Balt (バルト) は Smartsheet を使用して、神経疾患の治療に専念する内部プロセスを合理化しています

1977 年にフランスで創業して間もなく、Balt Group は世界初の神経血管介入デバイスのひとつを紹介しました。それから 46 年後、Balt は 10 か国に拠点を持ち、従業員 700 人の世界的な医療機器メーカーに成長しました。現在は、医師や医療機関と緊密に協力し、脳卒中やその他の神経疾患を治療する医療デバイスを開発しています。 

会社の成長に伴い、IT チームはその成長をサポートするためのソリューションをより迅速に構築して展開する必要がありました。「人々の治療のためには製品を時間通りに提供する必要があるため、それをサポートする社内ソリューションを構築することが非常に重要です。それが、当社がイノベーション リーダーであり続ける理由でもあります。」と Balt のグローバル オペレーション、IT ディレクターの Kheng Ang 氏は言います。エンタープライズ リソース プランニング (ERP) ソリューションのような既存のエンタープライズ システムには、IT で必要な俊敏性が欠けていました。「ERP システムで変更を行うには非常に時間がかかるうえ、ユーザー フレンドリーでもありませんでした。」と Ang 氏は言います。 

Balt の社内システムも共同作業に適していませんでした。「製造、流通、営業のオフィスが世界中に散らばっていて、誰もがスプレッドシートや電子メールを使ってプロジェクトの連絡を行っていました。私たちはプロセスの一貫性を高めたいと考えていました。」と Ang 氏は言います。

Smartsheet での請求承認アプリと IT チケット発行アプリの作成

Ang 氏とそのチームは 2021 年に Smartsheet を使用し始め、当初の用途はプロジェクト管理でした。「プロジェクトの合理化と共同作業の改善のために、Smartsheet を使い始めました。」と彼は言います。「最終的には、Smartsheet でソリューションを構築し始め、パワー ユーザー プログラムを展開しました。」その後、IT チームは独自に社内の Smartsheet センター オブ エクセレンスを作成し、さまざまな部門にソリューションを構築し、Smartsheet を会社のエンタープライズ システム ポートフォリオに取り込みました。「今では、自分たちが会社のソフトウェア プロバイダーのようになり、Smartsheet は私たちの主要ツールです。」と Ang 氏は言います。

Smartsheet で作成した最初の会社全体のソリューションの 1 つが、製造原材料から従業員のノート パソコンに至るまで、あらゆる社内購買リクエストを管理するための PO 請求システムです。「以前は、購入リクエストは電子メールやスプレッドシートのフォームで承認されていました。そのプロセスではたった 2 人の承認者しかサポートされておらず、使用する部門が増えるにつれ、承認者を増やすためにサポートする必要がありました。」と Ang 氏は言います。 

Balt は Smartsheet の自動化されたワークフローを使用して、新しい請求システムを構築しました。システムでは最大 8 人の承認者がサポートされており、購入リクエスト フォームをどの承認者に送信するか、自動的に決定されます。「今では、プロセスは適切なチームによって適切にレビューされ、承認されています。また、それが ERP システムにも送られるため、財務部門がプロセスを追跡し、すべてが期限内に支払われるようになっています。」と Ang 氏は言います。「まず米国で新しいシステムを使い始め、他のチームからのフィードバックを得て、グローバルに展開しました。」この請求ソリューションでは、Smartsheet のドキュメント ジェネレーターを使用して、デジタル承認者署名を含む承認された請求の PDF を自動的に生成し、それが発注書になります。

また、Balt は Smartsheet WorkApps を使用して IT チケット発行アプリと Smartsheet をすばやく統合し、IT スタッフが 1 か所で IT サポート チケットを管理し、会社のナレッジ ベースにある情報を検索できるようにしました。

「十分に使い勝手の良い IT チケット発行プラットフォームがなかったのですが、Smartsheet がそれを変えてくれました。」と Ang 氏は言います。

また、Ang 氏はチケットの推定待ち時間を表示する ERP ダッシュボードも作成し、社内ユーザーがチケットが処理されるタイミングを把握できるようにしました。現在、IT チームはアプリを通じて毎月 170 件のサポート チケットを受信しています。

最近では、Balt の IT チームは Smartsheet を使用して人事ソリューションを構築し、従業員のオンボーディングとオフボーディングのプロセスを合理化しています。

ビジネス ソリューションの構築を簡単に

Balt は、Smartsheet の使いやすさを利用して、請求システムと IT チケット発行アプリを作成して展開しました。「Smartsheet は非常にユーザー フレンドリーで、会社のソリューションを迅速に構築するためのプラットフォームを提供してくれます。」と Ang 氏は言います。「これは、ソフトウェア エンジニアでなくても、簡単に構築できるローコード ツールです。たとえば、基本的に開発経験がないジュニア アナリストが、私の代わりにプロジェクトを 1 か月以内で構築し、問題はまったくありませんでした。」

ビジネス リーダーにとっても Smartsheet は簡単で使いやすく、Smartsheet ダッシュボードを使用して購買請求をすばやくレビューして承認することができます。「購買請求ツールは、最高経営責任者が効果的に使用できるように、ユーザー フレンドリーである必要がありました。これはモバイル デバイスで簡単に行うことができます。」と Ang 氏は言います。

請求の 45% を 1 日で承認

Smartsheet の新しい購買請求ソリューションを使用することで、Balt は請求の 45% を 1 営業日以内に、また 100% 近くを 5 営業日以内に承認できるようになりました。「Smartsheet で請求をより早く承認できることで、ビジネスがより迅速に進み、最終的には予定通りに製品を完成させてお客様に提供することができます。」と Ang 氏は言います。

「以前は紙と電子メールを使っており、このプロセスの効率性を追跡するためのメトリックがありませんでした。今では、効率が大幅に向上し、承認者の数はわずか 2 人ではなく、最大 8 人になりました。つまり、購買チームは承認を得るために時間を浪費する必要がなくなったのです。」

Smartsheet の自動化されたワークフローにより、地理的に分散した Balt のスタッフ間の共同作業も改善されました。「Smartsheet は、世界中のプロセスを自動化できる素晴らしい共同作業ツールです。」と Ang 氏は言います。「さまざまなチームの従業員が、以前は電子メールやチャット アプリケーションで連携して作業する必要がありましたが、今では Smartsheet ソリューションで作業して簡単にタスクを完了できます。タスクが特定の日付までに完了していない場合は、アラートが自動的に送信されます。」

成長に対応する拡張性

Balt は現在グローバルに拡大しており、社内プロセスを迅速かつ革新的に改善する方法を探しています。同社は Smartsheet がこれらの計画をサポートできると確信しています。

「Smartsheet で構築するソリューションについては心配する必要がありません。1 人のユーザーから始めて、すぐに数百人のユーザーに成長する必要があっても、このソリューションは私たちに合わせて拡張し、一緒に成長できることを知っています。」と Ang 氏は言います。

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