Allies for Community Business (アーライズ フォー コミュニティ ビジネス) は Smartsheet を利用して、中小企業の資金調達要求の 10 倍に対応

Allies for Community Business (アーライズ フォー コミュニティ ビジネス) (A4CB) はイリノイ州とインディアナ州の中小企業を資金、コーチング、共同作業のサービスと結びつけることによりサポートしています。ここには助成金、貸付資金、個人およびグループのコーチング、ライセンス付与および調達のサービスが含まれます。Smartsheet は、A4CB がセキュリティとデータの整合性を保証しながら最初の申請から資金支払いまでのプロセスを管理するプラットフォームで、これによって資金調達のレベルはわずか 1 年で 10 倍に成長しました。

「私達の考え方は、中小企業を強化すれば、コミュニティを強化することになるというものです。」と、Allies for Community Business (アーライズ フォー コミュニティ ビジネス) の CEO である Brad McConnell 氏は言います。「2019 年には約 1,300 社の中小企業にサービスを提供し、2020 年には 3 万 7,000 社以上の中小企業を支援しました。そのほとんどは、Smartsheet によって支えられてきました。」

McConnell 氏のチームは、黒人、ヒスパニック、女性、低所得層、その他の伝統的に十分なサービスを受けていない起業家にサポートと支援を提供しています。A4CB はさまざまな公共および民間の資金提供パートナーと連携して、できるだけ多くの助成金や、銀行が通常は融資しない少額のビジネスローンを、柔軟な支払い条件で提供しています。

これらの取り組みを支援するために、組織ではテクノロジーの導入を慎重に行います。McConnell 氏によると、A4CB では Smartsheet の採用前はスタンドアロンのスプレッドシート、プロジェクト管理プラットフォーム、メールや紙などのリソースを組み合わせて使用していました。彼はこれらの非接続型のツールを使用して 1 つの資金提供プログラムを運用する必要があったため、データの整合性の保護と効率の向上を図りながら、最初から最後までプロセスを統合できる 1 つのプラットフォームを探すことになりました。

「この仕事に就く前、私はシカゴの視聴者のプロジェクトに携わっていました。そこでは大量の文書の監査を体系化するためのツールとして Smartsheet を使用していました。」と、McConnell 氏は言います。

「それとは別に、戦略および運営ディレクターの Isabel Velez Diez 氏は、いくつかのプラットフォームを試して、Smartsheet が私たちのニーズに適合することを確認しました。彼女は組織に働きかけて、顧客向けのプログラム管理と必須の内部管理の両方を 1 つのプラットフォーム、つまり Smartsheet に集約するようにしました。」

プログラム設計から資金提供までの完全なソリューション

A4CB は Smartsheet を使用して、資金提供パートナーとの提携の初期段階から企業への資金提供まで、ビジネス資金提供プロセスを構造化しています。市の政策局や民間助成期間などの組織との共同作業の後、McConnell 氏と同僚は企業がプログラムへの申請に使用できる Smartsheet フォームを作成します。

オンライン申請のデータは自動的にシートに入力されます。このシートを使って、プログラム管理者はフィルタリングと並べ替えを行い、適格者、不適格者、決定のために追加の文書が必要な人を確認することができます。

A4CB では Smartsheet のダッシュボードを使用して、資金提供パートナーやプログラムに係わるその他の利害関係者と情報を共有します。申請時に通知する銀行の情報は安全に保存され、資金提供を受ける企業の口座への振り込みのために使用されます。

「1 つの例として、私たちは Smartsheet の運用シートに基づいてシカゴ ホスピタリティ助成金というダッシュボードを作成しました。」と、McConnell 氏は言います。「私たちは適格性の評価のための継続的な進捗をシカゴ市の政策スタッフと共有することができます。」

「最も重要なことですが、私たちは市が規定した主な優先順位の中で 1,000 万ドルの分配を共有することができ、黒人とヒスパニックが所有する企業を支援し、女性が所有する企業を支援し、低所得の人口調査標準地域の企業を支援しました。私たちはデータの表示をリアル タイムで更新することができ、それをパートナーに提示していたため、パートナーは私たちが誰のために、なぜ、どの順序で仕事しているかについて市長やマスコミに報告する必要がありました。

2020 年には新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより経済的な大変動が発生し、操業停止や支援喪失から企業を援助するための救済プログラムの開発が促進されたため、そのデータの報告はそれまでになく重要になっていました。2019 年に A4CB はローンと助成金に 380 万ドルを提供し、2020 年にはその数字は 3 億 9,600 万ドルに膨らみ、緊急サポートだけで 15 のプログラムが長年にわたる中小企業のリソースに追加されました。

