従業員や経営陣は、より良い共同作業を実現するための豊富なツールへの対応に苦慮しています。 しかし、多くのツールがあっても、何もかもが適切な場所にあるとは限らず、ツール ( 電子メール、オンライン チャット、ファイル共有など) が必ずしもうまく連動しているとは限りません。 その結果、多くの社員はあきらめて、自分の使い慣れたツール、とどのつまりは 電子メールを使うことになります。
電子メールがなくなることはありませんが、ユーザーが一緒に仕事をするためのより良い選択肢を提供する方法を検討する必要があります。 人は慣れ親しんだものに執着するため、より良いツールが使えるようになるまで、社員は電子メールからの切り替えを行いません。
また、共同作業ツールの数が多すぎて混乱してしまうと、生産性が低下してしまいます。 しかし、この混沌とした状況に秩序をもたらすのは、クラウドを利用することです。 クラウド ベースの作業管理ソリューションでは、社内外の従業員にとって直感的で柔軟性のあるツールを用いて、共同作業を合理化し、一元化する単一のワークスペースを提供します。
あなたの組織は、新しい方法で共同作業を行う準備ができていますか？
組織が共同作業のための新しいソリューションを必要としていることを示す最もわかりやすい兆候は、従業員のフラストレーションや、他の人と一緒に仕事をする際に時間を無駄にしているという感覚かもしれません。 しかし、ビジネスでの確かな使用事例もあります。
- 絶えず変化するデータ、ドキュメント、プランに基づいて共同作業を行うチーム
- 継続的な計画と管理を必要とするが、正式な方法論の制約を受けないプロジェクト
- アーカイブ目的も含め、最新の情報やコミュニケーションを共有するための中心的で一貫した場所を必要とする仕事のアクティビティ
- 外部との共同作業が必要だが、電子メールでは不可能な高いセキュリティを確保したい
最も明確なサインは何でしょうか？ 一部の社員やチームが、IT 部門の承認や技術サポートを受けずに、すでに独自にクラウド共同作業ツールを契約している場合。
なぜ電子メールではダメなのか？
従業員の中には、誰もが電子メールを持っており、使い方も知っているという理由で、電子メールを使い続けたいと考える人もいるでしょう。 しかし、電子メールには、膨大な量のメッセージがあるため、時間をかけて関連性のあるコミュニケーションを分類、検索、発見することが難しいなど、大きな課題があります。 また、電子メールは、ドキュメントの共有作業や会話のスレッド化、安全な情報交換などの管理には向いていません。
クラウドベースのツールに移行することで、特に外部の従業員、顧客、サードパーティ パートナーとの共同作業のセキュリティを向上させることができます。 このツールでは、ユーザーのホワイトリストを使ってコンテンツへのアクセスを制限したり、個々の従業員が閲覧・変更できる内容を詳細に管理することができます。
ある人にとっては、電子メールが引き続き好ましいツールであるかもしれません。 しかし、従業員が完全な共同作業ソリューションの使いやすさ、セキュリティ、生産性のメリットを知るにつれ、予備の選択肢となる可能性が高くなります。
ユーザーを電子メールから解放する
透明性の高い共同作業と共有されたコンテキストを提供するツールは、ユーザーが電子メールから離れることを促します。 しかし、クラウド ドライブを提供するだけのソリューションでは、フォルダー構造に基づいているため、作業者がコンテンツに意味を持たせ、見つけやすくするためのコンテキストを作成することは困難です。
完全な共同作業ツールは、ビジュアルや豊富なデータセットなど、さまざまな種類の情報を整理して共有するためのより良い方法を提供します。 クラウド共同作業ツールは、複数のドライブ、チーム、ソースからコンテンツを一箇所に集めて集中的に表示するため、コンテキストの確認が容易になります。
混沌とした状況を明瞭にする
共同作業ツールを選択しても、従業員が新しいソリューションを探求するために、しばらくの間は混沌とした状態を続ける必要があることを理解してください。 これに耐えると、以下のようなメリットが得られます。 従業員がクラウドでの共同作業に切り替えると、組織は電子メールの共有で生産性を犠牲にすることがなくなり、生産性が向上します。