従業員の生産性を計算する
国民経済、不況、インフレ、競争など、多くの外的要因が組織の生産性に影響を与えます。 すべてをコントロールすることはできませんが、従業員のパフォーマンスをコントロールし、測定できます。 従業員の生産性は利益に大きな影響を与え、シンプルな方程式を使えば、個人、チーム、さらには部門ごとの生産性を追跡できます。
従業員の生産性は、次の式で測定できます： 総出力/総入力。
たとえば、あなたの会社が 1,500 時間の労働時間 (インプット) を活用して 80,000 ドル相当の商品やサービス (アウトプット) を生成したとします)。 会社の労働生産性を計算するには、80,000 を 1,500 で割り、これは 53 です。 つまり、あなたの会社は 1 時間あたり $53 を生成します。
また、個々の従業員の貢献度について、労働生産性を見ることもできます。 この場合は、入力に時間を使用するのではなく、従業員数を使用します。
たとえば、あなたの会社が 1 週間で 30 人の従業員とともに 8 万ドル相当の商品やサービスを生み出したとします。 80,000 を 30 で割り、2,666 (つまり、各従業員が会社のために週に 2,666 ドルを生産したことを意味します)。
業界別生産性の算出
従業員の生産性を計算するための公式は非常に簡単に見えますが、業界に基づいて調整するとよいでしょう。 仕事に基づいて生産性の変化を定義し、測定する方法を調整する必要があります。
たとえば、サービス単位 (UOS) はジョブに応じて変更されます。 労働生産性の公式には UOS は必要ありませんが、それを定義することは、アウトプットに背景情報を追加するのに役立ちます。 営業担当者が自分の UOS として「電話をかけた」または「取引を成立させた」場合もあれば、ホテルの家政婦が自分の UOS として「シフトごとの部屋掃除」をしている場合もあります。
ベンチマークとターゲット
生産性のベンチマークとターゲットも業界によって変化します。 基本的なベンチマークがすでに確立されているジョブもあります。 たとえば、カスタマーサービス担当者は「生産的な」通話にかかる時間を定めるベンチマークを設けます。 しかし、多くの企業は自社でこれらのベンチマークを確立する必要があります。
また、これらのベンチマークに基づき、目標とする生産性を変更する場合もあります。 カスタマーサービスの仕事など、多くの仕事では、従業員は自分の生産性をあまりコントロールできません (つまり、電話を受ける回数、コントロールできない電話の数によって異なります)。 その場合は、100% の生産性を目標にすれば、目標を下げるというのは非現実的です。
考慮すべき業界要因
労働生産性法を使って生産性を計算すると、業界に応じてアウトプットが変わってきます。 以下はその一例です。
- セールス： 売上の生産性を測定するには、新規口座の開設数、呼び出しの数、ドルの販売量など、さまざまな追加のアウトプットを測定する必要があります。
- サービス： サービス業界は、無形のアウトプットがあるために生産性を計算するのが最も難しい業界の 1 つです。 実行するタスクの数やサービスを提供する顧客の数を測定できます。
- 製造： 製品を製造する場合は、1 つの製品の生産に必要な作業者 1 時間あたりアウトプットを使用できます。 つまり、1 単位の製品コストを計算するとします。
効率の測定
生産性は量を測定する一方で、効率は品質を測定します。 従業員 1 人あたり非常に高い生産性の数字を計算できますが、その数だけでは仕事の質に関するインサイトは得られません (理論上、従業員は非常に生産性が高く、実際は恐ろしいアウトプットを生み出しているようです)。
生産性の数字とベンチマークを比較すると、現在の生産性と、同じアウトプットに必要な工数を比較できます。 標準労働時間を実労働時間で割り、100 を掛けます。 最終の数字が 100 に近いほど、従業員の効果は高くなります。
たとえば、あるプロジェクトの標準的な労働時間が 80 で、実際の作業時間が 92 だとします。 80 を 92 で割り、100 を掛けて効率を 87% にします%。
生産性と効率を比較すると、考慮すべき比率がいくつかあります：
- アイドル時間比： (生産ダウンタイム/総労働時間) × 100
- 活動比： (実際のアウトプットを作成するのに必要な予想時間/完了する必要がある実時間) × 100
- 人件費： (実労働時間/総予算労働時間)×100
縦方向のレポーティング
