Columbia Basin Health Association (コロンビア ベイスン ヘルス協会) は、ワークフローを効率化して患者へより良いサービスを提供しています

Columbia Basin Health Association (CBHA) は、ワシントン州中央部に最先端の各種専門クリニックを 3 か所設け、4 万人以上の患者に包括的な外来サービスを提供しています。「農村コミュニティでは、どこにいても簡単にアクセスできる医療施設が 1 つあることが重要です。」と CBHA オペレーション アナリストの Coutney Martinez 氏は説明します。

変革を組織化する

最近まで同協会は、Microsoft Excel、Visio、Outlook などのツールを使用して、タスクとプロセスを手作業で調整していました。この状況が変わったのは、2018 年に CBHA が最初の Smartsheet ライセンスを購入し、ビジネス全体のワークフローを自動化して、部門をまたぐプロジェクト作業を合理化したときでした。

この新しいクラウドベースのプラットフォームの導入にたいして賛同を得ることは、当初は困難でした。「皆、ハード ドライブに保存してアクセスができない、実体のないクラウド資産を持つことに慣れていませんでした。」と Martinez 氏は言います。そこで、彼女のチームは小規模から始めて、Smartsheet を使用してマーケティング リクエスト フォームを作成し、どのように自動化によって問題を解決するか、実演を行いました。 

「最終的に従業員は Smartsheet を使い始め、大きな変化に気づきました。会議時間が短縮され、自宅から仕事ができ、別の州の人と共同作業を行い、電子メールを何度もやり取りすることなくその場で文書の更新を行えるようになり、Smartsheet のおかげで有意義な業務に集中できるようになったと言っています。」と彼女は言います。

従業員の健康に関する情報を常に把握

COVID-19 のパンデミック中、人事部のスペシャリストは 450 人の医療従業員全員のワクチン接種状況を Smartsheet で簡単に監視することができました。「規制要件を満たすには、450 人の医療従事者全員が州のワクチン ガイドラインに従っていることを証明する必要があり、Smartsheet のおかげでそのタスクが簡単になりました。」と CBHA トレーニング・開発・コンプライアンス ディレクターの Rebecca Wolfs 氏は説明します。 

CBHA は同じパターンを使用して、Smartsheet で病欠管理も自動化しました。「従業員から電話があると、人事チームのメンバーがその記録内容をフォームに入力し、事前に定義されたテンプレートに必要な情報を入力します。その後、スーパーバイザーに自動的に通知されます。」と Wolfs 氏は説明します。

反復的な人事業務を軽減

人事部によるオンボーディング プロセスも、Smartsheet を使用することで大幅に短縮されています。「新しい人が入社すると、Smartsheet がさまざまなシステム管理者全員に自動通知を送信し、新入職員が初日に必要となるログインを設定することができます。」と Wolfs 氏は言います。「さらに、文書への署名の有無、身元調査の進捗、確定した開始日など、新入社員の採用ステータスを、マネージャーが簡単に確認できるオンボーディング トラッカーも作成しました。」

Smartsheet の柔軟性を活用することで、人事チームはプロセスを改善するための新しいワークフローを絶えず追加しています。「たとえば、私達のイントラネット サイトには、いくつか例をあげると、マーケティング リクエスト フォーム、CE 払い戻しフォーム、ボランティアの登録など、さまざまな Smartsheet フォームへのリンクがあります。リンクをクリックして Smartsheet のフォームに入力するだけでいいので、とても簡単です。」と Wolfs 氏は言います。 

監査用記録の追跡と保存

Smartsheet を使用することで、CBHA は連邦および州の規制に確実に準拠した業務ができるようになりました。「連邦政府から補助金を得るには毎年監査が必要です。19 の法令と 50 ページのマニュアルを遵守しなければならないので、非常に大規模な監査です。」と Wolfs 氏は説明します。 

彼女のチームは直近の監査で Smartsheet を使用し、正確で完全な文書化を実現しました。

「必要な文書を Smartsheet から抜き出し、監査人に文書を取得できるリンクを提供するだけでした。とてもシンプルで効果的でした。」と彼女は言います。「現在、Smartsheet の校正機能を試しており、次の監査に向けて文書を過去の監査のものと照合し、まだ適用できる項目を確認しています。監査の準備を完了する期間が大幅に短縮されました。」

チーム間のデータを単一のビューで収集

CBHA では、Smartsheet を使用してレポート作成も合理化しています。以前は、従業員がレポートを Word 文書に入力して上司に電子メールで送信していましたが、そうすると CEO は大変な数のページを閲覧することになります。「レポートをより有意義なものにするために、提出された文書から重要な情報を抽出して 1 つのシートにまとめています。また、リマインダー、グラフ、ダッシュボードを使ってアウトプットも自動化しています。」と Martinez 氏は説明します。また、
WorkApps で誰もがスマートフォンで必要なレポートにすばやく簡単にアクセスできるようになりました。「最近、あるマネージャーから、WorkApps を使用することで仕事の状況を把握しやすくなったと感謝されました。彼女はモバイル アプリでいつでもチームの場所を把握でき、自動リマインダーのおかげで月次レポートを忘れずに提出できるようになりました。」

成長するための時間と空間を作る

CBHA にとって Smartsheet に移行することで得られた非常に重要な利点の一つが、時間の節約です。「時間の損失は全員に影響を与えますが、Smartsheet でタスクが非常に楽になるため、時間を節約できます。」と Martinez 氏は説明します。 

自動化のおかげで、人事チームは月に 10 ～ 20 時間を節約でき、より価値のある対人タスクに費やすことができるようになりました。たとえば、CBHA の従業員に関するデータを提供する監督者スコアカードを更新する時間を節約できました。「人事部のディレクターが、離職、休日、欠勤などに関するデータを引き出し、検証して計算し、すべての上司に送信するのに、1 週間かかることもありました。」と Wolfs 氏は言います。「Smartsheet を使用してこれらの活動のほとんどを自動化することで、1 週間かかったプロセスを 3 ～ 4 時間に短縮しました。」

このような成果が励みとなり、CBHA は Smartsheet を使って成長する新たな方法を模索しています。「従業員は約 450 人で、3 か所で年間約 4 万人の患者にサービスを提供しています。そのため、私たちは常に成長しており、Smartsheet を活用する方法を見つけ続けています。」と Wolfs 氏は言います。「Smartsheet がなければどうしたらいいのか、今では想像もできません。」