Changeosity (チェンジオシティ) は、顧客の能力を高めるために、包括的でありながらシンプルな Smartsheet のダッシュボードを活用

Changeosity は専門的なアドバイスを提供する会社で、中小企業のビジネスの改善と成長を支援しています。「私たちの専門分野は、戦略の策定、リーダーシップの育成、企業文化と価値の向上、変更管理プログラムの実施、効果的なガバナンスの確保です」と Changeosity の最高経営責任者である Krysta Fox 氏は説明しています。 

同社が必要としていたのは、プロジェクト管理オフィス (PMO) へのアプローチを顧客に提供できるソリューションでした。

「市場でたくさんのツールを試しましたが、Changeosity の基準を満たすものはありませんでした。私自身が常に多くのきつい仕事をすることを強いられる、もしくは、結局顧客にとってはまだ複雑すぎるようなツールばかりでした」。

包括的でありながらシンプル

重要なのは、使いやすさと包括性を両立させることでした。「さまざまなビジネス リーダーを指導する必要がありました。その多くは、ガント チャートやプロジェクト管理について全く理解がない状態でした」と Fox 氏は言及しています。「私たちは、これらの新しい変革者たちにプロジェクト運営の助言をするうえで、複雑化させることなくリスク管理のような要素を導入する必要がありました。その一方で、専門的で胸を打つようなアウトプットをリーダーシップ グループに示す必要もありました」。 

Smartsheet のゴールド パートナーである Accienta (アシエンタ) から助言を受けた Fox 氏は、Smartsheet が目的にぴったり合っていることがすぐにわかり、チームは使いやすくて見事なアセットを作ることができました。「あらゆるものを 1 か所にまとめて合理化し、顧客がこれまで習得できなかったプロジェクト管理能力を身に付けられるように、Smartsheet のテンプレートを調整しました」と Fox 氏は語ります。

その良い例が、Changeosity がとある建設会社で実施した 1 年間の変更管理プログラムでした。「このプログラムには 12 プロジェクトが関わっていました」と Changeosity で管理およびマーケティング担当マネージャーを務める Leoney Panday 氏は説明しています。「さまざまなシートのデータを中央のダッシュボードに集約できる Smartsheet の機能のおかげで、複数のプロジェクト計画と各プロジェクトのダッシュボードを簡単に作成することができました。私たちが行ったのは、1 つのプロジェクト用にダッシュボードを作成し、複製して、他の 11 プロジェクト用に微調整することだけです。膨大な時間を節約できました」。

顧客のデータ理解を支援

ダッシュボードやその他のアセットをカスタマイズするというアイデアは、他の局面でも役立つことがわかりました。「ある顧客のリーダーシップ チームに 4 年間協力しています」と Fox 氏は話します。「時間が経つにつれ、多くの戦略的コンテンツ、心理測定評価、コーチングのフィードバック、リスク管理データが蓄積されました。彼らは、この膨大な情報の海で舵を取ることが困難であることに気付きました。これは、経営幹部のリーダーたちにとって共通の課題でした」。そこで Changeosity は、リーダーごとにカスタマイズされたダッシュボードを作成し、Smartsheet 上に中央ハブを配置して、戦略、リーダーシップ、ガバナンス、変更管理に関するすべてコンテンツにアクセスできるようにしました。

「このような組織の力になれていることを誇りに思っています。私が経営幹部を務めていた頃は、このような支援はありませんでした」と Fox 氏は付け加えています。

企業文化を変革し、アカウンタビリティを提供

やがて Changeosity は、Smartsheet を活用する新たな機会に気付きました。会議の議題と議事録用に定型化されたテンプレートをチームが作成し、決定事項とアクション アイテムをすぐに確認できるようにしました。「関連ドキュメントを顧客のドライブから Smartsheet にリンクさせて、包括的な取締役会レビュー パックを作成しました。議題と議事録はすべて Smartsheet 内で管理されています」。 

取締役会の議事録が効率的に作成されると、すぐにすべての詳細事項にフラグが付けられ、Smartsheet に集約され、すべての決定事項とアクション アイテムを追跡できます。「この機能のおかげで議長のレビューに向けた準備を、取締役会の翌日までにすべて行うことができます」と Fox 氏は付け加えています。「承認と配布のため、48 時間以内に最終版の議事録が顧客に送付されます。これは非常に迅速な対応です」。複数の発信元からアクションが投じられているため、Changeosity は Dynamic View を活用して全アクションを集約し、各従業員に関連するカスタマイズされたレポートを作成しました。「これによって集約されたタスク リストを確認できるため、アカウンタビリティを遂行しやすくなりました」と Fox 氏は続けます。

Fox 氏によると、このアプローチは顧客組織内で大きな変革をもたらしました。

「ダッシュボードを見やすくすることだけではありません。コミットメントを遂行することです。Smartsheet を活用した Changeosity のソリューションを利用すれば、タスクを実行する際に直面する障壁を取り除き、やるべきことを忘れずに行うことができます。これによって顧客は企業文化を変革し、Smartsheet に常時チェックインして、コミットメントを遂行できているか確認することができます」。

小さなチームで大きな成果

重要なのは、Smartsheet は Changeosity 内にも企業文化と業務リズムの変革をもたらし、チームのスピードと効率がさらに向上したことです。「あらゆるものが自動化されているため、適切なドキュメントを添付しているか、あるいは適切なレポートを送信しているか、といった心配をする必要がなくなりました」と Fox 氏は話します。「新しく顧客ができたとき、すでに多くのことが準備できた状態になっているので、セットアップの時間を最小限に抑えることができます」。

Fox 氏は、これまでにチームが節約できた時間を算出することは難しいと感じていますが、他の方法でチームの効率性を評価しています。「本当に素晴らしいダッシュボードを数分で作成できます。大手コンサルティング会社が作成するものと比較しても遜色ありません」と Fox 氏は話します。「私たちが実現できることを考えると、私たちのチームの小ささに顧客は驚くはずです。その秘訣は、テクノロジーを活用してアウトプットを増やすことです」。