生産性の計算とは
生産性の計算は、アイテムの生産やサービスの提供のためにリソースがどのように使用されるかに関する効率を測定します。効率の比率を作成するために、使用されたリソースの量と出力を比較します。
従業員の生産性の計算
国家の経済、不況、インフレ、他社との競争など、多くの外部要因が組織の生産性に影響を与える可能性があります。すべてを管理することはできませんが、従業員のパフォーマンスを管理し、測定することはできます。従業員の生産性は利益に大きな影響を与えます。簡単な計算式で、個人やチーム、さらには部門ごとの生産性を追跡できます。
従業員の生産性は、労働生産性の計算式 (出力の合計/入力の合計) で測定できます。
あなたの会社が、1,500 時間の労働時間 (入力) を活用して、8 万ドル相当の商品またはサービス (出力) を生み出したとします。この場合の労働生産性を算出するには、80,000 を 1,500 で割ります。結果は 53 です。これは、あなたの会社が 1 時間あたり 53 ドルの収益を生み出すことを意味します。
個々の従業員の貢献度という観点から労働生産性を見ることもできます。この場合は、時間数の代わりに従業員数を入力として使用します。
あなたの会社の従業員数が 30 人で、週あたり 8 万ドル相当の商品またはサービスを生産したとします。80,000 を 30 で割ると、2,666 になります (つまり、各従業員が会社に 1 週間あたり 2,666 ドルをもたらしたことになります)。
業界別の生産性の計算
従業員の生産性を計算する式は非常に簡単に見えますが、場合によっては、業界に応じて調整を加える必要があります。生産性の定義方法と測定方法は業務内容によって異なるため、計算式を調整する必要があります。
例えば、サービス単位 (Unit of Service、UOS) は業務によって変わります。労働生産性の計算式では UOS は必要ありませんが、UOS を定義すると、出力に文脈を追加するのに役立ちます。営業担当者の場合は「電話の発信数」や「取引成立数」などが UOS になります。ホテルの清掃員の場合は「各シフトで清掃した客室数」などが UOS になります。
ベンチマークと目標
生産性のベンチマークや目標も業界によって異なります。基本的なベンチマークがすでに確立されている業務もあります。例えば、カスタマー サービス担当者には、「生産的な」通話にどの程度の時間がかかるのかを示すベンチマークがあります。しかし、多くの企業においては、このようなベンチマークを自ら確立する必要があります。
そして、これらのベンチマークに基づき、生産性の目標を変更する決定を下すことになります。仕事の中には、従業員が自分では生産性を管理できないものもあります。例えばカスタマー サービスの仕事における生産性は受信した電話の数に依存しますが、これは従業員自身がコントロールできるものではありません。その場合、100% の生産性を目標とするのは非現実的であるため、目標を下げるとよいでしょう。
考慮すべき業界の要因
労働生産性手法を使用して生産性を計算する場合、出力は業界によって異なります。以下に例を示します。
- 営業: 営業の生産性を測定するには、新規アカウントの開設数、通話回数、売上高など、さまざまな追加の出力を測定する必要があります。
- サービス: サービス業は、無形の成果が伴うため、生産性を計算するのが最も難しい業界の 1 つです。この場合、実行されたタスクの数やサービスを受けた顧客の数を測定するなどが考えられます。
- 製造: 商品を製造する場合は、1 つの製品を生産するために必要な、労働時間あたりの出力を使用するとよいでしょう。つまり、これは 1 単位あたりの製品コストを計算することになります。
効率の測定
生産性は量を測定しますが、効率は質を測定します。従業員 1 人あたりの生産性を計算すると非常に高い結果が出ることもありますが、その数値だけでは仕事の質について何もわかりません (理論上は、従業員は非常に生産的に見えても、実際の成果は散々になる可能性があります)。
生産性の数値をベンチマークと比較するには、現在の生産性を、同じ出力に必要とされる標準的な労力と比較します。標準労働時間を実際の労働時間で割り、100 を掛けます。最終的な数値が 100 に近いほど、従業員の効率性が高いということになります。
