今日の市場で競争力を維持していくには、ビジネス リーダーは仕事の仕組みを見直さなければなりません。競争優位性を獲得するには、作業スケジュールやロケーションの管理だけでは不十分です。仕事がいつ、どこで完了するかよりも、どのように完了するかの重要性が高まっています。これは、リーダーが目指すものが収益の増加でも、コストの削減でも、ビジネス全体のリスクの軽減でも当てはまります。
仕事の進め方を革新する企業は、大きな優位性を獲得します。これには、新しい期待事項、新しいプロセス、新しいテクノロジーが必要です。
翌年の成功の鍵は、共同作業管理 (CWM) ツールを、チーム中心のタスク管理から、大規模な作業管理のための一貫した接続されたプラットフォームにまで高めることです。この記事では、共同作業管理ツールを評価または再評価する際に、ビジネス リーダーが考慮するべきポイントを説明します。
部門横断的な共同作業で競争優位性を獲得
今日、コミュニケーションは当たり前のものとなっており、情報交換は当然のこととされています。Microsoft Teams、Zoom、Webex、Slack などのツールがディスカッションを可能にし、意思決定のためのチャネルとして機能しています。しかし、これらは作業の構造化、自動化、報告には適していません。
働く人々は、作業内容に応じて情報を交換、整理、構築できる方法を必要としています。結果を達成し、報告するためには、協力する必要があります。そして、結果を生み出すだけでなく、将来の作業に役立つインサイトを導き出し、類似するプロジェクトのコストを削減する必要があります。
多くの場合、人々は効率性の向上に向けてチーム レベルで解決しようとします。しかし、今日では、共同作業の機会はチームのレベルを超えて、企業全体に (そして企業の枠を超えて) 広がっています。人々の価値を最大限に引き出すためには、作業管理プラットフォームはチーム レベルだけで動作するのではなく、企業内外で働くすべての人が参加できるものである必要があります。
多くの場合、社内では多種多様な人々と部門を超えて作業する必要があります。また、共同作業はチーム メンバーに限定されるものではなく、組織の境界を超えて顧客、パートナー、ベンダーにまで広がるものです。しかし、CWM ツールは多くの場合、サブスクリプション モデルという制限があり、作業するユーザー全員が有料ライセンスを取得する必要があります。共同作業の障壁を取り除くプラットフォームを選ぶリーダーは、競争優位性を獲得できます。
また、強大な作業負荷に対応できつつ、どんな従業員でも理解できて役に立つプラットフォームを、リーダーは人々に提供するべきです。これは、ユーザーがマーケティング、サービス、運用、販売、財務などにおける高度な技術者、または部門の専門家であっても同じでなければなりません。共に働くための共通言語を持つことは、大きな利点です。
これまでの共通言語は、ビデオ、メッセージ機能、文書など、基本的な生産性ツールに制限されていました。しかし、これは過去 5 年間で進化しています。大きな収益を促進するために、CWM プラットフォームなどの共同作業ツールは、より価値が高く、構造化された、誰もが流暢になれる言語を提供しています。
作業管理はタスク管理から有意義な結果の推進へと移行
今年は個々の生産性を超えて向上するために、CWM への投資を必要とする組織が増えるでしょう。個人の生産性がビジネスにもたらすことのできる付加価値には限界があります。作業がより相互接続されるようになるにつれて、生産性をより体系化することで、組織がより価値の高いプログラムに適切に対応できるようにしなければなりません。プロジェクト マネージャー、プログラム マネージャー、運用部門にかかわらず、今こそリーダーは作業を管理する人々のための機能を高めることに注力するべきです。作業の遂行における直接の責任者が、効果的なワークフローを開発して最適化する権限を与えられれば、組織にとってより多くの価値を生み出す相乗効果がもたらされます。
また、リーダーはリソースを次のプログラムやイニシアチブに効果的に活用できるよう、完了した作業からインサイトを得ることに目を向ける必要があります。企業が資金を最大限に活用することを余儀なくされると、予算を計画から実行に移し、最高のリスク調整後リターンを生み出すイニシアチブに投資する方法を検討するようになります。規模とインパクトは、プラットフォーム上のユーザー数によって測られなくなるでしょう。その代わりに、プラットフォームによってどれだけ価値の高い機会が引き出されるかで測られることになります。
