American Roofing (アメリカン ルーフィング)、Smartsheet のドキュメント ビルダーで購買業務の迅速化とコスト削減を実現

American Roofing & Metal (アメリカン ルーフィング & メタル) は 100 年以上かけて、地元の小さな会社から地域の大規模な屋根工事会社に成長しました。規模が大きくなったために、紙に情報を記録したり、手作業で購買や計画などの業務プロセスを実施したりすることが難しくなりました。American Roofing (アメリカン ルーフィング) は、ドキュメント ビルダーや条件付きロジックを備えたフォーム ビルダーなど、Smartsheet の新しい機能を活用して、購買、採用、その他の管理業務を専門化および迅速化することで、時間とコストを削減しつつ、プロフェッショナルな環境作りを進めています。

「当社は約 3 年でおよそ 5 倍に成長しました。」と、American Roofing (アメリカン ルーフィング) のエグゼクティブ バイス プレジデント Rob Waite 氏は語ります。「当社は IT インフラストラクチャの拡張に本当に苦労しました。問題を解決するために、これ以上人材を投入することはできませんでした。人材ではなく、むしろプロセスに重大な問題があったのです。当社の必要を満たすには、自動化とコラボレーションのテクノロジーが必要でした。」

American Roofing (アメリカン ルーフィング) は、ルーイビル、レキシントン、シンシナティ、その周辺地域の居住施設、商業や産業の法人顧客にサービスを提供しています。Waite 氏は、屋根工事を建設工程の「高速度」部分だと表現しています。屋根工事は建築プロジェクトの最終工程であり、厳しい締め切りに間に合わせるために急かされることが多いためです。木曜日に契約が成立し、月曜日に作業を開始することもあります。そのため、建築材料の調達、作業員の割り当てとスケジュール調整、必要なすべての認証を取得済みかどうかの確認に割く時間はほとんどありません。そして何よりも、American Roofing (アメリカン ルーフィング) では業務プロセスを手作業で行っていたため、顧客のニーズに合わせて迅速に対応するのが困難でした。

「これまでは、みんな、チーム内で持っている情報とスプレッドシートに頼っていました。」と Waite 氏は説明します。「実際のところ、一か所で情報を確認できませんでしたし、そのような場所を作るのは管理上非常に困難でした。私たちは一元管理された場所に情報を保存する必要がありました。そうすればデバイス、場所、時間を問わず、簡単に情報を取り出すことができます。また、可能な限り自動化する必要もありました。」

Waite 氏が American Roofing (アメリカン ルーフィング) に Smartsheet を導入したのは、およそ 3 年前のことです。それ以降、リーダーの引き継ぎがしやすくなり、別の業務との連携も簡単にできるようになりました。同社には、ドキュメントの生成と重複データの入力という重要な課題があります。同氏は、この課題をプラットフォームの 2 つの新機能 (ドキュメント ビルダー、フォーム内の条件ロジック) で解決できることに気づきました。

ドキュメント ビルダーで購買業務を変革

American Roofing (アメリカン ルーフィング) のほとんどの顧客やベンダーは、監査と監視の要件を満たすために、印刷された発注書 (PO) を必要としています。PO を作成するために、Smartsheet のプロジェクト レコードのデータを編集可能な PDF テンプレートにコピーするという手間のかかる作業が必要でした。Waite 氏がデータ転送プロセスを自動化するソリューションを探していたとき、Smartsheet がドキュメント ビルダーのベータ版を発表しました。

「文書の作成は、多くのキーボード入力と校正を必要とする非常に面倒な作業でした。」と Waite 氏は語りつつ、次のように続けます。「ドキュメント ビルダーが登場したとき、私は初期のベータ版を使用して、24 時間以内にまったく新しい購買システムを構築しました。」

以前のプロセスでは、PO をベンダーにファックスで送り、電話で注文を確認して、納期を確定していました。それには数日かかることがありました。ドキュメント ビルダーを使うと、購買の承認後に管理者がボタンを 1 つクリックするだけで、受領確認用のリンクと納期を選ぶカレンダー ピッカーを含む PO が、自動的に電子メールでベンダーに送信されます。その回答は自動的に American Roofing (アメリカン ルーフィング) のシステムに返され、その仕事をする作業員のスケジューリングに必要な情報がプロジェクト チームに提供されます。

「発注書の約 4 分の 3 については、プロセス全体の処理が長くとも 1 時間以内で完了します。」と Waite 氏は言います。「発注書が承認されてからサプライヤーに送られ、サプライヤーが納期を設定し、プロジェクトの管理者が資材の到着日を確認するまでが 1 時間以内で完了するのです。ドキュメント作成のボタンをクリックするだけで、たった 1 人の担当者がこのすべてを行えます。これは大幅な時間の節約になります。作業者は管理上の書類仕事ではなく、付加価値のある作業に多くの時間を費やすことができるようになります。」