例えば、あるプロジェクトの標準労働時間が 80 時間で、実際の労働時間が 92 時間であるとします。80 を 92 で割り、100 を掛けると、効率は 87% になります。
生産性と効率性を比較する際には、いくつかの比率を考慮する必要があります。
- アイドル時間比率: (生産停止時間/総労働時間) × 100
- 活動率: (実際の出力の生成に必要な予想時間数/完了に必要とされた実際の時間数) × 100
- 労働能力: (実際の労働時間/総予算労働時間) × 100
長期レポート
従業員の効率を測定する最大のメリットは、長期レポートで一定期間にわたる効率を計算することです。これにより、スタッフの編成方法や、従業員の採用や解雇の方法に影響を与える可能性のある傾向を特定できます。
長期的な効率性と生産性を測定すると、昇進やボーナスを与えるべき対象の決定にも役立ちます。そして最後に、このタイプのレポートは予測モデリングに役立ちます。従業員の効率性が分かれば、一定の時間内にいくつのアイテムやタスクが生産または完了されるかを予測できます。
組織における生産性の計算
1. 部分要素生産性
この計算式は、出力の合計と単一の入力の比率で構成されます。データが利用可能でアクセスしやすいため、この計算式は管理者に多く使われる傾向があります。また、部分要素生産性の計算式は 1 つの入力のみを扱うため、特定のプロセスへの関連付けが簡単です。
部分要素生産性の計算について説明します。ある会社が 1 万 5,000 ドル相当の生産量を出力し、すべての入力 (労働力、材料、その他のコスト) の週あたりの価値が 8,000 ドルであるとします。15,000 を 8,000 で割ると、部分要素生産性は 1.8 になります。
2. 多要素生産性
部分要素生産性の計算式では単一の入力を使用しますが、多要素生産性の計算式では、入力のサブセットに対する出力の合計の比率を使用します。例えば、計算式によって労働、材料、資本に対する生産量の比率を測定できます。この方法は部分要素生産性よりも包括的な尺度ですが、計算の難易度も上がります。
Easy Metrics (イージー メトリクス) の生産性の専門家である Dan Keto 氏に、複数要素生産性の計算式について例を挙げて説明してもらいました。
クライアントの 1 社が、国内最大手の小売業者のクロスドッキング業務を管理しています。クロスドッキングとは、例えばコンテナー入りの輸入船便貨物を受け取り、荷降ろしし、その後トラック便として配送するために積み込み直すことです。基本的には、ルービック キューブをバラバラに分解して組み立て直すような作業と言えます。この業界では、貨物を取り扱う労働者の生産指標を、1 時間あたりのケース数 (Cases per hour、CPH) で見ることが一般的です。より長い期間にわたって見ると、これは妥当な指標です。ただし、従業員ごとに日々の業務を管理するのには効率的ではありません。
各貨物コンテナーには、その中の製品の種類に応じて、40 個から 2 万個のケースを積載できます。取り扱い可能な SKU は最大 100 種類です。貨物の組み合わせは、作業の処理にかかる時間に大きな影響を与えます。コンテナーの組み合わせ次第で、CPH は 1 労働時間あたり 20 個から 400 個以上にまで変化します。
CPH を使用するそのクライアントは、その他のデータ要素も用いてより正確に労働基準を算出するということを行っていなかったため、生産性と労働力のどちらの予測要件にも一貫性を持たせることができませんでした。計算に SKU、分割、ケース重量、体積を組み込むことで、貨物コンテナーごとに必要な労働量を正確に、かつ一貫して予測できる多要素労働基準を開発することができました。
線形回帰モデルを用いたこの方法の標準的な計算式は、次のようになります。
時間 = AX + BY + CZ + D
上記の例の場合は、時間 = A*(ケース数) + B*(分割数) + C*(SKU 数) + D*(体積) + E*(重量) + F になります。係数である A ～ F は、最終結果を得るために入力値に対して乗算される計算された重み付け係数です。これらの係数は、動作時間研究 (工業工学モデル) を使用して計算するか、十分な大きさのデータ セットがある場合は、線形回帰ツールを使用して計算することができます。最新のテクノロジーとビッグ データにより、小規模な事業でも高いコスト効率で多要素生産性基準を計算できるようになりました。
