ADP のチームは Smartsheet でイノベーションを推進

Automatic Data Processing, Inc. (オートマチック データ プロセッシング インク、ADP)は、人事管理、給与管理、人材管理、勤怠管理、税務管理、福利厚生管理を統合したクラウドベースの人的資本管理ソリューションのグローバル プロバイダーです。 

社内ユーザーや顧客に可能な限り最高のエクスペリエンスを届けるという戦略的目標を掲げる ADP は、Smartsheet を活用して数百件にも及ぶプロジェクトを管理し、各プロジェクトの状況の詳細を可視化してマネージャーや幹部に提示しています。「弊社はお客様を重視しています。お客様に最高のソリューションを提供できるよう、チーム メンバーが適切なツールを確実に使えるようにしておきたいと考えています」と、ADP のビジネス オペレーション担当シニア マネージャーの Alex Berman 氏は言います。 

「社員の取り組みを効率化し、社員が時間とリソースを最大限に活用できるように常に努めています。それにより、お客様により良いサービスを提供できるからです。Smartsheet はその目標の達成を支援してくれています」。ADP は、共同作業の推進にも Smartsheet を活用しています。「弊社はさまざまな役割が混在する複雑な組織です」と ADP のグローバル コマーシャル オペレーション担当バイス プレジデントの Anabela Sarti 氏は言います。「弊社の成功は、個別のチームで達成されるわけではなく、組織一丸となって果たされるものです。そのため、共同作業は私たちの成功にとって不可欠な要素です」。 

Smartsheet が部署の垣根を越えて導入されるまで、ADP の国内アカウント サービス チーム、セールス チーム、マーケティング チームでは、プロジェクト追跡に電子メール、スプレッドシート形式のソフトウェア、各種プロジェクト管理ツールを組み合わせて使用していました。「このため、全社規模の共同作業には不向きな環境になってしまっていました」と Berman 氏は言います。同様に、ADP のコマーシャル オペレーション チームでは、プロジェクトや主要なマイルストーンの情報共有にさまざまなプロジェクト管理ツールやメッセージ ツールを使用していました。「お客様のイベント管理もあれば、新しいツールの導入、新製品の市場投入など、業務は多岐に渡っていました。すべて内容が違いますし、支援体制も違います。このため、チームの業務は複雑になります」と Sarti 氏は言います。「信頼できる唯一の情報源に一元化し、各プロジェクトのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるソリューションの必要性が非常に高まっていました」。 

Smartsheet で数百件に及ぶプロジェクトを追跡

さまざまなプロジェクト管理プラットフォームを検討した結果、ADP のプロジェクト管理チームは Smartsheet の採用を決定しました。「Smartsheet のおかげで、必要なカスタマイズを加えながら必要なことを十分な速さで実現できました」と Sarti 氏は言います。「Smartsheet は万能なソリューションではありません。ただし、あらゆるニーズに合わせて構築することができます」。

ADP の国内アカウント チームとグローバル コマーシャル オペレーション チームのプロジェクト マネージャーは、数百件に及ぶプロジェクトの追跡を日常的に行っており、その作業に Smartsheet Control Center のテンプレートを使用しています。各プロジェクトのスケジュール、期限、プロジェクト所有者など、リアルタイムの情報を表示することができます。「プロジェクトが開始されると、プロジェクト マネージャーは一連のシート、レポート、ダッシュボードが含まれているツールキットへのアクセスを付与されます。これらのツールを使って、プロジェクトに合わせてエクスペリエンスをカスタマイズできます」と Sarti 氏は言います。国内アカウント チームは、Control Center と Microsoft Power Automate for Smartsheet を使って、Smartsheet と他のアプリ間の自動化されたワークフローを作成します。「どのプロジェクトでも Control Center を使用しています」と Berman 氏は言います。「進行中のプロジェクトは 200 件以上あり、そのそれぞれにツールキットが用意されています。Power Automate を使用すると、Smartsheet 内のエクスペリエンスを所属するチームに合わせて自動的にカスタマイズできます」。ADP では Smartsheet のワークフロー自動化を使用してアラートを自動的にトリガーし、プロジェクト マネージャーにマイルストーンを通知し、各プロジェクトの最新のステータスを示しています。