より高次の複雑なビジネス イニシアチブを大規模に実行し、そこから得られる価値を引き出すには、1 つのプラットフォームで人々をつなぐだけでは足りません。一貫した実行を確実に行い、成功済みの作業をゼロから始めることなく繰り返すことができる能力が必要です。作業者は、業務の制御と自動化で一貫したレポートが可能になるポートフォリオ管理や、ポートフォリオ全体を一度に変更できる機能を通して、これを達成できます。これにより、ビジネス全体で実際に起こっていることの透明性が高まり、リーダーシップ レベルでの意思決定を迅速化できます。
セキュリティとガバナンスが迅速な価値実現のスピードと同等の位置に
ソフトウェアを迅速に立ち上げ、稼働させるだけでは、もはや不十分です。すべての企業は、現在そして今後も変化し続ける脅威に対し、ニーズを満たすセキュリティとガバナンスが必要であり、また、それを期待すべきです。高度なガバナンスとセキュリティ制御は、大企業が事業を運営し、企業と顧客のデータを保護するための基本です。そして、あらゆる規模の企業が、将来を見据えたビジネスの実現にますます注力するようになっています。
セキュリティの脅威が増加し、本質も進化するにつれて、ビジネス リーダーは従業員をセキュリティ面で成功できるように配置を改善する必要があります。IT 部門だけに追いやるべきではありませんし、ビジネス ユーザーが毎回脅威を特定して回避することを期待するべきでもありません。最高情報セキュリティ責任者は、チーム メンバーが警戒を怠らず、脅威を常にスキャンしてくれるよう望みますが、通常は目の前の作業にしか意識が向きません。
ソフトウェアのセキュリティ体制に変化が必要です。もはや、ユーザーが制御をいつ、どのように適用するかわかっていることを期待して、制御を任せることはできません。ビジネス リーダーは、ユーザーの行動を変えることばかりに依存するのではなく、高度な保護を提供するプロアクティブな姿勢を取り入れなければなりません。また、安全なコミュニケーションと共同作業をプロアクティブに提供するために欠かせない要素は、信頼です。しかし、信頼ベースの機能はシンプルなものからより高度なものまでさまざまです。
日常的な例として、電子メールがあります。現在の共同作業は、チーム、組織、会社の境界を越えているため、通知メールやメッセージ機能への依存度がかつてないほど高まっています。まさにこれが、電子メールを悪用したフィッシングなどのソーシャル エンジニアリング攻撃が、攻撃者たちの間で盛んになっている理由です。リーダーは、ユーザーが容易に電子メールの信頼性と妥当性を判断できるソリューションを選ぶ必要があります。電子メールを信頼できる能力は、共同作業を行うユーザーにとって役立つだけでなく、共有データを確実に保護するためにも重要です。共同作業におけるデータ保護は、あったほうがいいというものではなく、必須のものです。また、セキュリティが基盤にある共同作業管理ソリューションは、ユーザーがセキュリティ要件に対処できるようになるだけではありません。これらのソリューションは IT チームにとっても効率的に実装でき、測定可能なビジネス価値にもつながります。
真の競争優位性
今日の競争市場では、攻めのマインドを保てるビジネス リーダーが報われます。投資家は高いコストによる成長よりもマージンの改善を好むため、これは少し直感に反するように見えるかもしれません。しかし、慎重に資本を投下し、適切なツールに投資することで、攻めの姿勢を維持しながらマージンを拡大することができます。
今日の競争優位性とは、統合された方法でチームを動員することです。これは、チームがすでに成功している仕事の効率化を考えるのではなく、新しいテクノロジーの使用を通じて、これまで未開発だった機会を引き出し、拡大することに重点が置かれています。
組織の潜在能力を引き出すには、従業員が最新の作業管理プラットフォームにアクセスできるようにして、協力して高度なビジネス問題を解決し、イノベーションを推進できるようにすることです。そうすれば従業員、そして顧客もあなたに感謝するでしょう。