上記の例を使用した最終結果として、クライアントは各従業員の生産性レベルを把握し、それに応じて積極的に管理とトレーニングを実行できるようになりました。人件費は 30% 以上削減されました。
3. 全要素生産性
この計算式は、商品やサービスの生産に使用されるすべてのリソース (労働、資本、素材など) の効果を組み合わせて、出力に分割します。この方法は、出力と入力の同時変化を反映できますが、各出力と入力間の相互作用を個別に表示することはできません (特定の領域を改善するには範囲が広すぎます)。
繰り返しになりますが、この計算式の難易度は高いです。Easy Metrics 労務管理システムの生産性専門家が、可能な計算の一例を紹介します。
全要素生産性の測定はアートであり、科学でもあります。この生産性指標を構築する際に注意すべき点は、コストと効率に合理的な相関が見られる入力に注目することです。多くの場合、エンジニアはプロセスに関連するあらゆる入力要素を測定したいと考えます。ビッグ データ分析を使用すると、これらの入力要素の相関の多くは、プロセス内で発生する自然な変動 (ノイズ) を下回っていることがよくわかります。したがってその情報を収集しても、通常はコストに見合うものにはなりません。
弊社の顧客に、パッケージ化された野菜製品を生産する大手食品加工会社があります。1 シフトあたり約 200 人の従業員が、16 基の設備駆動型生産ラインで稼働し、約 1,000 種類の製品 SKU を扱っています。同社の標準的な測定基準は、効率を測定するために労働時間あたりの生産量を調べるというものでしたが、種類によっては各製品間で大きなばらつきがあるため、これは大きな誤解を招く可能性があります。
弊社は協力体制のもと、全体的な生産性を明確に把握し、生産性の向上につながる重点領域を特定するために、測定要素の数を増やしました。その要素を以下に示します。
- 機械稼働時間: シフト時間の割合として測定。
- 時間損失: 労働者のタイム カードの時間と生産ラインの時間との差。
- 労働基準とポンド/時間の比: パッケージ形式と商品の種類や組み合わせに基づく多変量生産基準を策定。結果は標準の割合として採点されます。100% の場合は、期待される生産性レベルで動作していることを意味します。
- 製品の収量/損失: 出力重量と入力重量を比較する定性的要因。
- 入力製品の品質因数: 商品の品質のばらつきがあると、生産性にもばらつきが生じます。
- 生産実行因数: ラインを新しい製品タイプに切り替える時間を考慮します。短時間の実行では、生産量 1 ポンドあたりのセットアップ時間が比較的長くなります。
最終的に、この結果を総生産性因数の 1 つのマクロ結果を含む包括的なレポート ダッシュボードとしてまとめました。このダッシュボードでは、100% を毎日の目標とするパーセンテージでスコア付けを行うため、上記の各サブ要因が細分化されて、欠陥を特定できるようになりました。各サブ要因は、その重要度に応じて重み付けされます。労働基準と機械の稼働時間にはそれぞれ 30% の重み付けが与えられます。この 2 つの要素が生産性の主な推進力であるため、他の要素の重み付けは低くしました。
総生産性因数 = 0.30 × 機械稼働時間 + .10 × 時間損失 + .30 × 労働基準 + .10 ×製品の収量 + .10 × 入力品質因数 + .10 × 生産実行因数
クライアントは、業務を明確に可視化し、不具合の発生時に対処するための情報をすぐに入手できるようになりました。
その他の考慮すべき事項
組織に最適な方式を特定した後、考慮すべき要素が他にもいくつかあります。
- 生産性指数: 生産性は相対的な尺度であるため、データの価値を高めるには、他の要素と比較する必要があります。組織の生産性を表す数値セットがあるとしても、その数値が良いのか悪いのかを判断しなければなりません。自社の生産性を把握するには、生産性指数を作成する必要があります。これは、ある期間に測定された生産性と、基準となる期間に測定された生産性との比率です。例えば、基準期間の生産性が 2 で、次の期間の生産性が 2.3 の場合、生産性指数は 2.3/2 = 1.15 となり、組織の生産性が 15% 増加したことを意味します。これらの数値を長期にわたって追跡することで、パターンを特定し、成功や失敗を評価できます。
