自身を向上させるチャンスがどんどん見つかっているからです。そして、それが結果的にクライアントのメリットにつながっています。」

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