合理化されたプロセスは、会社のコスト削減にも役立ちます。現場ごとの注文に迅速に対応できるよう建築材料を備蓄しておくのではなく、メーカーに一括注文して価格を低く抑えることができます。

新規採用者の内定通知をすばやく作成

American Roofing (アメリカン ルーフィング) はドキュメント ビルダーを使用して、新規採用者の内定通知も作成しています。採用担当マネージャーが内定を伝える準備をして、ワンクリックすると、給与とその他の詳細情報が記載された個別の通知が作成されます。この通知は最終面接の最後にマネージャーと志願者が署名できるようになっています。これにより、すぐに薬物検査、身元調査、OSHA トレーニングといった本採用前のプロセスをそれぞれが開始できます。

「これには志願者たちは驚いているようです。」と Waite 氏は話します。「志願者たちは他の場所でも面接を受けたことがあると思いますが、このような方法は初めてのようです。また、採用から入社までの期間を短縮することもできます。いつでも時間の削減は大変助かります。それは最初の内定通知から始まります。」

Waite 氏と同僚は、商業入札、プロジェクト申請、変更指示など、書類が必要なプロセスでドキュメント ビルダーの使用を計画しています。American Roofing (アメリカン ルーフィング) は、ピッチと建設プロセスの主要部分を自動化することで、コストに影響を与えかねない状況やドキュメント変更に迅速に対応し、最終請求書の送付時に予期せぬ事態が発生しないようにしています。また、Waite 氏によると、同社のプラットフォームは監査人に承認されており、統合されたドキュメント承認プロセスによってデータが保護されます。同社の人事専門家は、Smartsheet によって生成されたドキュメントを仕上げるために、費用のかかる人事情報システム (HRIS) に投資する必要はないと言います。

フォームでデータの入力エラーをなくし、重複を削除

屋根施工のチームは現場でプロジェクト情報を更新する必要があるため、Waite 氏は、チームがモバイル デバイスで情報を簡単に取得できるように、Smartsheet 内にフォームを作成しました。最初に作成したフォームは、ありとあらゆるプロジェクト情報が詰め込まれている長いものでした。その後 Smartsheet がフォームの条件付きロジックを発表したため、Waite 氏は、作業の迅速化とエラー抑制のためにデータ入力を簡素化できました。

「従来のスプレッドシートは横方向に広がります。」と Waite 氏は言います。「でも、数百人の従業員がスマートフォンで作業するときに、横方向と縦方向ではフォームを確認するスピードに大きな差が生じます。Smartsheet が条件付きロジックを発表したのは、私が大きく複雑なフォームに代わるものを探し始めたときでした。フォームには最低限のものしか表示されませんが、特定の条件を満たすデータを入力すると、追加のセルが表示されます。これにより、うっかりミスがなくなるため、正確なデータを入力できます。」

ダッシュボードとレポートを使って可視性とプロ意識を向上

フォームで簡単に重要なデータを入力できることに加えて、Smartsheet のダッシュボードでは関係者に合わせてレポートをカスタマイズできます。Waite 氏はプロジェクトの状況を上級経営陣に明確に伝え、潜在的な問題があれば早期に警告できます。そのため、作業スケジュールを狂わせたりコスト超過を招いたりする前に問題に対処できます。

また、事務職員向けにカスタマイズしたタスク ダッシュボードを作成しました。このダッシュボードでは 1 日の論理的なワークフローが作成されるため、事務職員はタスクを優先順位付けして、最も重要なタスクに集中しやすくなります。管理者が最も重要なプロジェクトを確認するときに、各作業が会社全体にどのような影響を与えるかを明確に把握できます。このプロセスでは、1 日のうちで誰が効率よく最大限の力を発揮できるかという、スタッフ間の健全な競争を生み出すことさえできます。

Waite 氏は、同社最大のゼネコンのために、生産率、画像、その他の重要な情報を記載した仕事の進捗レポートを毎週作成し、すべての関係者に知らせています。そうすることで、顧客が重要なプロジェクトを常に把握できるだけでなく、American Roofing & Metal (アメリカン ルーフィング) のプロフェッショナルで洗練された印象をさらに高めることができています。

「屋根施工は工程の最後に行われるため、できる限りプロフェッショナルな仕事をするための時間を確保するのは簡単ではありません。」と Waite 氏は述べます。「Smartsheet を使用すると、顧客のニーズ、特に事務処理に迅速に対応できるだけでなく、顧客に提供できる品質も向上しています。これには本当に大きな影響があり、特にサプライヤーに大きな影響を及ぼしています。サプライヤーは、今まで考えていたよりもはるかに優れた戦略と分析力を当社が持っていることに気づくようになりました。」

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