製品マーケティング マネージャーとして、私とコンテンツの関係は好きと嫌いが入り混じっています。どのようなプロジェクトに取り組んでいても、管理、作成、共同作業をするファイルがあります。マーケティング担当者だけではありません。コンテンツに依存した作業を行う人なら経験したことがあるでしょう。ファイルを探し、正しいバージョンかどうかを推測し、電話で何時間もかけてコンテンツの変更を確認して、最終決定する前に時間切れになるといったことが。適切なツールがなければ、このような苦痛を伴う課題は避けられません。
コンテンツはすべてのビジネスの中核であり、そのライフサイクルを通じて整理、レビュー、作成する能力を持つことが、コンテンツを最大限に活用するための鍵となります。コンテンツを含むワークフローが、ファイルが見つけにくく、操作しにくいものだと問題が発生します。画像や動画から契約や請求書に至るまで、さまざまなアセットに対する需要が高まっており、業界を問わず、企業はこれまでにないほど多くのアセットを処理しなければならなくなっています。ファイル数の増加に加えて、多くの場合、コンテンツがさまざまなシステムにサイロ化されていて、実際の作業が計画、追跡、共有されている場所とは完全に分かれています。その結果、コンテンツに依存するプロジェクトは遅れを生じ、ファイルはすぐにマイナスに作用してしまいます。
「すべての関係者が同じバージョンのアセットにアクセスし、レビューし、共同作業できるシステムが導入されていない組織では、コンテンツ ライフサイクルの満足度が著しく低いことが予測される。」-『2024 State of Content Collaboration Report (2024 年コンテンツ共同作業の現状レポート)』
より完全な CWM 体験を生み出すために、Smartsheet はファイル ライブラリを導入します。ファイル ライブラリは、まずワークスペースに登場してファイルに焦点を当てます。プロジェクトやプログラムの近くにコンテンツを配置することで、もっと簡単にフィードバック ループを閉じられるようにし、コンテンツの完成を高速化し、作業を推進するために必要なファイルの参照もはるかに簡単になりました。
ファイル ライブラリは、ファイルを作業のコンテキストに取り込む場所であり、業務管理プラットフォームから離れることなく、いつでも世界中のどこからでも、簡単にファイルを検索、共有し、共同作業できるようにします。ファイル ライブラリを使用すると、次のことができるようになります。
- 組み込まれた注釈機能と会話機能による非同期共同作業を活用して、コンテンツのレビューと承認を合理化できます。ユーザーは、画像、動画、プレゼンテーション、または PDF ファイルに直接コメント、注釈、@メンションができるため、断片的なフィードバック ループに取り掛かる時間を減らし、実際に業務を完了することにもっと時間をかけることができます。このため、ミーティングの回数や堂々巡りの議論が減り、最終バージョンへの道筋がスムーズになってプロセス全体がスピードアップします。
- プロジェクトと一緒にファイルを一元管理し、チームが簡単にアクセスできる実用的なものにすることで、コンテンツの可能性を最大限に引き出します。システム間の切り替えに要する時間を削減し、最も影響の大きい (業務にかかわる) ファイルにアクセスします。
強力なバージョン管理、検索、タグ付け機能によって、ファイルの正確性と可用性を管理します。一括アップロード、タグ付け、そしてファイルのバージョン管理で、チームは最新のコンテンツに簡単にアクセスできます。これにより、アセット全体の一貫性が維持され、統一された一貫性のあるブランド アイデンティティを常に提示できるという安心感が得られます。
「ドキュメントをドライブに保存する意味はあまりありません。すべての作業を Smartsheet で行っているのであれば、Smartsheet に保存すればいいだけなのです。」- EAP メンバー、ファイル ライブラリ
これだけではありません。Smartsheet はコンテンツ ワークフローをさらに結び付け、合理化し、強化する機能への投資を続けています。私たちはコンテンツを単に整理するのではなく、コンテンツに力を与え、命を吹き込む未来を構築しています。
ファイルのアップロードや共同作業を開始するには、新規または既存のワークスペース内でワークスペース パネルに移動し、ファイル ライブラリにアクセスしてください。ファイル ライブラリは現在、早期導入者にご利用いただけます。2024 年 10 月末に新しいユーザー サブスクリプション モデルのすべてのお客様が利用できるようになる予定です。
よろしくお願いいたします。
エミリー・ダベンポート (Emily Davenport)、製品マーケティング マネージャー II