プログラム管理時間を 75% 削減した発展中の非営利団体

Creation IT Futures (クリエイティング IT フューチャーズ) — シカゴを拠点とする非営利団体であり、尊重されている IT 業界団体 CompTIA (コンプティア) の労働者慈善団体 — は、過小評価コミュニティの人々の IT キャリアを育成しています。トレーニング プログラムの成功にもかかわらず、オンライン トレーニングや認定試験証明書プログラムのプロセスが非効率でエラーが発生しやすいために、スタッフ、学生、教育パートナーは管理面で大きな負担を強いられていました。

解決策がなければ、手動のタスクとデータの問題により、スタッフの時間と注意が最も重要な仕事、つまり CITF の学生と卒業生を支援することから逸れ続けていたでしょう。

手動でのデータ入力からの脱却

当非営利団体のコンサルタントである Anna Conger 氏は、学生をオンライン トレーニング プログラムに登録する際のストレスを思い出します。一貫したプロセス、あるいはそのプロセスを管理するためのプラットフォームがなかったので、チームはサービスに対する要求を満たすのに苦心していました。

こう言っています。「登録プロセスにおける最大の課題の 1 つは、すべての申請者が PDF に入力して提出することでした。そのため、すべてのデータを手動でスプレッドシートに入力しなければなりませんでした。データ全体の完全性が非常に大きな問題でした。」

学生に価値の高い IT 認定資格への無料アクセスを提供する、団体の試験証明書配布プログラムでも同様の問題に直面していました。スプレッドシートでは相互の通信ができず、データを収集するために際限なく電子メールをやり取りしていました。

2 つのプログラムを管理していたスタッフが新しい役割に移行したとき、CEO である Charles Eaton 氏は、両プログラムの管理プロセスを見直す機会であると考えました。そこで、「シンプルでありながら目的を果たすのに十分な柔軟性がある」ということから、Smartsheet を Conger 氏に勧めました。

合理化されたプロセス、リアルタイムの透明性

Smartsheet を選択する前に Eaton 氏は他の Web サービスを検討していましたが、「Smartsheet のようにシンプルで直感的なインターフェイスを備えたサービスはありませんでした。Smartsheet は初心者でも簡単に情報を追跡し更新することができます。」と言います。

Smartsheet フォームは、スタッフと卒業生の両方にとって厄介なデータ収集プロセスを合理化し、データ入力エラーを軽減するのに役立ちました。さらには、内部と外部の両方の関係者にリアルタイムの透明性をもたらし、組織は一元的な 1 つの場所でデータの共同作業、追跡、および管理を行うことができます。

コミュニケーションも改善されました。 

Conger 氏は、レポート作成を Smartsheet から直接行うことで、オンボーディングの進捗状況を経営陣がリアルタイムで見られるようにし、当非営利団体のパートナーが学生のトレーニングの進捗状況と試験ステータスを把握できるようにすることが可能だと気付きました。チームはまた、Smartsheet のアラートによってトレーニングや証明書の期限についてのリマインダーと更新の送信を合理化することで、学生とパートナーをより簡単に輪の中に留めておけることに気付きました。

最終的に、Conger 氏が最初に感じていたストレスがなくなりました。Eaton 氏の語るところによると、「証明書とトレーニング システムの管理は 1 人がほぼ専任で行っていました。すべてを Smartsheet に切り替えたら、そのわずか 25% の仕事量になったのです。」

Smartsheet を使用することで、最終的に 2 つのプログラムを引き継いだ新しいコーディネーターの Karin Nordmeyer 氏をトレーニングする際の移行プロセスもスムーズになりました。Smartsheet によるプロセス改善により、Nordmeyer 氏は迅速に能力を強化でき、Creating IT Futures (クリエイティング IT フューチャーズ) での役割の拡大も期待されるようになりました。 

Eaton 氏は言います。「スタッフのモチベーションとなっているのは、私たちが学生に人生を変えるような影響を与えていることです。Karin は証明書とオンライン トレーニング プロセスの管理にかける時間が 25% になったので、ミネアポリスの教室で学生に接し、技術分野でのそれぞれのキャリアアップに直接貢献するための時間を増やせるようになりました。」

顕著な投資収益率

プロセスの合理化とプログラムの透明性の向上により、Creating IT Futures (クリエイティング IT フューチャーズ) の運営方法が根本的に変わりました。

Eaton 氏は言います。「Smartsheet の最大の利点は、情報が即座に更新され、必要なだけ多くの人と共有できることです。Smartsheet のおかげで生産性と効率が向上したため、年間約 2 万 5,000 ドルを節約できました。」

結果として、向上心にあふれた何千人もの技術者に、より多くのプログラムとサービスを提供できます。「これは素晴らしいことです。急速に変化するこの世界に、それらが必要になるでしょう。」