Busey Bank (ブーシー バンク) は Smartsheet を使用して、何十万ドルものコストを節約しながら 10 倍の量のプロジェクトを推進

Busey Bank (ブーシー バンク) は強固な地方銀行を築いていて、合併と買収による戦略的な成長を追求しています。Busey (ブーシー) の親会社である First Busey Corporation (ファースト ブーシー コーポレーション) は、5 つの事業部門を通じて法人顧客、資産管理顧客、個人銀行取引顧客にサービスを提供する総資産 129 億ドルの金融機関です。Busey (ブーシー) はテクノロジーに基づき、クラウドベースのインフラストラクチャを通じて運用を強化していますが、Smartsheet は効率、拡張性、透明性を高めるための最強のリソースの 1 つです。

「Smartsheet を使うことで、非常に多くのアクティビティを同時に把握し、管理することができるようになりました。」こう語るのは、Busey Bank (ブーシー バンク) でバイス プレジデント兼ビジネス システムズ プロセスおよび自動化マネージャーを務める Javed Hassen 氏です。「46 のプロジェクトと 14 のプロセス レビューと 15 の変更リクエストを進めようとしている場合 (これが 11 のワーキング グループの現在の状況)、何らかの一元化された構造がなければ、優先順位が管理できません。このようなワーキング グループを構成し、Smartsheet を活用することで、効率的なプロジェクト チームの運営が可能になり、それは今も効果的に機能しています。」

Hassan 氏が Busey (ブーシー) に入社したのは 2012 年で、プロジェクト管理部門に移ったのは、同社がプロジェクトを追跡し、簡素化するためのテクノロジー ソリューションの研究を完了しようとしていた 2017 年のことでした。Busey Bank (ブーシー バンク) でシニア バイス プレジデント兼テクノロジーおよびビジネス システムズ ディレクターを務める Randi Potter 氏によると、彼女と別のプロジェクト マネージャーは同僚たちの代わりに情報の入力作業の大部分を行っていたそうです。同僚たちにとって、以前のシステムは習得するのも使うのも難しかったというのです。

「私たちが新しいソリューションを探していたのは、私が銀行に入って 5 年が経ったころで、私はプロジェクト管理に深く関わっていました。」と、Potter 氏は言います。「前のベンダーと共有していた課題に、プロジェクトからの正確なレポートとメトリックがないというものがありました。ダッシュボードは利用できませんでした。ユーザー エクスペリエンスはすばらしいものではなく、タスクの更新の方法を理解するのは容易ではありませんでした。ユーザーがそれらを採用することも理解することもできず、ただプロジェクト管理のためだけに使用されていました。それが、Smartsheet のおかげで状況ははるかに改善しています。」

Potter のチームでは、ユーザーにとって習得が容易なことのほかにも、もっと強力なレポート機能とメトリックを求めていました。Smartsheet はダッシュボードのレポートとデータの視覚化機能を備えているだけでなく、この機能を適用して以前は解決できなかった問題を解決する方法を組織全体の従業員が習得することも容易になっています。

「Smartsheet を採用してみると、いろいろなことに驚かされます。」と、Potter 氏は言います。「購入した当初は、ライセンス ユーザーは 20 名ほどでしたが、今では 200 のライセンスを取得しています。現在は企業全体で最も重要なベンダーかつシステムの 1 つに成長していて、私たちは高く信頼しています。非常に広範囲に利用されていて、全事業部門で採用されているのは本当に注目すべきことです。」

改善エンジンによる何十万ドルもの節約

現在、Smartsheet を使用することで、Busey (ブーシ―) がこれまでのソリューションで管理していたプロジェクトの 10 倍以上が並行してサポートされるだけでなく、プロセスの自動化と改善のほか、テクノロジー システムの設定変更も行えます。従業員は Smartsheet のフォームからリクエストを送信しますが、このフォームには、正しく入力し、条件付きロジックを使用して該当するチームに作業を割り振るための方法が示されています。共同レビュー プロセスでは、適切な人員の介入により、変更が会社の基準や優先順位に沿って行われていることが確認されるようにします。この改善により、時間と費用の両方が節約されています。

「私たちは IT から着手しました。Smartsheet ソリューションを最初に推進していたのは IT プロジェクト管理だったからです。」と、Hassan 氏は言います。「他の部署でもテクノロジーを必要としていたため、連携を取り始めました。そのプログラムが発展して、すべてのテクノロジー プロジェクト管理を一元化して Smartsheet の 1 つのソリューションとするところまで進みました。自動化または改善のための絶好の機会と考えられるプロセスもあります。2021 年の前半に、私たちはそのプロセスから 20 万ドル以上の節約を達成しました。」

Busey Bank (ブーシー バンク) の成長戦略には、合併と買収も含まれます。Smartsheet はそのプロセスをテンプレートにより合理化しています。テンプレートでは、アプローチを標準化し、大量の詳細情報を総合的に追跡することができ、買収で得られた知識が次の買収に適用されるため、継続的な改善が行われます。

「私たちが合併買収のプロジェクト計画を立てる能力は、以前のソリューションを使用していたときよりも 95% 向上しています。」と、Potter 氏は言います。「タスクはすべて標準のプロジェクト テンプレート内で事業部門ごとに定義されているため、日付や担当者に変更があればそれを更新するだけで済みます。前回の買収はこれまでで最速でした。私が Busey (ブーシ―) に入ってから 8 回のデータ変換が行われたと思います。以前はデータ変換に 9 か月から 12 か月かかっていましたが、前回は約 4 か月で完了しました。」

