応募者の採用選考
採用プロセス・選考フローは組織や団体によって異なりますが、どの人事担当者も、応募者から送られてきた履歴書や職務経歴書を整理し、空きポジションが埋まるまで選考プロセスを続行して追跡する必要があります。有名な企業や人気のある組織であれば、応募者数も多くなるため、書類の管理や選考結果の記録だけでも大変な作業になるでしょう。このテンプレートを使用して応募者を管理すれば、採用プロセスをスムーズに行うことが可能です。
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Smartsheet is a cloud-based platform that enables HR teams to easily manage everything from job applicant tracking to new hire onboarding and employee performance reviews. Watch this demo video to see why HR teams around the world rely on Smartsheet.
社員の出欠状況
会社や雇用形態により福利厚生内容や就業規則は異なっていても、社員の出欠席を追跡することは、給与計算や人事評価を正しく行うためにも必要とされます。このテンプレートを使用すると、社員の勤務状況を毎日簡単に管理できます。
社員の目標と評価
社員の目標を適切に管理することは、会社全体としての目標達成にも大きく影響してきます。社員の職務に関する要素 (業績、態度、能力など) を評価する頻度は組織によって異なりますが、一定期間の社員の業務遂行度、取り組み姿勢、能力の高さなどを評価してプラス面とマイナス面をはっきりさせると、今後のキャリア計画の作成・実践にも役立ちます。このテンプレートでは、社員の目標を設定し、自己評価と上司による評価を実施できるようになっています。
社員の作業スケジュール
社員のスケジュールを管理するためのソフトは、有料・無料含めたくさんありますが、シンプルな方が使いやすい場合もあります。このテンプレートを使用すると、1 か所で全社員の作業スケジュールを日ごとに管理および把握できて、非常に便利です。
社員のタイムシート
勤怠管理は、物理的なタイムカード方式を導入しているところもあれば、パソコンやクラウド上でログイン記録により行っているところもあるでしょう。このテンプレートは、社員が自分で入力する形式のタイムシートであるため、スケジュールの予定登録や記録も行えて一石二鳥です。また、給与計算も自動的に行われるようになっています。さらに、社員の労働時間数などを把握できるということは、法定三帳簿の 1 つである出勤簿の役割も果たします。
新規採用者の教育・研修
新卒または中途採用に関わらず、新しい社員を迎えた場合は、業務に早く慣れることができるように、適切な研修をタイムリーに行う必要があります。また、入社直後に初期研修を実施するだけでなく、定期的に実務の振り返りを行って社員を教育し続けることも重要です。このテンプレートを使用すると、入社後に達成すべき活動内容を特定期間ごとにリストアップして管理し、社員の成長を支援することができます。
作業スケジュール (月間・年間)
会社の休日やイベントなどをすばやくチェックできる年間スケジュールがあると、社員は仕事上でも個人的にも大まかな計画を立てることができて便利です。このテンプレートでは、1 年間の予定を月ごとに毎日入力できるようになっています。
採用時提出書類チェックリスト
社員の採用が決定したら、本人から回収または作成しなければならない人事労務関係書類が山ほどあります。また、社会・労働保険への加入手続きだけでなく、健康診断や安全衛生教育の実施なども必要です。このテンプレートを使用すると、社員採用時に必要な手続きをスムーズかつ間違いなく行えるようになります。労務管理を正しく行い、トラブルを未然に防ぎましょう。
Excel 用の採用時提出書類チェックリスト テンプレートをダウンロードする
Smartsheet テンプレートを使用して採用時提出書類チェックリストを作成する
給与明細書
最近は、給与明細を書面ではなく、メールなどで電子配信するようになっています。会社によってフォーマット・書式は違うかもしれませんが、給与明細書に記載する項目は基本的には同じはずです。給与明細書の発行は、労働基準法上では義務付けられていませんが、所得税法上では義務付けられているため、必ず発行するようにしましょう。このテンプレートを使用すると、総支給額、控除額、および差引支給額が自動的に計算されて便利です。また、テンプレートをカスタマイズして、法定三帳簿の 1 つである賃金台帳を作成することもできます。
