プロジェクトとは何ですか?
プロジェクトとは、事前に定義された目標を達成するために完了しなければならない一連のタスクです。あらゆる業種と規模の組織が、さまざまな複雑さ、時間枠、リソースのプロジェクトに取り組んでいます。
プロジェクトはプロセスとは異なります。プロセスは、通常は反復的かつ継続的に、特定の結果を生み出す一連のステップのことです。
対照的に、プロジェクトには次の 4 つの特徴があります。
- 新しい具体的なアウトプットを作成する: プロジェクトの主な目標は、新しいものを作成することです。一方、プロセスは機能やサービスを維持するのに役立ちます。
- 期限がある: プロジェクトには必ず、事前設定された開始日と終了日があります。
- 通常のビジネス ルーチン外に存在する: プロジェクトは、日々の業務以外で発生する明確な活動です。
- 境界がある: プロジェクトは、時間、コスト、リソース、成果物など、複数の要因に制約されます。プロジェクト管理の 3 つの制約について詳しくは、以下をご覧ください。
プロジェクト管理とは?
プロジェクト管理 (PM) とは、プロジェクトを整理、監督、完了し、価値を提供する方法のことです。PM を成功させるには、タイムラインや予算など、特定のパラメータ内でプロジェクトを効果的に実行するための、特定の知識、スキル、ツール、テクニックが必要です。
プロジェクト管理は、次の慣行と多くの資質を共有していますが、それらの違いを理解することが重要です。
- タスク管理: タスクがどのように組み合わされているかを管理するのではなく、個々のタスクの完了を監督します。
- プロジェクトの連携: 関連するタスクの日々の管理、およびプロジェクトの納品に関わる必要な組織やコミュニケーションを指します。
- プロセス管理: プロジェクトには定義された終了点がありますが、プロセスは継続的に行われます。また、継続的な管理と最適化が必要です。
- プログラム管理: プログラムを構成し、戦略的目標に向かって推進する複数のプロジェクトを管理することです。プロジェクト間の依存関係の管理、リソースの割り当て、取り組みの優先順位付けが含まれる場合があります。
あらゆる業種と規模の業界でのプロジェクトの成功が、プロジェクト管理にかかっています。同様に、組織内のすべての部門が、正式な PM 手法を使用して整理された状態を維持し、より効率的に共同作業を行い、効率を高めることができます。
特定の PM 手法について詳しくは、第 3 章をご覧ください。プロジェクト管理が特定の業界や部門にどのようなメリットをもたらすかについては、第 7 章をご覧ください。
なぜプロジェクト管理が重要なのですか?
プロジェクト管理は、プロジェクトを期限内および予算内に、最大の効率で完了するために不可欠です。効果的な PM は、プロジェクト チームやその他の重要なリソースをより適切に管理するのにも役立ちます。
しかし、PM の重要性は、単にプロジェクトを実行するだけにはとどまりません。効果的なプロジェクト管理により、プロセスの合理化と共同作業の改善を実現し、時間、資金、リソースの無駄につながる気が散る作業を減らすことができるため、組織全体がより多くの価値を提供できるようになります。
3 つの制約理論
プロジェクト管理の 3 つの制約理論では、プロジェクトを完了するチームの能力は、スコープ、時間、コストの 3 つの重要な制限の影響を受けるとしています。適切に実施するには、プロジェクト マネージャーがこの 3 つの要因を管理し続ける必要があります。
3 つの制約は次のように定義されます。
- スコープ: プロジェクトの目標を達成する必要があるすべてのタスクとプロセス。
- 時間: プロジェクト実施スケジュール。
- コスト: プロジェクトの達成にかかる費用。
3 つの制約理論は、鉄のトライアングルまたはプロジェクト管理トライアングルと呼ばれることもあります。このフレームワークは、要件の変更に対する「ガードレール」として機能するため、プロジェクトを成功させるうえで重要です。
プロジェクト マネージャーの仕事は、プロジェクトを適切に実施する目的で、コストの増加または削減、スケジュール調整、成果物の削除または追加を行い、3 つの制限のバランスを取ることです。3 つの制約すべてがそれぞれ影響し合うため、どれを選択するにしても、その効果をよく考えることが重要です。
そうはいっても、ほとんどのチームにとって、この 3 つの制約は有用です。これにより、プロジェクト マネージャーが、不測の事態に対して、十分な情報に基づいた変更を加えることができるためです。
プロジェクト ポートフォリオ管理
プロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) は、潜在的なプロジェクトを評価し、優先順位を付ける戦略です。プロジェクト管理はプロジェクトを正常に実行することですが、PPM は大規模なポートフォリオの一環として、適切なプロジェクトを適切なタイミングで選択することです。
PPM の目標は、潜在的なプロジェクトそれぞれを評価するための合理化されたプロセスを作成し、効率性を高めることです。そして、最も大きな価値を提供し、成功する可能性が最も高く、全体的なビジネス目標と一致するプロジェクトを優先させます。PPM をうまく実施することで、チームや組織が、最も価値のあるプロジェクトに集中できるようになります。
その他のリソース
プロジェクト管理の進化
最新のプロジェクト管理では、ツールを活用して信頼性の高いプロセスを作成し、繰り返しタスクを自動化します。一般的に、プロジェクト管理に対する最新のアプローチの特徴は、柔軟性、共同作業、効率性が向上することです。
プロジェクト管理の概念は 20 世紀初頭に正式に確立され、テクノロジーおよび作業基準とともに進化してきました。2001 年に作成されたアジャイル手法は、より柔軟かつ反復的なアプローチで作業を完了することで、従来の PM をディスラプトしました。(さまざまな PM 手法について詳しくは、第 3 章をご覧ください。)
最近では、リモート ワークの増加によりプロジェクト管理に新たな課題、そして新たな自由が生まれています。主な変更点は次のとおりです。
- 非同期コミュニケーションの強化: リアルタイムでの対面のやり取りが少なくなり、チームが即座に対応する必要はなく、作業を続けることができます。
- さまざまなスケジュールに対応: リモート ワークにより、チーム メンバーのタイム ゾーンが違っていても、多忙なスケジュールに対応するだけでも、さまざまな時間にオンラインで作業できます。
- クラウドベースのツールへの依存度が高まる: これらのツールによって、一緒にいない人の仕事やタスクを確認できます。
最新の PM の役割、課題、ベスト プラクティスについて詳しくは、第 6 章をご覧ください。