Celerion が Smartsheet と Brandfolder を使用して臨床研究管理と従業員のオンボーディングを自動化

40 年以上にわたって 6,000 件を超える研究を実施してきた Celerion は、製品の安全な試験を行うことで、製薬会社とバイオテクノロジー企業のクライアントが薬剤を市場に出すことを支援する臨床研究機関 (CRO) です。Celerion はネブラスカ州リンカーン、アリゾナ州フェニックス、北アイルランドのベルファストの 3 つの主要拠点に 1,000 人の従業員を擁しています。 

Celerion は研究調査に健康なボランティアを登録し、アメリカ食品医薬品局 (FDA) に承認される前に新しい薬剤の安全性をテストします。これらの調査によって、テスト対象の薬剤に関する重要な情報が明らかになります。

「『食後に服用してください』や『服用後 X 時間は乳製品を摂らないでください』といった注意書きをボトルに書いているのは私たちのような機関です。薬が必要な人に届く前に、健康な身体に対してどのような影響があるかを調査します。これは研究プロセスのフェーズ 1 と呼ばれるものです」。Celerion のリンカーン クリニカル サイトのディレクター、Angie Badgett 氏は言います。 

自動化の力を知る

最初、Celerion は Control Center を通してプロジェクト管理ツールキットを作成するために Smartsheet に問い合わせました。「調査のタイムラインやクライアントの連絡先情報など、プロジェクト管理サービスのスイートで管理するべきすべての重要情報のためにそれが必要でした」。Badgett 氏はそう説明します。 

しかし、COVID-19 のパンデミックが起こったことで、リモートやオフィスで働くすべての従業員を追跡しなければならないという課題に直面しました。「まさにカオスでしたが、すぐに、Smartsheet を活用して自社向けのマスター COVID-19 トラッカーを構築できると気づきました」と Badgett 氏は言います。

「2020 年 12 月、Smartsheet コンサルタントのサポートを受けて、紙と Microsoft Excel での管理から Smartsheet へと移行しました。私は、すぐに Smartsheet ソフトウェアによる自動化と可視性の虜になりました」

Celerion はすべての業務に Smartsheet を使用するように拡張しましたが、別の課題が生じました。2020 年 5 月、Celerion は新しいクライアントからの打診を受けました。そのクライアントは、200 人が参加する調査を 2 つのサイトにかけて実施する必要がありました。「Celerion の調査の参加者は通常 60 人程度でしたので、これは私たちの能力をさらに証明する重要な機会でした」。Badgett 氏はそう説明します。「クライアントに、調査を成功させられると保証する必要がありました」

記録的な速さで参加者を集め、信頼を勝ち取る

チームとブレインストーミングを行った後、Badgett 氏は、これが Brandfolder を使用するまたとない機会だと判断しました。

「Brandfolder を使用して、すべての調査のマーケティング アセットの中央レポジトリを作成しました。これにより、新しい調査の開始を合理的に進めることが容易になりました。その結果、迅速に調査の公募を出し、必要な参加者をすべて集めることができました」。Badgett 氏はそう言います。 

Brandfolder の範囲はすぐに拡張されました。「以前は SharePoint で旧型のフォルダとドライブを使用して社内のマーケティング資料を保管していました。そのためアセットが無秩序に増え、古くなったアセットが使用され、バージョニングと管理の問題が発生しました」。Badgett 氏はそう説明します。「Brandfolder のインサイト機能、バージョン管理機能、権限機能を知るとすぐに、クライアントへのプレゼンテーション資料、テンプレート、PowerPoint プレゼンテーション、その他のドキュメントをプラットフォームに移動しました」

「最初は 12 人のユーザーと 5 つのコレクションから始めました。90 日でコレクションの数は 12 個に増え、約 700 人の従業員全員にライブラリへの標準アクセス権が与えられ、Brandfolder 内のアセットを閲覧およびダウンロードできるようになりました。中央レポジトリのおかげで、チームが必ず最新で正確なマーケティング資料やスライド プレゼンテーションを使用するようにできます」

自動でオンボーディングを管理

同年、Celerion の人事部門と事業部門は新入社員のオンボーディング プロセスで Smartsheet を活用するための共同施策を開始しました。「それまで手作業で非常に困難なオンボーディング プロセスを処理していました。そのため、新しい従業員を採用するたびにすべてのマネージャーが方法を変えなくてはと考えていました」と Badgett 氏は言います。「たとえば、マネージャーはすべての関連アセットへのアクセス権を手動で付与し、時間をかけてゼロからオンボーディング プログラムを作成しなければなりませんでした。そのためフラストレーションが溜まり、生産性も低下しました」

Celerion のチームは、Smartsheet ツールキットに含める必要のあるすべてのアセットを Brandfolder に容易に保管できることに気づきました。そこで、チームは API を構築して Smartsheet を Brandfolder に接続し、1 クリックでアクセス可能な新入社員向けツールキットを作成しました。

「新しい従業員のオンボーディングに Brandfolder と Smartsheet を使用することで、従来の複雑な作業を簡素化することができました。今では新入社員オンボーディング キットは完全に自動化されています」と Badgett 氏は説明します。プログラムは社員の入社 7 日前から稼働し、各社員の職種に応じて関連する技術的用件を記載したカスタマイズ済みのダッシュボードを選択および作成し、タスクのリストを生成します」

「新入社員はスマートフォンで Smartsheet のモバイル アプリを使用してトレーニングを完了することもできます。また、マネージャーは Brandfolder 内のオンボーディングに必要なアセットを誰が閲覧またはダウンロードしたかを容易に確認できるため、完了したアセットと完了していないアセットを明確に把握できます」

また、新しいツールはエグゼクティブ レベルの可視性も提供します。「トレーニングの記録に関する紙の資料を 99.9% 排除できました 」と Badgett 氏は言います。「このようなプロセスに Control Center を使用する大きな利点の 1 つは、ツールキット レベルのあらゆるものがエグゼクティブ レベルのレポートとダッシュボードに反映されることです。これにより、企業のあらゆるレベルの従業員が、Smartsheet ダッシュボードにログインするだけで新入社員とトレーニングのステータスに関する最新情報を確認できます」

より高速で効率的なワークフロー

Smartsheet を日常的に使用することで、他の利点もありました。Celerion はプラットフォームをマーケティング、営業、運営チームに向けた、洗練されたブランド資産を補完するために使用したのです。「今ではクリック 1 つで、すべての臨床サイトの品質メトリックをいつでも利用できます。また、WorkApps によって、すべてのアセットに対するアクセスを容易に管理できます。以前は多くの時間がかかっていたタスクです」と Badgett 氏は言います。「さらに、すべてのアクションが一元化されてあらゆる場所でいつでも閲覧できるため、訪問者の追跡とミーティングのアジェンダも非常に簡単になりました。

現在では自動化のヘビーユーザーである Celerion は、業務の他の領域への新ツールの導入も強化することを計画しています。「次のステップとして、Control Center を使用して研究スケジュールを管理したいと考えています。私たちのビジネスは変動が大きいためです」。 Badgett 氏はそう言います。「また、新入社員のトレーニング ツールキットとして ポートフォリオ WorkApps も導入する予定です」