SBペイメントサービスは Smartsheet で仕事を組織化し、新しい決済サービスを実現

SBペイメントサービス株式会社は、日本企業の収益とリーチの拡大に役立つ革新的な決済ソリューションを提供しています。国際的なソフトバンクグループの一員である同社は、インターネット、特に電子商取引とオンライン ショップ向けの金融商品を開発しています。さらに実店舗向けの決済サービスを提供し、顧客がクレジット カード、近距離無線通信 (NFC)、QR コードなどの最新の支払方法を利用できるようにしています。同社は毎月、4,054 万件の販売と 11,483 万件のオンライン取引を処理しています。(2022年9月実績)

消費者側から見たデジタル決済は、携帯電話を端末に 1 回タッチすればいいだけの簡単な機能です。しかしこれらの取引を実現するプロセスは極めて複雑です。「当社のチームは、わかりやすく使いやすい決済サービスとして、絶えず新しい決済を商業主様に提供しなければなりません。」とSBペイメントサービス株式会社、企画推進本部、ネットビジネス推進部サービス推進課課長の真部氏は述べています。

真部氏のチームは当初、さまざまなプロジェクト管理ツールを試していました。「当社は Excel やその他のプラットフォームを使用して、顧客全体にわたるプロジェクトを管理していました。」と真部氏は切り出しました。「しかし従来のツールでは最新情報の維持に多くの工数が割かれていました。」

「絶え間なく進化する決済サービス分野では、クライアントのニーズは多岐にわたります。」と真部氏は言います。「例えば、世界的な電子商取引企業が当社のキャリア決済システムをそのサイトに導入したいと考えているとします。そのためには多くの作業が発生しますが、特に必要なのは、エンド ユーザー体験を検討すること、課金および請求の処理方法を決定すること、トラフィックの急増を十分に受け入れ可能にする堅牢なインフラストラクチャを確保することです。当社のチームは、ワークフロー全体を通して多くのことを検討する必要があります。」

複雑なタスク処理を簡素化

「私たちはお客様の要望に応じて、新しいプラットフォームとサービスを迅速に導入する必要があります。そのためには、プロジェクトを軌道に乗せるための効果的なプロジェクト管理ツールが必要でした。」SBペイメントサービスは理想的なツールを探していました。そして 2019 年、真部氏が Smartsheet を見つけました。同氏は、Smartsheet をまず自分のプライベート アカウントで試してから、ステークホルダーに売り込み、その賛同を得ようと決めました。Smartsheet のメリットを理解した SBペイメントサービスの経営陣は、Smartsheet の導入に同意しました。

真部氏が率いるチームは現在 Smartsheet を使用して、プロジェクトの締め切りと予定を視覚化し、現在進行中の変更を把握しています。特にガントチャート機能は便利で、タスク名、期間、依存関係を一度に表示し、また、わかりやすいように色分けもできます。

SBペイメントサービスのチームは、ガント チャートを使用することで、何が起きているかを常に把握できます。「チームは限られた時間の中で、複数のプロジェクトに対応し、それを完遂しなければなりません。

そのために重要なのが、情報を効果的に共有してチームの動きを調整できる機能です。」と真部氏は述べています。マネージャーは、時間追跡機能を使用して、チームが所定のタスクに費やした時間を確認することもできます。

プロジェクトメンバーは、多くの関連タスクを手動で更新しなくても、簡単に変更を加えることができるようになりました。「プロジェクト内のすべてのタスクはプラットフォーム上で相互に連携しています。そのため 1 つのタスクが更新されると、残りのタスクも自動的に更新されます。」と真部氏は言います。「Smartsheet はすべてのチャートを定期的に更新するため、チームメンバーはどんな視覚化方法を使用していても、常に最新情報を把握し、足並みをそろえることができます。」

SBペイメントサービスは Smartsheet に切り替えることで、作業工程における説明責任を強化することができました。ユーザーの更新情報とログイン情報はすべて履歴に保存されるため、マネージャーは、プロジェクトに関する情報 (関連するアクティビティ、作業期間、参加者などの詳細情報) を一目で確認できます。

「当社のプロジェクトには多くの人が関与しています。そのためセキュリティと監査の観点から、特定の情報を編集、表示した人を把握することは非常に重要です。」と真部氏は言います。「Smartsheet は、編集、表示、送信の履歴をすべて保持し、企業のプロジェクト管理に必要な高レベルのセキュリティを確保します。」

高い価値をもたらす仕事に集中する

SBペイメントサービスは、Smartsheet のテンプレートと自動化を使用することで、手作業を減らし、従業員の効率アップを図っています。「Smartsheet は、時間が掛かり面倒で骨の折れる作業からチームを解放してくれました。」と真部氏は話します。SBペイメントサービスのスタッフは、手動でのデータ入力から解放され、もっと重要な作業に能力を活かすことができるようになりました。「タスクの更新が簡易化されたことで、チーム メンバーは進行状況の入力や情報の共有をいっそう手軽に行うことができるようになりました。」と真部氏は付け加えました。 

Smartsheet の導入以降、グループ内のプロジェクト タイプの構造化も進みました。「Smartsheet でプロジェクト管理を標準化すると、既存のプロジェクト構造をテンプレートとして使用し、新しいプロジェクトを作成できることもあります。」と真部氏は言います。「既存の機能を最大限に活用する方法を探りながら、引き続きより高度なプロジェクト管理に向けた取り組みを行います。」