Smartsheet を導入した Century Software がプロジェクト管理の合理化、大幅なコスト削減を達成

Century Software (M) Sdn. Bhd. は Censof (センソフ) Bhd の子会社であり、財務管理ソフトウェア ソリューションに特化したテクノロジー持株会社です。同社は 2008 年の創業以来飛躍的な成長を遂げています。地方議会から連邦政府、州政府までのクライアントに提供されている Century Software のソリューションは、財務会計だけにとどまりません。補完的なエンタープライズ ソリューションも合わせることで、マレーシア、シンガポール、インドネシア、香港の政府機関に包括的なサービスを提供しています。 

Century Software のクライアント ベースが拡大すると、Century Software のプロフェッショナル サービス部門シニア ゼネラル マネージャーである Ashikin Aris 氏は、大小合わせて 50 近いプロジェクトを同時に管理する必要に迫られました。「プロジェクト管理は手作業で、現場で起こっていることを把握することは不可能でした」と Ashikin Aris 氏は当時を振り返ります。「チームメンバーを呼び出して状況を詳しく聞いていたので、時間がかかり非効率的でした」

Century Software は、以前のプロジェクト管理ツールをカスタマイズして拡大する企業のニーズに対応することは不可能でした。「より効率的にリソースを管理し、進捗状況を追跡し、タイムラインを監視できる一元的なツールが必要でした」。 Aris 氏はそう説明します。既存のツールのライセンスが切れたため、Aris 氏は他のオプションのリサーチを開始し、Smartsheet に行き当たりました。

Aris 氏にとって、Smartsheet の柔軟性のカスタマイズ機能は不可欠でした。Aris 氏はさらに次のように述べています。

「私はデータやプレゼンテーションを微調整する必要があります。まさにこの点で Smartsheet は魅力的でした」

実装時にテクノロジー サポートを受けられることも重要でした。「現地の Smartsheet パートナーである 57NETWORK (57ネットワーク) は常にサポートしてくれました」。Aris 氏はそう言います。57NETWORK の最先端の作業管理のスペシャリストである Vivien Chong 氏は、Century Software のサポートについて次のように話します。「当社は主にトレーニングを提供し、チームが直面する問題に対応することで Century Software 様をサポートしました。Smartsheet の実装とリソースの管理は当社が担当したので、Century Software 様は他の作業に注力できました」

プロジェクト管理を刷新

Smartsheet を導入したことで、Century Software はプロジェクト管理プロセスを合理化することに成功しました。Aris 氏はこう話します。「コスト削減の面では、プロジェクト管理オフィス (PMO) の管理の作業量を減らしただけで年間約 10 万リンギットの節約を達成できました」Century Software は Smartsheet の導入によってデータの可視性を改善し、リマインダーを自動化し、リソースの生産性を向上しました。これにより、チームメンバーはより重要なこと、つまりクライアントに集中できるようになりました。 

Century Software の営業引き継ぎも Smartsheet で行われるため、効率性が向上しました。「プロジェクトの計画と実行に加えて、PMO はプラットフォームを通してプロジェクト マネージャーを任命し、リソースの割り当てが必要な場合に備えた自動リマインダーを設定できます」と Arsi 氏は言います。「リアルタイム ダッシュボードのメインのシートで全員が最新情報を確認できるため、チームは状況を把握して準備できます」

実践可能なインサイトへの迅速なアクセス

情報に基づいたビジネスの意思決定を下すために、マネジメント ディレクターのようなステークホルダーはプロジェクト ステータスのレポートを頻繁にリクエストしていました。

Smartsheet の導入前は、プロジェクトのステータスやリスクなどのセクションを含むレポートを作成するのに 1 週間を費やしていました。管理者にとっては大きな負担でしたが、それでも意思決定に必要な情報がレポートに不足していることもありました。 

「Smartsheet の導入によって情報の収集と提示のプロセスを合理化し、経営陣により明瞭に状況を伝えることができるようになりました。現在はリアルタイム ダッシュボードを使用しています。そのため、チームメンバーはプロジェクトのアップデートに関して何時間も節約でき、必要なデータが揃っているのでミーティングの生産性も上がりました」。Aris 氏はそう説明します。

統合で機能を拡張

Smartsheet によって作業効率を向上したことで、Century Software はさらなる改善の機会を得ました。同社はクラウドベースのエンタープライズ リソース計画 (ERP) ソリューションである Acumatica (アキュマティカ) を使用して、1 つの政府機関の会計および財務ソリューションを構築していました。 

Smartsheet と Acumatica を統合できる可能性に気づいた Century Software は、その可能性を突き詰めることにしました。その結果、Acumatica のプロジェクト コスト追跡機能と Smartsheet のプロジェクト管理機能を統合することで、ユーザーがプロジェクト管理機能を拡張できることがわかりました。Aris 氏は次のように説明します。「当社はこのソリューションをパッケージとしてバンドル化し、政府リソース計画製品のプロジェクト コスト追跡機能を拡張して、あるクライアントに提供しました。その結果、クライアントはプロジェクト マネージャーとリソースをより適切に管理できるようになりました。成果には満足していただいています」

Century Software は適切な統合によって、将来的にクライアントに向けた同様の機会をさらに模索していく予定です。「当社はクライアントのニーズを常に評価し、新しいソリューションを追求しています」と Aris 氏は言います。「ロボットによるプロセス自動化を使用して、データの取得と Smartsheet の使用をさらに効率化したいと考えています」このようなソリューションをパッケージ化するには多くの統合が必要ですが、Century Software には API 開発の専門知識があります。

「まもなく、Acumatica のパッケージを他のクライアントにも提供する予定です」「57NETWORK のサポートがあれば、最高品質のソリューションを顧客に提供できると確信しています」。Aris 氏はそう締めくくりました。