リスクを低減するプラットフォーム

銀行の情報を保護する能力は、A4CB がプログラム管理に不可欠だと考える Smartsheet のセキュリティ機能の一例です。Smartsheet はテクノロジー プロトコルを越えて、A4CB の仕事の全範囲にわたってリスクを緩和します。McConnell 氏によると、組織はデータのバージョン コントロールを統合し、バックアップし、管理するためにプラットフォームのセキュリティ文書とその構造を見直したということです。

「セキュリティはその一部ですが、データの整合性もそれ以上とは言わなくても、同様に重要です。」と、McConnell 氏は言います。「私たちが資金の分配のために収集し、評価し、使用しているデータを効率的に管理していない場合、私たちにとってもパートナーにとっても、州内、市内、その他を含めて、許容できない財政、信託の重大なリスクが発生します。誰かが誤ってスプレッドシートを削除してしまうような状況、保存したこのデータがすべて失われてしまう状況を起こすわけにはいきませんでした。そのような状況は私たちが働いている環境では容認できません。」

データの整合性と効率性を保証することにより、Smartsheet で達成できるのは、時間を節約し、これらのプログラムの管理の手間を省く以上のことです。Smartsheet はそもそも A4CB がそれらを提供できる能力にとって不可欠です。

「私の考えでは、それはスライド制というよりは、二者択一です。」と、McConnell 氏は言います。「このような非常に複雑でプレッシャーが強く可視性の高いプログラムを管理できるツール セットがなければ、プログラムを実施できていなかったでしょうし、自信を持って引き受けることはできなかったでしょう。対処できるとは思いませんでした。そうでなければ容認できない組織的なリスクを避ける必要があったでしょう。」

A4CB では Smartsheet を使用して内部プロセスも管理しています。単純でありながら貴重な 1 つのソリューションにより、イニシアチブに対するチームの進捗状況を追跡しています。McConnell 氏は、リーダーシップ チームのメンバーが作業のステータスを更新するために使用するドロップダウン付きのフォームを作成しました。

データがシートに入力され、McConnell 氏は予定通りに進んでいるもの、前倒しで進んでいるもの、遅れる危険があるものを簡単に確認することができます。そのため、最も必要とされる作業時間やリソースを特定し、その後の更新に基づいて容易に再割り当てを行えます。

パートナーがさらに詳しい情報を求めたくなるダッシュボード

A4CB のプログラムを支えているパートナーは、企業が資金提供を受ける方法について常に最新情報を得られるようこの組織を頼りにしています。特に、プログラムの実施が、対象となる人口統計的グループ、近隣住民、産業、その他の優先事項へのサービス提供という目標とどう関連するかを重視しています。Smartsheet のダッシュボードを使用することで、McConnell 氏と同僚たちは実施する作業についての詳しい情報を容易に提供できます。

「自動入力で表示されるダッシュボードは、パートナーとのコミュニケーションを効果的に行う上で大きな効果がありました。」と、McConnell 氏は言います。「これらの緊急プログラムに係わっている非常に多くの関係者は、私たちが提供するために膨大な時間を費やしているリアルタイムのデータを求めています。議員に毎日報告している公共団体のパートナーに対して、私たちはリンクを示して、「デスクトップにショートカットを貼り付けて、必要なときにクリックしてください。」と言いました。「それは彼らの人生を変えました。」

McConnell 氏によると、ダッシュボードによる報告は大成功で、パートナーはさらに詳しい情報を求めています。プログラムの機密要件のために、A4CB では彼らの要求に応えて内部の詳細データを示すことはできませんが、資金提供者がコミュニティのニーズをさらに満たすのに役立つような情報を効果的に提示する方法を検討しています。

「ダッシュボードを公開していて、そのような可視化されたサマリー データを簡単に提示できるため (驚くまでもなく)、誰もがさらに詳しい情報を求めるようになりました。」と、McConnell 氏は言います。

「このことは、視覚的に構成されたリアルタイムのデータと、それをサポートするための内部のデータを共有する機会が求められていることの証拠となりました。私たちは、さらにきめ細かいデータを今以上にリアル タイムでパートナーに提示する方法について慎重に検討してきました。しかし、これはパートナーの期待をはるかに超えることであるため、検討すべき妥当な問題です。

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