従業員の効率を測定する最大のメリットは、一定期間の効率を計算する縦方向のレポートです。 これにより、スタッフの編成や雇用・解雇の方法に影響を与える可能性のあるトレンドを把握することができます。
長期的な効率と生産性を測定することで、だれにプロモーションやボーナスを受け取るべきかを決めることもできます。 最後に、このタイプのレポートは予測モデリングの役割を果たします： 従業員の効率がわかっていれば、一定期間にいくつのアイテム/タスクを生産または完了するかを予測できます。
組織における生産性の計算
１． 部分的な要因の生産性
この数式は、1 つの入力に対する全出力の比率で構成されています。 マネージャーは、データが利用でき、簡単にアクセスできるため、この数式を最も頻繁に使用する傾向があります。 また、部分的な要因の生産性に関する方程式は、1 つのインプットしか扱えないため、特定のプロセスに関連しやすくなります。
部分的な要因の生産性を計算するために、ある企業が 15,000 ドル相当のアウトプットを生み出し、すべてのインプット (人件費、資材、その他のコスト) の週間価値が $8,000 であるとします。 15,000 を 8,000 で割り、部分的な要因の生産性を 1.8 と計算します。
２． 多要素生産性
部分因子生産性の公式では 1 つの入力が使用されるのに対し、多要素生産性の公式はインプットのサブセットに対する全出力の比率です。 たとえば、人件費、資材、資本に対するアウトプットの比率を方程式で測定できます。 この方法は、部分的な要因の生産性よりも包括的な指標ですが、計算することも困難です。
ここでは、Easy Metrics の生産性専門家である Dan Keto 氏に、多要素生産性に関する 1 つの可能な方程式を示す例を提供するよう依頼しました。
当社のクライアントの一人は、国内最大級の小売業者のクロスドッキングオペレーションを管理しています。 クロスドッキングとは、輸入されたコンテナ化された海洋の輸送船を乗り、それを脱着し、それをアウトバウンドトラックの輸送船に積み込む場所です。 ルービックキューブを分解してから組み立て直すのが基本です。 業界のパラダイムは、時あたりのケース (CPH) の面で、輸送船を扱う労働者の生産指標を見することです)。 長い期間をかけて、これは合理的な指標です。 しかし、従業員 1 人あたり毎日の業務管理には効果的ではありません。
容器の製品の種類に応じて、40 ケースから 20,000 ケースまでのコンテナがあり、100 個もの異なる SKU を持つことができます。 この混作は作業の所要時間に劇的な影響を与えます。 コンテナミックスに応じて、CPH は 1 労働時間あたり 20 ケースから 400 を超えるまで変化します。
CPH を使用した場合、顧客は、データに含まれる他の要因を使用して労働基準をより正確に計算できなかったため、生産性や労働予測の要件に一貫性を持つことができませんでした。 SKU、分割、ケース重量、キューブを計算に組み込むことで、コンテナ単位の貨物に必要な労働量を正確かつ一貫して予測できる多要素労働基準を開発しました。
この方法の標準的な計算式は、線形リグレッションモデルを用いて
時間 = AX + BY + ERG + D
上の例では、HOURS = A*(# ケース) + B*(分割) + C*(SKU) + D*(キューブ) + E*(重み) + F。 係数 A から F は、計算された加重係数をインプットに掛け合わせ、結果を算出します。 これらの係数は、モーションスタディの時間 (インダストリアル エンジニアリング モデル) を使用して計算するか、十分な大きさのデータセットがある場合は、線形リグレッション ツールを使用して計算できます。 現代のテクノロジーやビッグデータは、小規模なオペレーションでもコスト効率の高い多要素生産性基準を計算する機能を提供できるようになりました。
上記の例を参考にした結果、クライアントは生産性のレベルを各従業員に確認し、それに応じて積極的に管理し、トレーニングを行えるということでした。人件費は30%以上も削減されました%。
３． 総要因生産性
この計算式は、商品およびサービスの生産に使用されるすべてのリソース (人件費、資本、資材など) の効果を組み合わせたものです。) を出力に分割します。 この手法では、アウトプットとインプットの同時変更を反映できますが、各アウトプットとインプットの相互作用は別々に示されません (つまり、大きすぎるため、特定の領域を改善することはできません)。
もう一度、この方程式は計算するのが難しいです。 労務管理システムである Easy Metrics (簡単な指標) の生産性の専門家が、計算の可能性を示す例をご紹介します。