- 付加価値: 付加価値は、商品やサービス (出力) の一般的な測定基準です。顧客が支払う金額とビジネスが原材料に対して支払う金額の差額として求められます。製品やサービスの価値が高ければ高いほど、賃金、利益、税金に充当する金額も増加します。付加価値は、生産量の売上から総コストを差し引いて計算します。
- 利用率: 利用率では管理者の作業を測定します。労働力 (利用可能な時間) を調査し、管理者が労働資源をどの程度有効に活用したかを示します。例えば、8 時間のシフトでは 450 分の労働時間があります。そのうち 380 分が実際に作業に費やされた場合、その人の利用率は 84% になります。
オフィス生産性ソフトウェアによる生産性の計算
テクノロジーが従業員と組織の生産性向上に役立つことは事実です。では、それはどのようにして測定し、証明するのでしょうか？
オフィス生産性ソフトウェアの価値の算出方法は、従業員や会社の生産性の計算ほど明確にはなっていません。新しいツールから ROI を生み出すための公式は存在しないのです。
ただし、オフィス生産性ツールの価値を証明するために実装できる戦術がいくつかあります。
- ツールの実装前と実装後の指標を比較する: ツールによる価値と生産性の計算を始める前に、ツールが実装される前の指標を追跡する必要があります。比較するための数値がなければ、オフィス生産性ツールによる向上分を特定できないからです。可能であれば、ツール使用前について、年間、四半期、月間、週次、日次ベースの総数を追跡します。例えばサブスクリプションを利用している企業では、期間ごとに試用、変換、アップグレード、ダウングレード、キャンセルの数を追跡する必要があります。それからツール実装後に同じ指標を追跡し、数値を比較します。新しいツールへの変更が要因であると言い切ることはできませんが (他の要因も影響している可能性があるため)、理由として挙げるには効果的です。
- 従業員の時間に関するフレーム値: 従業員がツールを使い始めた後、各自にどの程度の時間が節約できたのかを確認します。例えば、オフィスの生産性向上ソフトウェアによって、以前は従業員がフルタイムで管理していたプロセスが自動化されると、実質的にその従業員の年間給与が節約されることになります。または、ツールによって特定の従業員の労働時間が週に 5 時間節約された場合は、その従業員に 1 時間あたりいくら支払っているかを計算し、結果に 5 を掛けて週あたりの合計節約額を計算します。
ケース スタディ: Forrester が Smartsheet による生産性を計算した方法
独立系テクノロジーおよび市場調査会社である Forrester Research (フォレスター リサーチ) は、「The Total Economic Impact of Smartsheet (Smartsheet の総経済効果)」という調査で、共同作業に適した作業管理ツールである Smartsheet の価値を定量的に算出しました。Forrester のアプローチは、他の組織がソフトウェアに金銭的価値を割り当てる方法を理解するのに役立つケース スタディとして役立ちます。
Forrester は、Smartsheet の使用によるビジネス上のメリットを次のように計算しました。
- 作業チームの生産性が 25% 向上し、3 年間で 360 万 9,375 ドルの節約につながった。
- プロジェクト、製品、プロセス マネージャーの時間が 21% 節約され、3 年間で 589 万 500 ドルの節約につながった。
- 顧客の問題を整理し、営業およびサービス エンジニアの応答性を向上させ、3 年間で 83 万 5,200 ドルのコストが削減された。
- プロジェクト関連のリソース配分が改善され、3 年間で 45 万ドルのコストが削減された。
- ROI が 1,437% に達した。
Forrester はどのようにしてこれらの数字を導き出したのでしょうか？同社が採用したフレームワークと方法論は次のとおりです。
- Smartsheet の社内従業員に部門を問わず聞き取りを行う。
- 現在 Smartsheet を使用している組織への聞き取りを行う。
- 聞き取りで得たコストや利益のデータを取り込んだ財務モデルを構築する。
- 聞き取りで明らかになった問題点や懸念事項に基づいて財務モデルのリスク調整を行う。
