この記事では、ワークフローの高速化に役立つ Resource Management by Smartsheetの「隠れた」ヒントとコツを 10 個ご紹介します。あなたがソフトウェアに初めて触れる場合でも、熟練したプロフェッショナルであっても、ツールの使い方を改善する新情報を見つけようとするはずです。
さっそくスタートしましょう。
1. プロジェクト概要からスケジュール画像を保存し、共有する
プロジェクト概要のスケジュール プレビューでは、プロジェクトのすべてのフェーズと割り当てを一目で確認できます。しかし、ここに画像として埋め込まれていることをご存じでしたか？
定例会議中や、更新済みのタイムラインを求める人がいる際に、簡単に保存し、チームと共有できます。
方法:
- いずれかのプロジェクトの [Project Brief (プロジェクト概要)] に進みます
- スケジュールを右クリックし、[Save Image As… (名前を付けて画像を保存)] を選択します
- 選択した場所に保存して、定例会議で使用したり、プリント アウトしたり、各個人に送信したりします
2. プロジェクトの説明にハイパーリンクを追加する
新しいプロジェクト概要では、プロジェクトの結果をプロジェクトの説明に記録し、プロジェクト チームを表示するとともに、印刷・共有可能なプロジェクト計画を作成することができます。
ただし、ここでプロジェクトに関するすべての情報を取得できるとは限らないため、プロジェクトの説明でハイパーリンクを有効にして、他の関連するプロジェクト情報にリンクできるようになっています。それにより、Google ドライブ、Box、Dropbox にホストされているドキュメントへの重要なリンクや、Trello または Jira など他のソフトウェア ツールからのプロジェクト関連リンクを簡単に追加できます。
方法:
- [Project Brief (プロジェクト概要)] の [Add Project Description (プロジェクトの説明を追加)] をクリックします
- 追加したいリンクをコピーして貼り付けます
- 他のすべてのリンクに対して上記の手順を繰り返します
- [Save (保存)] をクリックします
3. 新規プロジェクトのフェーズと割り当ての概要をすばやく作成する
プロジェクトのプランニングでは、前もってすべての細部にこだわってしまうと、面倒な作業になってしまうことがあります。そのため、プロジェクトのワークリストからプロジェクトを高レベルで迅速に計画する新しい方法を追加しました。
プロジェクトを追加し、基本的なプロジェクト設定を行ったら、ワークリストに移動して、キーボードのみを使用してフェーズと割り当ての概要を迅速に作成できます。すべての高レベル情報を追加した後は、そこに戻って、各作業項目の割り当ての詳細を確認できます。
方法:
- [Project Settings (プロジェクト設定)] で、すべての主要なプロジェクト情報を追加します
- プロジェクトの [Worklist (ワークリスト)] に進みます
- [+ Phase (フェーズ)] をクリックして、ワークリストの下部に新しいフェーズを追加します
- フェーズ名を入力し、キーボードの Enter キーを押すと、別のフェーズをすぐに追加できます。プロジェクト内のすべてのフェーズでこの手順を繰り返します
- 各フェーズの日付を変更します (これにより、追加する作業項目の日付がデフォルトでフェーズの日付になります)
- フェーズ名の下にカーソルを合わせ、[+ Work Item (作業項目)] をクリックします
- 作業項目名を入力し、キーボードの Enter キーを押すと、別の作業項目をすぐに追加できます。各フェーズ内のすべての成果物について、この手順を繰り返します
- 各フェーズの作業項目ごとに日付と詳細を調整します
4. 作業項目に説明とタスクを追加する
作業項目は、プロジェクト フェーズ内のより詳細な成果物を定義するのに理想的です。しかし、もっと詳しい情報が必要な場合はどうすれば良いでしょうか？ここでは、タスクとメモが役に立ちます。
これにより、成果物に関する注釈、関連ドキュメントまたはソフトウェア ツールへのハイパーリンク、および成果物を納品するために達成する必要があるタスクの詳細リストなど、各作業項目のより詳細な情報を簡単に追加できます。
方法:
- いずれかのプロジェクトの [Worklist (ワークリスト)] に進みます
- 編集したい作業項目をクリックすると、画面右側に新しいパネルが開きます
- パネルの [Add Description (説明を追加)] をクリックして、プロジェクト関連の他のサイトやドキュメントへのリンクなど、メモや詳細を追加します
- パネルの [Add Tasklist (タスクリストを追加)] をクリックして、作業項目に関連する一連のタスクを追加します。各タスクの名前を入力して Enter キーを押すと、タスクリストをすぐに作成できます
5. 作業者を割り当てずに作業項目を追加する
新しいプロジェクトを計画する際に、誰が作業に割り当てられるかまだわからないこともあります。このような場合、特定の人物を割り当てることなく、新しい作業項目を追加できます。