総要因の生産性を測定することは、芸術と科学の両方です。 この生産性指標を作成する際に重要なのは、コストと効率とアウトプットが合理的に相関しているインプットに焦点を当てることです。 エンジニアは、多くの場合、プロセスに関するすべての入力要因を測定したいと考えます。 ビッグデータ分析を用いると、これらの入力要因の多くが、プロセス内で発生する自然変動 (ノイズ) の相関を下回っていることが多く、その情報を収集することは、多くの場合、そのコストの価値がないことがわかりました。
お客様の一人が、パッケージ野菜製品を製造する大型フードプロセッサーです。1 シフトあたり約 200 人の従業員を抱え、16 種類の設備主導の生産ラインと約 1,000 種類の製品 SKU を稼働しています。 彼らの標準的な指標は、効率を測定するために生産された労働時間あたり lbs を見ていたが、製品によっては各製品の間に大きな変動があるため、これは非常に誤解を招く可能性がある。
彼らと協力して、測定する要因の数を増やすことで、生産性全体を明確に理解するとともに、生産性の向上を促進するために重点的な領域を特定しました。これらの要因は次のとおりです：
- 機械のアップタイム： シフト時間の割合で測定
- 不足している時間： 生産ラインにおける作業者の時間時計時間と時間の変動
- 労働基準と lbs/hr： パックスタイルとコモディティタイプ/ミックスに基づく多変量生産基準を開発。結果は標準の割合でスコア付けされ、100% は期待される生産性レベルで動作していることを意味します。
- 製品の収率/損失： 出力重量とインプット重量を測定した定性的要因
- インプット製品の品質要因： コモディティ品質変動によって生産性の変動が発生する
- 生産実行係数： ラインを新しい製品タイプに切り替える時間を考慮します。 短いランは、1ポンド生産あたり比較的大きなセットアップ時間を有する割合で。
最終的な結果は、生産性の全要素を含む 1 つのマクロ結果を含む包括的なレポートダッシュボードで、100% が 1 日の目標である割合でスコアを付け、それぞれのサブファクターを細分化して欠陥を特定できるようになりました。 各副因子は、その重要性に応じて重み付けされます。 労働基準と機械のアップタイムは各 30% の重みを割り当て、その他の要因は生産性を高める主な要因であるため、他の要因はより少なく重みを付けていました。
総生産性係数 = 0.30 ×機のアップタイム + .10×不足時間 + .30 ×労働基準 + .10 ×製品収率 + .10 ×入力品質係数+ .10 ×生産実行要因
クライアントは現在、業務と目の前の情報を明確に把握し、問題が発生した際の欠陥に対処しています。
その他の検討事項
組織にとって最適な数式を特定したら、その他にも考慮すべき要素がいくつか考えられます：
- 生産性インデックス： 生産性は相対的な指標であるため、データが価値を生むには他の何かと比較する必要があります。 組織の生産性を表す数字がセットされているかもしれませんが、数字が良いか悪い数字なのかを知る方法はあるのでしょうか？ 自分の組織の生産性を理解するには、生産性インデックスを作成する必要があります。 これは、一定期間に測定した生産性と、基準期間で測定した生産性との比である。 たとえば、基準期間の生産性が 2 で、次の期間の生産性が 2.3 の場合、生産性インデックスは 2.3/2 = 1.15 になり、組織の生産性は 15% 増加しました%。 これらの数字を経時的に追跡することで、パターンを特定し、成功または失敗を評価することができます。
- 値の追加： 付加価値は、商品やサービスに関する一般的な指標 (アウトプット) です。 それは、顧客が支払う内容と、原材料に対するビジネスの支払いの違いです。 製品やサービスの価値が高いほど、賃金、利益、または税に向けて投入できる資金が増えます。 付加価値は、アウトプットの売上から総コストを差し引いて計算されます。
- 利用： 活用は、管理の仕事を測定します。 仕事を開くために労働時間 (利用可能な時間) を見て、マネージャーがどれだけ労働資源を使っているかを示します。 たとえば、8 時間のシフトで 450 分の勤務時間があるとします。 そのうちの 380 分が実際に作業に費やされた場合、その人の活用率は 84% になります%。
オフィスの生産性ソフトウェアから生産性を計算する
テクノロジーが従業員や組織の生産性を高めるのに役立つことをご存じですが、どうすれば測定し、証明できますか?