また、Smartsheet を使うことで、データへのアクセスの管理が柔軟に行えるようになっています。権限の更新も容易に行えるため、以前の従業員は独自のデータへのアクセスができなくなります。また、外部ユーザーのアクセスも調整できるため、Busey ではベンダーとリアル タイムに協力して給与保護プログラム (PPP) ローン アプリケーション用のポータルを素早く開発し立ち上げることができます。これは新型コロナウイルス感染症のパンデミックにおいて小企業の顧客にとって重要な支えとなりました。Busey (ブーシ―) のチームはベンダーと協力し、共通の Smartsheet を使用することにより、会議に余分な時間を費やしたり、山のように電子メールをやりとりしたりすることなく、欠陥やパフォーマンス上の問題を警告し、問題への対処が行われたかどうかを確認し、完了までの進捗状況を追跡しました。従業員のアクセスの調整も簡単で、可視性とデータ セキュリティとの適切なバランスが確保できます。

「Smartsheet の権限を使用して、最小限の管理の労力でプログラム全体を管理できます。」と、Hassan 氏は言います。「私たちが構築したプロジェクト、プロセス、変更管理プラットフォームの一元ソリューションでは、チームに加わった人は進行中のすべてにアクセスできます。その点で、非常に透明性が高いと言えます。しかし、権限が割り当てられていないプロジェクトを修正することはできません。これらの権限を区別できるだけでなく、コメンターの役割も新しく追加されていることは、私たちにとって非常に有益です。」

規制順守に対応する標準のアプローチ

Hassan 氏は Smartsheet の最大の利点の 1 つはテンプレートを利用できることだと言います。彼のチームでは、標準のアプローチを構築しました。ここでは、タスク リストのような単純なプロジェクトについても、合併と買収のような複雑なプロジェクトについても、必要なステップと適切な連絡先や承認者の概要が規定されています。これにより、単純なプロジェクトでも、新しいソフトウェア プラットフォームの導入のような複雑な取り組みでも、時間内に完了させることができます。10 ～ 15 種類のテンプレートから選択でき、チームは完了したプロジェクトやプロセスの更新から得られた知見により経験を深めていくことができます。

「私たちは、開発した IT プロジェクト管理テンプレートを使用して、Federal Financial Institutions Examination Council (連邦金融機関検査評議会) (FFIEC) の要件やガイドラインを満たすことができます。」と、Potter 氏は言います。「検査官が年に 1 回来たときには、文書の用意ができていて、大規模な IT プロジェクトや導入に関して求められる情報はすべてそろっています。合併と買収に関しては、私たちが行った承認とデータ検証タスクをすべて記録しておくことができます。これは買収後の年に検査官から求められる情報です。これは一元管理されていて、要求された文書を手作業で苦労して探さなくても、簡単に提出することができます。」

もう 1 つの重要な利点は、レポート機能の向上です。Busey Bank (ブーシー バンク) ではダッシュボードにより経営陣がプロジェクトを全般的に把握し、監督することができ、部門やプロジェクト別のタスク詳細まで掘り下げることができます。 

「Smartsheet から駆動できるレポート ダッシュボードとメトリックは、管理のあらゆるレベルを可視化する働きがあり、同じデータから駆動されます。」と、Hassan 氏は言います。「操作は難しくありません。Smartsheet の上級ユーザーであれば、あらゆる種類のビューのダッシュボードとレポート、メトリックを構築できます。プロジェクトに携わっているチームのメンバーはプロジェクトを実際に最後まで進め、自分で作業を遂行することができるのに対し、リーダーはプロジェクトの進行状況をすばやく把握できることが重要です。」

共同作業のための強力なツール

おそらく、Smartsheet を採用することによる最大の変化は、銀行全体で共同作業が劇的に増加することです。情報が 1 か所で確認できるため、データと作業のステータスをリアル タイムで簡単に把握できます。自動化された通知とアラートにより、必要な更新を必要なタイミングで確認することができ、電子メールのスレッドの詳細が失われることもありません。会議は Smartsheet ベースの議題とダッシュボードから行われ、決定およびアクション アイテムはリアル タイムでシートに記録され、次のステップに不明確な点を残しません。

トレーニングに対する Busey の総合的なアプローチはプログラムの成功にとって不可欠です。Smartsheet が最初に導入されたとき、Potter 氏のチームはさまざまなユーザー ロールを対象に一連のトレーニング セッションを計画し、Smartsheet のアカウント担当者と共同で作業を進めました。このセッションは記録されていて、内部のトレーニング サイトでアクセスできるため、ユーザーは新しいスキルを学んだり、前に学んだ内容を確認したりすることができます。Busey (ブーシー) のアソシエイトはプラットフォームの使いやすさや作業にもたらされる価値に気付くようになり、組織全体で次々と採用されるようになりました。

「皆がプロジェクト管理に携わりたがっているのだと思います。」と、Hassan 氏は言います。「私が最初にプロジェクト チームに加わったとき、私たちは厄介な存在に見られていました (「プロジェクト管理は私が変えなければ」) が、今では資産となっています。いろいろなチームがテクノロジー グループとの連携を望んでいます。状況を明確に把握でき、サポートを得られるからです。スケジュール通りに進んでいないことだけでなく、うまく進んでいることも確認できます。」

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