Smartsheet テンプレートを使用して給与明細書を作成する
労働者名簿
このテンプレートは、給与計算業務のためや従業員・社員名簿としても機能しますが、必要に応じて項目 (履歴、従事する業務の種類、解雇・退職または死亡の年月日や事由) を追加するだけで、法定三帳簿の 1 つである労働者名簿を作成できる優れものです。労働基準法により、会社は労働者の数に関係なく、労働者名簿を作成しなければなりません。労働者の退職、解雇、または死亡から 3 年間は労働者名簿を保存することもお忘れなく。
採用計画
優秀な人材の採用は、人事部門の大きな役割の 1 つであり、強い組織を築き上げていくためには欠かせません。採用戦略を成功させるためには、必要な人材を把握することはもちろん、スピードと積極性も必要とされます。このテンプレートを使用して、採用を計画的に行い、適格な人材を確保しましょう。
人事異動計画
組織では、新規採用や退職による人の出入りは当然のことです。また、それ以外にも定期的あるいは随時に組織内で人材を再配置し、能力・適性の発見や開発、欠員の補充、組織の活性化などを図ることもあります。引き継ぎを伴う人事異動では、業務に必要な関連書類だけでなく、その役割に特有の知識や仕事を効率的に遂行するためのノウハウなども、前任者が後任者に受け渡しする必要があります。このテンプレートを使用して、時間が限られている中でも引き継ぎが確実に行われるようにすることが大切です。
休暇スケジュール
有給休暇消化率が低い日本人。しかし、休暇を取ってリラックスすることで、生産性が高まると言われています。社員が計画的に休みを取る場合には、このテンプレートを使用して休暇スケジュールを管理し、業務の引き継ぎが休暇開始日前にきちんと行われるようにしましょう。
作業スケジュール (週間)
スケジュールを立てて仕事をする大切さについては、ここで述べるまでもないでしょう。このテンプレートでは、1 日の予定を 1 週間分入力できるようになっています。社員が自分用に使用するのにも、チーム間での共有用に使用するのにも、上司への報告用に使用するのにも適しています。
作業スケジュール
上記で説明した作業スケジュールよりも詳細なレベルで、タスクや予定を入力したい場合があるでしょう。このテンプレートでは、毎日の予定を 30 分刻みで 1 週間分入力できるようになっています。社員各自がスケジュールで時間を管理してタスクをこなすようになれば、組織全体の生産性向上につながります。また、リーダーがチーム メンバー全員の作業スケジュールを確認して、チーム間で仕事を振り分けるためにも使用できます。
Smartsheet のシンプルな人事管理用テンプレート
プロジェクト管理・共同作業・コミュニケーション用ツールの Smartsheet は、スプレッドシート形式で使いやすく、上記で紹介した人事用のテンプレートがすべて揃っています。しかも、タイムラインの作成、進捗状況の追跡、文書の管理、データの整理などは、Excel よりももっと簡単で効率的に実行できます。Smartsheet が提供する既成のテンプレートは、誰でも簡単に使用できる一方、関係者との情報共有機能が強化されているため、シンプルさとパワフルさを両方とも備えた優れものです。
Smartsheet では、タスク情報を入力するだけでガント チャートが自動作成されるのはもちろんのこと、タスクの開始日、終了日、および期間の値が連動しているため、1 つの列で値を変更しても、残りの 2 つの列の値が自動的に再計算されるようになっています。また、ワンクリックでビューをすばやく切り替えることができるだけでなく、組織/団体内外のチーム メンバーや関係者とスプレッドシート、ガント チャート、カレンダーを共有するのも非常に簡単です。これなら、電子メールにファイルを添付して送信し合う煩わしさがありません。
その他にも、ディスカッションの追加、通知やリマインダーの設定、更新リクエストの送信、ファイルやリンクの添付といった優れた共同作業機能が満載です。Smartsheet なら、あらゆる情報をすべて 1 か所に集約して管理できるだけでなく、共同作業者もリアルタイムで表示および変更が可能です。
最も役立つ人事管理用テンプレート
人事に関するさまざまな情報を効率的かつ効果的に整理して管理するには、ニーズに合った正しいテンプレート選びが大切です。テンプレートは言わば「プロセス」です。しかも、何度も再利用したり、必要に応じてカスタマイズしたりすることも可能です。テンプレートを用いれば、過去のプロジェクトを参考にしながら、現在および将来のプロジェクトの合理化にもつながります。
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