オフィスの生産性ソフトウェアの価値を計算することは、従業員や会社の生産性を計算することほど明確ではありません。 新しいツールから ROI を生成する数式は 1 つではありません。
しかし、オフィスの生産性ツールの価値を証明するために実施できる戦術がいくつかあります。
- ツールの実装前と実装後の指標を比較する： ツールから価値と生産性を計算する前に、ツールを実装する前に指標を追跡する必要があります。 数字を比較する必要がある場合は、オフィスの生産性ツールに何の問題も起こりません。 可能であれば、ツールの前に年間、四半期、月次、週次、および 1 日ごとの合計数を追跡しましょう。 たとえば、サブスクリプションベースの企業では、トライアル、コンバージョン、アップグレード、ダウングレード、キャンセルを期間ごとに追跡する必要があります。 そして、ツールを導入したら、同じ指標を追跡し、数字を比較できます。 新しいツールに対して 100% の影響を受ける変更 (その他の要因も寄与する可能性があります) はできませんが、強力な逸話的原因があります。
- 従業員の時間のフレーム値： 従業員がこのツールを使用したら、各メンバーにどのくらいの時間を節約しているかを尋ねます。 たとえば、以前は従業員がフルタイムで管理されていたプロセスをオフィスの生産性ソフトウェアで自動化すれば、基本的にその人の年収を節約できます。 また、特定の従業員が週 5 時間節約できる場合は、その従業員に 1 時間あたりどれだけの費用を支払っているかを把握し、それを 5 に掛けて週の総節約額を計算します。
事例を作成する： フォレスターがSmartsheetから生産性を算出した方法
独立したテクノロジーと市場調査企業である Forrester Research は、「Smartsheetの総経済的影響」という研究で、共同作業管理ツールであるSmartsheetの価値を定量的に計算しました。 Forrester のアプローチは、ソフトウェアに金銭的価値を割り当てる方法を他の組織が把握するためのケーススタディとして機能します。
Forrester は、Smartsheetの使用により、次のビジネス上のメリットを計算しました：
- 作業チームの生産性が 25% 向上し、3 年間で 3,609,375 ドルの節約につながりました。
- プロジェクト、製品、プロセスマネージャーの時間を 21% 節約し、3 年間で 5,890,500 ドルの節約につながりました。
- 3 年間で 835,200 ドルのコストを削減して顧客の課題を整理し、セールス エンジニアとサービス エンジニアの対応力を高めた。
- プロジェクトのリソース管理が改善され、3 年間で 45 万ドルのコスト回避が実現しました。
- ROI 1,437%
フォレスターはどのようにこれらの数字を思いついたのですか? 彼らが従ったフレームワークと方法論は次のとおりです：
- 社内Smartsheet社員を部門横断で面接
- 現在、Smartsheetを使用している組織へのインタビュー
- インタビューから得られたコストと利益のデータを入力した財務モデルを構築しました。
- インタビューで強調された問題や懸念事項に基づいて財務モデルをリスク調整しました。
広範な研究とハードデータの収集の後、Forresterは次のようなテーブルに彼らの発見に注ぎ込んだ：
ここでは、自分の組織のためにこのアプローチを再現する公式を示します：
組織内のチーム数 × チームの週 1 週間の生産性向上時間（時間単位）× 年数を除く休暇数 × 平均時間率 × 年間稼働率 = リスク調整前の生産性の向上
その数字を取得したら、リスクに対応する必要があります (組織のリスクを表す割合の値を割り当てる必要があります)。
リスク調整前の生産性の向上 × リスク調整率 = ドルのリスク調整率
リスク調整前の生産性の向上 - ドルでのリスク調整 = 最終的な作業チームの生産性の向上
生産性を向上するためのクイックヒント
従業員、組織、ソフトウェアの各レベルで生産性を計算した後、次の論理的な質問は、「どうすれば生産性を向上させるのか」です?”