リソースを割り当てないと、作業項目に時間を割り当てられないことに注意してください。ただし、プレースホルダー リソースを追加して、そのプレースホルダーに時間を割り当てることができます。この単純なテクニックによって、作業者をすぐさま作業に割り当てなくても、プロジェクトを正確に予測することができます。
方法:
- プロジェクトのワークリストで、ワークリストの上部から、または特定のフェーズにカーソルを合わせて [+ Work Item (作業項目)] をクリックします。
- [Date Range (日付範囲)] をクリックして、作業項目の日付を変更します
- プレースホルダー リソースを追加するには、[Work Item (作業項目)] にカーソルを合わせ、[Assign (割り当て)] をクリックします。人とリソースの一覧から適切なプレースホルダーを選択します。
- プレースホルダーを割り当てた後、作業項目の時間を割り当てることができます
6. 割り当ての作成時に、今日の日付またはフェーズ開始日を取得する
これは非表示ではありませんが、簡単に見逃しがちです。プロジェクトまたはフェーズの日付範囲を設定している場合は、右側のパネルのカレンダーの下に、便利な [Set to Today (本日に設定)] ショートカットが表示されます。作業項目の場合は、[Set to Phase Start/End (フェーズの開始/終了に設定)] ショートカットも表示されます。
これにより、カレンダーを操作することなく、フェーズや成果物の日付をすばやく簡単に変更することができます。
方法:
- プロジェクト、フェーズ、または作業項目の [Date Range (日付範囲)] をクリックします
- 開始日を設定する場合、カレンダーの下にある [Set to Today (本日に設定)] または [Set to Phase Start Date (フェーズの開始日に設定)] をクリックします
- 終了日を設定する場合、カレンダーの下にある [Set to Today (本日に設定)] または [Set to Phase End Date (フェーズの終了日に設定)] をクリックします
7. ワークリスト上でステータスごとにフィルタリングする
デフォルトでは、ワークリストにはプロジェクトの各フェーズの全作業項目が一覧表示されます。これは、進行中のすべての作業の概要としては大変役に立ちますが、すでに完了したもの、遅れているもの、または現在ブロックされているものを確認したい場合はどうすれば良いでしょうか？ステータスごとにフィルタリングすることでこの問題を解決し、必要な情報をすぐに見つけ、重要なこと (プロジェクトを前進させるなど) に戻ることができます。
方法:
- プロジェクトのワークリストの上部で、 をクリックします
- [None (なし)] または [All (すべて)] をクリックすることで、このリストのすべてのチェック ボックスをクリアまたは選択します
- またはこのリストの個々の作業ステータスを選択または選択解除して、必要な情報を絞り込みます
8. リソース スケジュールからプロジェクトのワークリストにジャンプする
スケジュール上のいずれかのフェーズまたは割り当てにカーソルを合わせると、作業に関する高レベルの詳細を確認できます。しかし、この情報をもってしても、作業の個々の詳細を把握するのは難しいかもしれません。
便利な手段はないでしょうか？スケジュールのどのプロジェクトからでも、ワークリストに直接ジャンプする簡単な方法があります。
方法:
- [Resourcing Schedule (リソース スケジュール)] のいずれかのプロジェクトまたはフェーズをクリックして、編集したい情報のメニューを開きます
- 鉛筆 (リストの 2 つ目のアイコン) をクリックします
- 新しいサブパネルから [View Details (詳細を表示)] をクリックして、プロジェクトのワークリストに直接進みます
9. ワークリストのフェーズを折りたたむ
多数のフェーズと成果物から成る長期プロジェクトがある場合、ワークリストが乱雑になってしまうことがあります。この状態を解消したい場合、ワークリストのフェーズを折りたたむ簡単な方法があります。この機能により、プロジェクトの最も重要な領域に焦点を当てることが可能になります。
方法:
- プロジェクトのワークリストで、プロジェクト フェーズの左側にある小さな矢印アイコンをクリックします。
- フェーズが折りたたまれ、このフェーズに付属するすべての作業項目が非表示になります。
10. スケジュールで割り当てを複製する
時として、複数の人が同じ成果物に取り組まなければならない場合があります。しかし、同じ情報を持つ複数の作業項目を手動で作成し、異なる人に割り当てるには時間がかかります。
このシンプルな回避策を使ってスケジュールで割り当てを複製すると、同じ割り当ての複数のコピーを素早く作成できます。これら同一の割り当ては、その後、他の人に再度割り当てることができます。
方法:
- プロジェクトのワークリストで、プロジェクト フェーズの左側にある小さな矢印アイコンをクリックします。
- フェーズが折りたたまれ、このフェーズに付属するすべての作業項目が非表示になります。