自動化の導入: Connecticut Children's (コネチカット チルドレンズ) が小児医療プロセスを合理化

全米でトップクラスの小児病院の 1 つにランク付けされている Connecticut Children's は、独立した非営利の小児急性期医療施設です。同施設のコミュニティ チャイルド ヘルス部門 (以下、「同部門」) は、予防医療に取り組んでおり、病院外の子どもたちにとって最適な健康的発達と福祉を促進するための地域介入に焦点を当てています。「当部門には、家族や子どもたちと連携する 17 の地域向けプログラムがあります」と Connecticut Children's のコミュニティ チャイルド ヘルス部門で EVP 付エグゼクティブ アソシエイトを務める Lauren Dominique 氏は説明します。

現在、同氏は誇り高き Smartsheet Mobilizer として、ソリューションの機能について従業員を教育するための集中コースや昼食会を開催しています。きっかけとなったのは、上司から Smartsheet を試してほしいと依頼されたときでした。「当時は Smartsheet を導入したばかりだったのですが、上司は価値あるツールだと言っていました」と同氏は言います。「数か月後には、私自身が Smartsheet を支持する身となっていました」。Dominique 氏は Smartsheet を使って実現できることに興味を持ち、Smartsheet University でコア製品に関する学習パスに取り組みました。彼女はコア製品とプロジェクト管理の Smartsheet 認定資格を取得し、その過程でソリューションの作成や強化に使用できるツールのアイデアを集めました。

パートナーの「複雑な仕組み」

Dominique 氏が最近開発したソリューションの 1 つは、チームが数百万ドルの助成金の請求書を追跡し、転送できるようにするものでした。既存のワークフローを一目見て、Dominique 氏とチームは、Smartsheet でそれを改善できることがわかりました。

Connecticut Children's は、コネチカット州ハートフォード北部の子どもたちの生活改善を目的とした、5 年間にわたる複数パートナーによる部門横断的な取り組みを主導する役目を任されました。この取り組みの資金として、同院は米国教育省から 3,000 万ドルの助成金を受けました。地域に拠点を置くさまざまなパートナーたちも、5 年間で 3,600 万ドルのマッチング寄付を約束しました。「つまり、約 6,600 万ドルの投資額となり、これを計上する必要があります」と Dominique 氏は説明します。

連邦政府の報告要件を遵守するため、Connecticut Children's では助成金を受けている 17 のパートナー組織から四半期ごとに請求書を回収しています。これらの請求書は、承認と処理のために適切なリーダーに転送する必要があります。 

「ご想像のとおり、これらの請求書をすべて電子メールで確認しなければならないのは、非常に煩雑なプロセスでした。この複雑な仕組みを管理および監視するツールが必要でした」と同氏は付け加えます。「Smartsheet がこの課題に適したソリューションであるとわかっていました」。

受賞歴のある請求書テンプレート

プロセスを開始するために、Dominique 氏は地域のパートナーから請求書の詳細を取得するための Smartsheet フォームを設計しました。これにより、DocuSign とのサードパーティ統合を使用して、Smartsheet で自動ルーティング ワークフローがトリガーされます。主要な関係者は、キューで自分の順番が来ると、請求書を確認してサインオフするための自動通知を受信します。必要な関係者全員が請求書に署名すると、DocuSign は処理のために買掛金チームに請求書を送信し、PDF の最終コピーが Smartsheet の対応する行に添付されます。

Dominique 氏は、このツールが、多くの請求書を収集したり、請求書に対して多くの承認プロセスを必要とする他の組織にも役立つことを知っていました。すべての組織が DocuSign のサブスクリプションを所有しているわけではないことを知った同氏は、Smartsheet の承認リクエスト機能を使用してワークフローを促進することで、より幅広い Smartsheet コミュニティ用のテンプレートを作成することにしました。この請求書受領およびルーティング管理テンプレートにより、Dominique 氏は Smartsheet が主催する Community Created Template Showcase (コミュニティ作成テンプレート ショーケース) 賞を受賞しました。

「新しい請求書テンプレートにはダッシュボードがあるため、請求書の段階を明確に把握でき、タイムリーな処理が可能になります」と Dominique 氏は付け加えます。「グラフには四半期ごとの支払いが表示され、予算に対する支出を追跡できます。ダッシュボード上部のメトリックで処理速度が強調表示されるため、内部の説明責任を向上させることができます」。

