理想の環境では、次の大きな取引の成立、新しい店舗のオープン、プロジェクトの立ち上げといった重要なマイルストーンの達成にフォーカスでき、更新の継続的な確認やリマインダーの再送信などにかける労力と時間は最小限に抑えられるべきです。そこで、Smartsheet の自動化機能を使用すると、この理想の環境を実現でき、手動で実行する反復的なタスクを排除して価値の高い作業に集中することが可能になります。
最近行われた機能強化により、複数のアクションをまとめて 1 つのワークフローでさまざまなシナリオに対応できるようになりました。また、ワークフローが希望の頻度で定期的に実行されるように設定することも可能になりました。つまり、本来やるべき仕事に専念することがこれまで以上に簡単になったのです。
Smartsheet の自動化機能を既にご利用のお客様もこれからご利用のお客様も以下のメリットを直ちに得られるように実装しましたので、ぜひご活用ください。
1. 定期的なリマインダーを設定して、時間を節約しながら作業を順調に進行
重要な日付がわからなくなってしまうと、チームの目標達成に大きな影響を与えるリスクがあります。だからといって、期日ごとにリマインダーを手動で送信しなければならない場合、それ自体が継続的な責任のあるタスクとなり、要となる作業が疎かになる可能性があります。
しかし、自動化されたワークフローが定期的に実行されるように設定すれば、自分やチーム メンバーにリマインダーを希望の回数送信することが可能です。たとえば、期日が近づいているタスクに対して毎日リマインダーが送信されるように設定できます。
このように設定するには、まず、ワークフローが毎日トリガーされるように Smartsheet へ指示します。
次に、リマインダーを必要とする行を特定するための条件を指定します。この例では、タスクのステータスが未完了の場合に、期日の 3 日前からリマインダーの送信が開始するように設定しています。
最後に、タスクの担当者へリマインダーが送信されるようにし、リマインダーのメッセージをカスタマイズします。
自動化されたワークフローにおけるリマインダーの設定についての詳細は、こちらをご覧ください。
2. ステータス更新を自動化して、会議や電子メールでのやりとりを削減
複数の関係者が共同作業する際には、ステータス更新を行うことによって、プロジェクト/プログラムの進捗状況に関する透明性と、関係者各自の割り当てタスクに対する説明責任を向上できます。ところが、このステータス更新のために不要な会議を開いたり、場合によっては主要な作業アイテムのステータスが不明瞭なまま会議を終えたりして、結局時間を無駄にしていることも多いようです。
限られた時間をより効率良く使うためには、電子メールを何通も送信したりステータス ミーティングを頻繁にスケジュールしたりする代わりに、定期的な自動化された更新リクエストを数ステップで設定して、更新情報を Smartsheet に収集させましょう。
まず、リクエストをいつ送信するのかを Smartsheet に指示します。たとえば、毎週金曜日の正午に送信されるように設定できます。
次に、ステータスが未完了のタスクにリクエストを制限します。
最後に、タスクの担当者へリクエストが送信されるようにします。行の更新が必要な列と、関係者に役立つ情報が含まれている列だけがリクエストのメッセージに表示されるようにすることも可能です。
関係者は、受信した更新リクエストにどのデバイスからでも対応できます。リクエスト内のボタンから、該当フィールドが編集可能になっているフォームにアクセスし、情報を入力/指定すると、その情報がプロジェクト シートに直接保存されるようになっています。
自動化されたワークフローにおける更新リクエストの設定についての詳細は、こちらをご覧ください。
3. 合理化された承認プロセスを作成して、ボトルネックを解消
承認は、チームとして作業を進めるのに欠かせない要素ですが、タイムリーに承認が行われなければ、プロジェクトに遅れが発生する可能性があります。この状況を避けるためには、自動化されたワークフローを使用して、承認リクエストの送信と、リクエストの結果に基づいて発生する追加のアクションを定義し、承認プロセス全体を合理化することをお勧めします。
まず、承認リクエストが適時に送信されるように設定する必要があります。承認リクエストは、特定の日付、あるいは特定の情報がシートで追加または変更された場合にトリガーされるよう設定できます。
承認者は、受信した承認リクエスト内のボタンから、リクエストの承認/却下に必要な情報とボタンを含んでいるフォームにアクセスできます。承認リクエストの結果は、シートに直接保存されるようになっています。
承認リクエストをワークフローで設定したら、このリクエストの結果に基づいてほかのアクションをトリガーするように設定できます。たとえば、リクエストの承認時には結果を通知するアラートが依頼者へ送信されるようにし、リクエストの却下時には追加の情報を求める更新リクエストが送信されるように設定できます。
何段階もの承認が必要なマルチステップ承認プロセスの設定も、一連の承認リクエストを順番に作成することで可能です。
自動化されたワークフローにおける承認リクエストの設定についての詳細は、こちらをご覧ください。
チームの成功を導く「自動化」
時間の無駄をなくして重要な作業に注力するために、Smartsheet の強化された自動化機能をぜひお試しください。上記のようなワークフローを 1 つ設定してみれば、利点をご自分の目で確認できるはずです。
より多くのタスクやプロセスを自動化するほど、ワークフローから得るところが大きくなります。次は、自動化の効果がすぐに現れた、早期導入者プログラム (EAP: Early Adopter Program) の参加者様の声です。
「コンテンツ承認プロセスを自動化したのですが、同じワークフローで複数のシナリオとアクションを追加できるため、大幅な時間の節約につながりました。その他の主要なプロセスに対してもエンドツーエンドのソリューションを自動化しようと意欲満々です。」
Sean McDuffie
Crain Communications、プログラム マネージャー
自動化機能に慣れるにしたがって、より高度なワークフローを作成し、反復的な手動タスクをどんどん取り除きましょう。次は、Smartsheet における自動化されたワークフローの紹介ビデオです。ぜひご覧ください。