ここでは、すべてのレベルで生産性を向上させる簡単なヒントとコツをご紹介します：
従業員の生産性の向上：
- 明確な目標を設定する： 従業員は、明確な期待やガイドラインを持っていれば、それ以上の意欲を発揮できます。 具体的な目標をチームと共有することで、チームは自分たちの時間をより適切に管理し、生産性を最適化することができます。
- フィードバックを定期的に行う： 効果的なフィードバックは、チームの士気を高め、従業員の成長と向上を促します。 必ず相手ではなく行動に焦点を当てた継続的なフィードバックを行い、正確に行う必要があります。
- 適切な機器を提供する： 従業員に、成功するために必要なツールや機器を尋ね、自分が働いているかどうかを確認しましょう! 単にコンピューターやソフトウェアが正常に機能していないからといって、生産性を下げることは望ましくありません。
組織の生産性の向上：
- インセンティブ プログラムを設計します： 従業員は、尊敬され、感謝されていると感じると、一生懸命働きます。 休暇やボーナスを追加で提供するなどのインセンティブ プログラムは、会社全体のモチベーションを高め、仕事に取り組む意欲を高めることができます。 また、インセンティブ プログラムは、効果を発揮するために金銭的価値を持つ必要もありません。 従業員の認識プログラムと同じくらいシンプルなものがあれば、生産性が向上します。
- シニアリーダーシップのバイインを確認する： 組織の目標を設定する際には、リーダーシップのバイインが必要です。 リーダーは常に監視され、判断されているので、よい模範を示す必要があります。 従業員が毎日早めに仕事をしたり、Facebook で何時間も離れたりしているのを見たら、それでいいと思い始めます。
- 柔軟なスケジュールを奨励する： 直感に反するように聞こえますが、すべての従業員に同じ厳格なスケジュールを守ってもらうのは、士気や会社の生産性には悪いことです。 従業員が自宅で仕事をしたり、自分のスケジュールを設定したり、無制限の有給休暇を取ったりできるようにすることで、ロイヤルティと生産性が実際に高まります。
ソフトウェアの生産性の向上：
- チーム全員のボードへの取り組み： オフィスの生産性ツールを 1 人しか使用していない場合は、針を動かしません。 価値を生み出すカギは、普及を確実にすることです。 全員が同じツールを使用している場合、チームはより速く仕事を進め、より多くの仕事を成し遂げることができます。
- 無料のトレーニングを活用する： 従業員が門の外でツールの使い方を理解していないと、習得する時間が作れません。 簡単に習得できるツールかもしれませんが、従業員は圧倒され、どこから始めればいいのか分からないと感じるかもしれません。 オンデマンド動画から無料のウェビナー、対人セッションまで、ソフトウェア企業が一般的に提供するトレーニングオプションを活用しましょう。
- 統合機能をチェックする： 従業員は毎日何十もの異なるアプリを使用しており、新しいツールが既に使用しているアプリに接続したり、仕事をしていないと、忘れてしまいます。 ニュースとして、生産性ツールの多くは、Google アプリ、Evernote、Tableau などの他のツールと統合できる点が挙げられます。
Smartsheetのリアルタイムワーク管理で生産性を向上
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。