広範囲にわたる調査と確実なデータの収集を経て、Forrester では調査結果を次のような表にまとめました。
このアプローチを自分の組織で再現するための公式は次のとおりです。
組織内のチーム数 × チームの週当たりの生産性向上時間数 × 休暇を除く年間週数 × 平均時給 × 年間稼働率 = リスク調整前の生産性向上
この数値を取得したら、リスクを調整する必要があります (組織内のリスクを表すパーセンテージ値の割り当てが必要です)。
リスク調整前の生産性向上 × リスク調整率 = リスク調整額 (ドル)
リスク調整前の生産性向上 - リスク調整額 (ドル) = 最終的な作業チームの生産性向上
生産性を向上させる簡単なヒント
従業員、組織、ソフトウェアの各レベルで生産性を調査および計算すると、当然ながら「生産性を向上させるにはどうすればよいか」という疑問に到達します。
すべてのレベルで生産性を向上させるための簡単なヒントとコツをいくつか紹介します。
従業員の生産性を向上させるには
- 明確な目標を設定する: 従業員は、明確な期待事項とガイドラインがあれば、予想以上の成果を出す意欲が高まります。具体的な目標をチームと共有することで、時間をより適切に管理し、生産性を最適化できるようになります。
- 定期的にフィードバックを提供する: 効果的なフィードバックは、チームの士気を高め、従業員の成長と業績向上を促します。人ではなく行動に焦点を当てた、正確な情報に基づくフィードバックを継続的に行うようにします。
- 適切な備品を提供する: 成功するために必要なツールや設備について従業員に確認し、確実に使えるようにします。コンピュータやソフトウェアが正常に機能していないという理由だけで生産性を低下させるのはよくありません。
組織の生産性を向上させるには
- インセンティブ プログラムを導入する: 従業員は、尊重され、評価されていると感じると、より懸命に働きます。追加の休暇やボーナスを提供するなどのインセンティブ プログラムを導入すると、会社全体のやる気を引き出し、より熱心に働くよう促すことができます。インセンティブ プログラムが効果を発揮するためには、金銭的な価値が必ず必要というわけではありません。従業員表彰プログラムのようなシンプルなものでも生産性を高めることができます。
- 上級管理職の賛同を得る: 組織の目標を設定する際には、必ず管理職の賛同を得るようにします。リーダーは常に注目され、評価されるため、模範的な行動を取る必要があります。毎日退社時間よりも早く退社する、何時間も SNS を見ているといった態度を従業員が見ると、彼らもそうしてよいと考え始めるでしょう。
- 柔軟なスケジュールを奨励する: 理屈が通らないように思えるかもしれませんが、すべての従業員が同一のスケジュールに厳格に従うことを要求すると、職場の士気と会社の生産性に悪影響を及ぼします。従業員に在宅勤務、独自のスケジュール設定、無制限の PTO を許可すると、実際に忠誠心と生産性が向上します。
ソフトウェアの生産性を向上させるには
- チーム全員を参加させる: オフィス生産性向上ツールを 1 人だけで使用していても、効果は上がりません。価値を生み出す鍵は、広範囲にわたり確実に導入することです。全員が同じツールを使用すれば、チームはより迅速に作業を進め、より多くの仕事をこなすことができます。
- 無料のトレーニングを活用する: 従業員がツールの完全な初心者である場合、使い方を学ぶ時間を作ることはまずありません。簡単に習得できるようなツールであっても、従業員はどこから始めればよいのかわからなくなるほど当惑する可能性があります。そのため、オンデマンド ビデオ、無料のウェビナー、対面セッションなど、ソフトウェア会社が一般的に提供するトレーニング オプションを活用します。
- 機能の統合を検討する: 従業員は日常的に何十もの異なるアプリを使用しています。新しいツールが使用中のアプリに接続できない、動作しないといったことがあると、そのツールは使われなくなってしまいます。ほとんどの生産性向上ツールは、Google Apps、Evernote、Tableau などの他のツールとの統合機能を備えているため、これを活用します。
Smartsheet のリアルタイム作業管理による生産性の向上
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。