さらに、ADP は Smartsheet を使用して、プロジェクト ダッシュボードとレポートを社内ユーザーや経営陣に公開しています。国内アカウント チームの場合は、プロジェクト マネージャーやリーダーに自動的に送信されるクイック リンクからアクセスできるダッシュボードを構築しています。「複数のスプレッドシートや電子メールから情報を探し出す必要がなくなりました。今では、リソース、予算だけでなく、プロジェクトの妨げとなる可能性のあるものや申し送りなど、プロジェクトに関して必要な情報をすべてリアルタイムで入手できます」と Berman 氏は言います。

また、Sarti 氏と彼女のチームは Smartsheet Control Center を使って、各ツールキットからリアルタイムのプロジェクト データを取得できるさまざまなダッシュボードを作成し、使用しています。Sarti 氏は、プロジェクト チームと経営陣に最新のダッシュボードを公開しています。「ダッシュボードはデータの可視化に便利です。重要ではない可能性のある基礎データやプロジェクトの詳細にアクセスする必要がなく、自分にとって重要な情報だけを可視化できます」と Sarti 氏は言います。「Smartsheet で情報が自動的に更新されるので、さまざまなデータから情報を集める、プロジェクトの進捗報告や経営陣への報告のためにプレゼンテーションを作成する、などの手作業が不要になりました」。

社員の共同作業を支援

Smartsheet を使って、ADP は国内アカウント チームとグローバル コマーシャル オペレーション チームの全体のプロジェクト管理データを標準化し、一元化しました。情報の統合により、組織全体で共同作業を適切にサポートできるようになりました。「Smartsheet は、バラバラではない一元化されたプラットフォームを提供し、イノベーションを後押ししてくれています」と Berman 氏は言います。「私たちが求めていたのは、それぞれのお客様に合わせたエンゲージメントを維持しつつ、チーム メンバー全員が足並みをそろえて同じ方向に進むことができるような方法です。その手段を提供してくれたのが Smartsheet です」。

Smartsheet により柔軟性が高まるため、各チームはさらに適切に顧客をサポートできるようになります。 

「Smartsheet を使うことで達成できることの多さに非常に満足しています」と Sarti 氏は言います。「ダッシュボード、レポート、シートを使って、創造力を発揮して特定のプロジェクトに合うようにエクスペリエンスをカスタマイズできるようになりました。お客様の要求にリアルタイムで容易に応じることができます」。

プロジェクトの可視性とリアルタイム データへのアクセスしやすさの向上

ADP では、プロジェクト マネージャーや経営陣が利用できるダッシュボードとレポートによって、数百件に及ぶプロジェクトのステータスへの可視性を深めることができるようになりました。「Smartsheet を使えば、すべての取り組みやプロジェクトを整理し、見通しが良くなるため、見落としがなくなります」と Sarti 氏は言います。「たとえば、プロジェクトが遅れているかどうかがわかります。また、リスクを把握し、事実に基づくデータを使って軽減策を話し合うこともできます。これにより、やるべきことに集中しやすくなります」。リーダーは、リアルタイムのレポートで各プロジェクトの現状を詳細に確認できるようになりました。「以前は、データを取得するツールが統一されていなかったため、公開された情報がすぐに最新のものではなくなってしまう場合がありました」と Sarti 氏は言う。「今では、リーダーがレポートやダッシュボードをクリックする際に最新のデータかどうか悩むことがなくなりました」。

新たなプロジェクトを引き受ける時間の増加

Smartsheet でプロジェクトの詳細とレポートを取得するために必要な手作業の量が削減されたため、ADP の各チームはプロジェクトの最新情報をリーダーに報告するために費やす時間を短縮することができました。 

「プロジェクト マネージャーの全員が、Smartsheet のダッシュボードとレポートのおかげで手作業が減り、全体的なエクスペリエンスが向上したと報告しています」と Berman 氏は言います。「さらに、プロジェクト マネージャーがプレゼンテーションの作成に週 2 ～ 3 時間を費やす必要がなくなりました。節約した時間を使って、戦略的に重要な取り組みに集中することができます」。

レポートの作成とプロジェクトの管理に費やしていた時間が減ることで、ADP のプロジェクト マネージャーは生産性が向上し、価値の高い作業に集中できるようになりました。「手作業の時間が不要になったため、プロジェクト マネージャーはそれぞれ新たなプロジェクトを引き受けられるようになりました」と Sarti 氏は言います。同様に、Berman 氏と彼のチームはより多くの取り組みをサポートできるようになりました。「Smartsheet のおかげで、組織全体で今までより多くの社内ユーザーをサポートできます」と彼は言います。「私たちのやっていることはお客様のエクスペリエンスに直接影響を与える内容なので、非常に有益です」。

ストーリーの詳細については、こちらのケース スタディをご覧ください。