Alpine Pacific Capital (アルパイン パシフィック キャピタル) が Smartsheet でパイプラインに投入する取引を増やす

オレンジ カウンティとシアトルにオフィスを構える Alpine Pacific Capital (アルパイン パシフィック キャピタル) は、急成長を遂げている未公開株式投資会社です。同社は、取引フローと投資管理を成功させるためには、効率と協調関係こそが重要であると理解しています。

Alpine Pacific Capital (アルパイン パシフィック キャピタル) の共同創設者である Todd Marker 氏は、未公開株式投資において 10 年以上のキャリアを積んでおり、数々のテクノロジー ソリューションが生まれては消えてゆくのを目の当たりにしてきました。取引の調整や企業のデュー デリジェンスのため、これまでに Salesforce、OneNote、および Microsoft Access といったソフトウェアを試してきましたが、彼はどれも複雑か、使いづらいか、または効果の発揮に必要な機能が不足していると感じていました。

「一番の弱点を差し置いて、それ以上に強くなることはできません。つまり、学習やメンテナンスをする上で難し過ぎる部分があると途中で挫折してしまい、結局、取引フローやデュー デリジェンスの管理はすべてスプレッドシートに戻ってしまいます。」と、Marker 氏は語ります。「共同作業が可能なものや、出回っている複数のバージョンのスプレッドシートに効率的に対応できるものはなかったのです。」

そして 2011 年にパートナーと Alpine Pacific Capital (アルパイン パシフィック キャピタル) を立ち上げる際、Marker 氏は同じ過ちを犯すことはできないと考えていました。そのため、2 つの拠点が 1 つのオフィスに感じられるようなツールの採用が最重要課題でした。リソースの乏しい小規模企業として、取引パイプライン、デュー デリジェンス、投資先企業の管理、および予算管理を含む複数の機能の管理をサポートする、柔軟なテクノロジー ソリューションを必要としていたのです。

ひとつのツールがすべてを満たす

Smartsheet を見つけたとき、Marker 氏とパートナーは自分たちが探し求めていた業務管理サポート ツールが見つかったと確信しました。「私たちの決断は早かったです。」と、Marker 氏は言います。「スプレッドシート型インターフェイスの親しみやすさとリアルタイムな情報更新を組み合わせたこのシステムは、取引パイプラインの管理やデュー デリジェンスの実施、それに投資先企業とのやり取りに最適でした。」

そして、あらゆる社内業務全般に Smartsheet をどのように活用できるかを確認した上で、契約が締結されました。「業務管理面、つまりオペレーション部分と、ビジネス面、つまり経営陣と協力し投資家に対する価値の構築の両方に Smartsheet を活用しています。」

パイプラインを合理化

Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) では、潜在的な投資が導入された瞬間から取引完了までの取引の流れを Smartsheet 上で管理しています。これには、市場、法務、および財務といった各方面でのデュー デリジェンスを含み、契約文書の作成で終了します。チームは Smartsheet 上に検討中の企業ごとのワークスペースを個別に作成し、すべてを整理しています。

取引フローを管理

Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) のチーム メンバーたちは赤黄緑のライトを活用し、ある企業が社内の投資要件を満たし、次の段階に進む準備が整ったことを一目で理解できるように表示しています。

さらに、クラウドを使った共同作業とファイル共有により、潜在的な投資先企業のデュー デリジェンス シートの準備が完了しやすくなりました。企業側にデュー デリジェンス シートへのアクセス権を与えると、企業は必要な書類をすべて揃えてリアルタイムに Smartsheet 上にアップロードし、チェックボックスを使って完了した書類を示すことができます。Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) のケースでは、シートの更新時にリアルタイムで変更を確認できる点が非常に役立っています。  

必要なタスクについての説明を要するその他の関連情報は、ディスカッションに詳細を記入しています。

また、Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) では、パイプラインとチェックリストをテンプレートとして保存しています。つまり、新たな潜在的な企業と関係を築く際には、わざわざ最初から始める必要はなく、テンプレートを開いて始められます。そのため、ツール設定時間を短縮し、顧客と関わる時間をさらに確保できるのです。

「Smartsheet を紹介した経営陣は皆、すぐに気に入ってしまいます。」と、Marker 氏は語っています。「使いやすく感覚的に操作できますし、言うまでもなく、ファイルの共有やメールよりもずっと整理されている上、作業の進行に役立ちます。」

社内業務が円滑に

Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) では、検討中企業のためのシートやワークスペースのほかに社内ワークスペースを設け、あらゆる業務を管理するようにしました。たとえば同社では、Smartsheet 上で年間予算の計画や必要に応じた再計画、および出費の綿密な監視を行っています。  

また、Smartsheet を活用して出資者向けのデータベースを作成して連絡先情報を整理し、いつでも、どのデバイスからもアクセス可能にしました。

さらに Smartsheet は、法務用テンプレートから顧客インタビューの質問、90 日計画まで、すべてを含む「ツールボックス」を備えた重要な書類とリソースの保管場所になっています。

「社内はこれまでになく整理され、自分たちの長年の経験を活用できるようになっています。一言で言えば、より能率的になったのです。」と、Marker 氏は語ります。

アカウンタビリティが成功に導く

Alpine Pacific (アルパイン パシフィック) の投資先企業も恩恵を受けています。「企業への投資を開始すると、私たちはその企業にも Smartsheet を使って一部の部門の業務管理をするように勧めています。なぜかというと、こういったシートを私たちにも共有していただくのですが、リアルタイムのアカウンタビリティのシステムを導入すると、文化的なシフトが起こる点が興味深いのです。」と、Marker 氏は説明します。