InterContinental Hotels Group (インターコンチネンタル ホテルズ グループ) によるグローバルなプログラムの管理方法

InterContinental Hotels Group (インターコンチネンタル ホテルズ グループ) (IHG) の Monica Harper 氏は 2014 年に初めて Smartsheet を使い始めましたが、それは同氏にとって大きな業績目標の 1 つでした。「VP から、Smartsheet を手に入れて使いこなせるようになったら教えてほしいと頼まれました。」と同氏は振り返ります。話を 2018 年に進めると、Smartsheet はもう Harper 氏の仕事の範疇からは外れていますが、相変わらず高性能な業務運用プラットフォームに頼って仕事をしており、同僚が使いこなせるよう教えています。同氏は「ボランティア活動のようなものです。Smartsheet が自分にとっていかに役立っているかを説明すると、その人にとってどう役立つのか知ろうとするからです。」と説明します。

Smartsheet を広めようと熱心に活動している Harper 氏は、自身の経験と知識を皆に知ってもらうために、チーム向けまた個人向けのトレーニング セッションを開催したり、同氏の部門の内外を問わない緊急のニーズに応じたシートを作成したりしています。「今週だけでもマンツーマンのセッションを 2 回開きました。」と同氏は語ります。InterContinental (インターコンチネンタル)、Regent (リージェント)、Kimpton (キンプトン)、Crowne Plaza (クラウンプラザ)、Holiday Inn (ホリデイ・イン) などの世界中の大手ホテル ブランドを運営する IHG 全体で見ると、同氏のトレーニングに参加した人の数は 100 人以上です。

現在ホスピタリティ企業のロイヤルティ部門でアソシエイト ブランド マネージャーの任に就いている Harper 氏は、依然として Smartsheet への愛着を強く持っています。「このツールを使って、今でも人と共同で作業し続けています。この製品がとても気に入っていて、さまざまなことに応用できるソリューションだからです。」

Harper 氏は、組織的なスキルも高いことで知られ、最近は Smartsheet を使用して、新入社員の育成や組織的なノウハウの維持のためのチーム ポータルを開発しています。「皆が知り合いになり、つながりを持ち、何事かを成し遂げることができるように、電話番号、好きなもの、T シャツのサイズ、カレンダー、緊急連絡先など、あらゆる情報を基本的に記録できる Smartsheet を作成しました。」と同氏は説明します。12 人から 60 人に急激に人が増えたチームにとって、「それ 1 つだけで何でもやってくれる」存在としています。

最近、IHG で全社を挙げての改革が実施されました。他の組織にも Harper 氏のチーム シートの話が広まっており、同氏は同様の変革を実施しようとしているグループをサポートするためのシートを 4 つ作成しました。「たくさんの仕事を Smartsheet で文書化しています。」と Harper 氏は語ります。同氏が受け持っているシートは 305 に及びます。「ある日、あるプロセスのスタッフを Smartsheet に移行しましたが、そのすべてが 1 つのシートに記録されます。」

Harper 氏は、Smartsheet を使用して、世界中のホテルの認定状況を追跡するプログラムを統一化するという大きな課題に対処することができました。世界の大手企業は既存のクラウド ストレージ サービス以外には目もくれませんが、Harper 氏はそのような固定観念を払拭するために、どのようにして Smartsheet でさまざまな書類、やり取り、変更履歴をすべて追跡するのかについて説明します。「さまざまなレポートやダッシュボードを見せた結果、Smartsheet に移行することになりました。」と同氏は語ります。「その会社は今もこの追跡ツールを使っています。」

Harper 氏は Smartsheet のトレーニングでも同様の成果を挙げています。「実際に Smartsheet を使っていろいろとクリックし始めると、Smartsheet がとても使いやすく、直感的に操作できることをわかってもらえます。」と同氏は語ります。「このソリューションを無理強いする気はありません。ソリューションを紹介して、『こんなことができます。』と説明するだけです。柔軟性が非常に高い上に、追跡機能、カレンダー、ガント チャート、スイム レーン、最新ビューなどのさまざまな機能に備えています。」

IHG 全体にわたって効率、透明性、スピード、共同作業、コミュニケーション、生産性を高めてきた Smartsheet プロジェクトをいくつか紹介する他、Harper 氏が住宅改善プロジェクト、税、キャリアアップなどの追跡といった仕事以外の例についても触れます。一言でまとめると、Harper 氏にとって Smartsheet は、「仕事でもプライベートでも、いろいろな用途で使えるもの。」ということなのです。「Smartsheet には、私が必要としているもの、私のチームが必要としているものがすべて揃っています。」