「脳のスペースの解放」

自動化されたプロセスによって、Connecticut Children's で Dominique 氏が率いるチームは膨大な時間を節約できるようになりました。 

「以前は、下請け業者の最後の請求書を探すのが大変で、受信トレイ内を検索するのに 30 分かかる人もいました。今では、Smartsheet を使って、ほんの数秒で完了できます」と Dominique 氏は説明します。「Smartsheet のおかげで、脳のスペースが解放されます。質問を受けた場合でも、電子メールを調べる必要はもうありません。Smartsheet を立ち上げるだけで済むのです」。

このテンプレートは、Connecticut Children's の他の部門のニーズに合わせてカスタマイズできる、強力な基盤としても機能します。「組織全体の基本的な構造を維持しながら自分の持ち前を加える柔軟性があるということは、非常に重要です」と Dominique 氏は付け加えます。

データ収集と目標追跡の簡素化

Dominique 氏はまた、Connecticut Children’s Healthy Homes Program (コネチカット チルドレン健康的な住まいプログラム) のワークフローも合理化しました。このプログラムは、コネチカット州全域の住宅所有者から申請を受け取り、子どもたちにとってより安全な住まいを実現するためのものです。「このワークフローは完全に紙ベースで行われていました。チーム メンバーはオフィスに行って、郵便室から申請書を取り出し、データベースに手作業で情報を入力する必要がありました」と Dominique 氏は説明します。現在、チームでは Smartsheet フォームを使用して住宅所有者の申請書を収集し、物件情報がデータベースに直接入力されるようにしています。

次に、Dominique 氏は、チームメイトが Smartsheet で目標を追跡できるように支援しました。「Smartsheet で Dynamic View を作成し、リンクを共有すると、各個人が新しい行を追加して目標を入力することができます。年が進むにつれ、四半期ごとに目標の進捗状況を確認しています」と同氏は言います。「このセットアップにより、チーム メンバーは自分のエントリに簡単にアクセスして更新できます」。

さらなる自動化でプロセスを合理化

Dominique 氏は現在、チーム メンバー (特に助成金に関わるメンバー) の時間の割り当て方について、連邦政府への取り組みに関する月次報告を簡素化するプロジェクトに取り組んでいます。以前、このプロセスでは、Connecticut Children's のスポンサー付きプログラム部門がスプレッドシートからデータを手動でドキュメントに入力し、そのドキュメントを PDF として保存してから、各チーム メンバーにそれぞれの PDF を送信してレビューと承認を依頼する必要がありました。その後、チーム メンバーはドキュメントのダウンロード、印刷、署名、スキャンを行い、電子メールで返送していました。「これは何百人ものチーム メンバーが関与する毎月のプロセスです。今までは、管理者が各月次レポートのステータスを追跡し、チーム メンバーへのフォローアップをすべて電子メールで行う必要がありました」と Dominique 氏は付け加えます。スポンサー付きプログラム部門はこの手動プロセスの自動化に関して、Dominique 氏に協力を求めました。「Smartsheet ソリューションが導入されると、管理者がスプレッドシートを Smartsheet にアップロードすれば、残りの作業は Smartsheet が処理してくれます。Smartsheet は、承認リクエストとリマインダーをチーム メンバーに自動的に送信し、承認を受け取ると各レポートの PDF を生成します」。

この一連のソリューションによって、Connecticut Children's が必要としていた可視性と時間の節約が実現しました。「今では信頼できる情報源があります。作業を電子メールで文書化するのではなく、Smartsheet を活用しています」と Dominique 氏は言います。「今や電子メールでタスクを追跡するなんて考えられません。Smartsheet で物事を追跡できるので、とても便利です」。

Smartsheet 支持者の個人的な勝利

組織内で Smartsheet に関して頼りにできる存在の一人として、Dominique 氏は個人的な成長と満足感も見出しています。「私は Spot Award (スポット アワード) を受賞することができました。これは、標準的な職務を超えて特別に貢献したチーム メンバーに対して当組織が提供する金銭的な表彰です」と同氏は締めくくります。 

「Smartsheet は、私の専門性の育成と評判に大きな影響を与えました。この職に就いた当初は Smartsheet について何も知りませんでしたが、今や自分の適所を見つけたような気がします。これによって、私の自信は高まりました。自分のアイデアを表明する力がついたと感じます。私は権限と信頼性を兼ね備えた専門家と見なされており、私の専門的な地位と認識は同僚の間で大きく向上しました。多くの同僚からは「ミス Smartsheet」と呼ばれています。Smartsheet に精通していることで知名度を得ることができ、本当にやりがいを感じています」。