オペレーション ディレクターが Smartsheet を使用して Pip Hare Ocean Racing (ピップ・ヘア オーシャン レーシング) キャンペーンをナビゲート

Lou Adams 氏は仕事のため、身を粉にして働いていました。フルタイムで仕事をしながら、見知らぬ人たちを集め、共同作業をしてもらい、ヨット レースが始まる 6 か月前にスポンサーを確保し、数か月に及ぶ世界一周レース キャンペーンを遠隔から管理するには、どうすればよいでしょうか？

2020 年夏、Pip Hare Ocean Racing (ピップ・ヘア オーシャン レーシング) チームのオペレーション ディレクターに就任した Adams 氏にとって、これは差し迫った課題でした。新型コロナウイルス感染症の流行時に救急診療科を運営していた Adams 氏は、Pip 氏による 2020 ～ 2021 年の ヴァンデ グローブ レース キャンペーンを支援すべく、11 月にチームに参加しました。

オペレーション チームは他の数人のボランティアと共に、すぐさま Pip 氏のレースのスポンサー企業探しに乗り出しました。幸いなことに、ボランティア チームには共通の目標がありました。ヴァンデ グローブを完走するという Pip 氏の悲願達成をサポートすることです。

McKinsey (マッキンゼー) のデータによれば、従業員と役員の 97% がチーム内の不整合がプロジェクトの成果に影響を与えると考えていることが示されています。このことを考慮した場合、Pip 氏のキャンペーンをサポートするという目的をチームが共有していることが極めて重要でした。スポンサーを確保するにせよ、Pip 氏のレース参加の準備をするにせよ、あるいは彼女が陸から数千マイル離れた海に 1 人でいる間にそのニーズを支援するにせよ、効果的なチームワークが彼らを支え続けました。

しかし、いつも順風満帆というわけではありませんでした。

Smartsheet 上で実行されるミッションクリティカルなキャンペーン

チームが企業スポンサーを探し、レース開始に先立つキャンペーンのビジネス面を管理する中で、Adam 氏は複数の期限、タイムライン、取り組みが同時に発生していることに気づきました。

信頼できる共通の情報源がなく、キャンペーン ボランティアやパートナーがさまざまな場所やタイム ゾーンで活動しているため、期限が過ぎたり、成果物が見落とされたりするリスクが高まっていました。さらに、誰がどのタスクに携わっているのかわからなくなってしまったこともあり、作業の重複の可能性が生じました。これは、ボランティア チームが他の場所でフルタイムの仕事を持ち、時間が限られている場合には、理想的ではありません。

Adams 氏は流れを変えるソリューションを必要としました。そこで登場したのが Smartsheet プラットフォームです。

「スポーツ キャンペーンの運営には、時間の制約が厳しいという性質があります。1 つの期限が、ミッションの重要な期限となり得ます。Pip 氏の場合、それはレースの開始でした。彼女のキャンペーンを管理するソリューションが 1 つもなく、そこで Smartsheet が登場したのです。」

Adams 氏は Smartsheet を使用して、Pip 氏のキャンペーンのサポートに乗り出したスポンサーを管理するシートを作成しました。契約の履行、成果物、期限を追跡し、異なるチーム メンバーにタスクを割り当てることで説明責任を推進しました。Adams 氏は、「誰もがアクセスでき、あらゆることを 1 か所で見られるようになりました。」と語っています。

Pip 氏のレースが始まると、新しい課題が生じました － 彼女がいつでも陸上チームに電話できるとは限らない時、健康状態や状況をどのように確認するのか？

ヴァンデ グローブはノンストップで世界を一周する単独ヨット レースです。Pip 氏はポイント ネモなど、世界で最も隔絶された場所を航行します。ライバルは別として、国際宇宙ステーションにいる人たちが、彼女にとって一番近い距離にいる存在になるはずです。潜在的な接続性の問題と、Pip 氏が注意しなければならない他の状況に挟まれ、彼女は必ずしもチームに最新情報を提供できるとは限りません。

Pip 氏のキャンペーンに対する Smartsheet のスポンサーシップの一環として、ファンが彼女の進捗状況を追跡できるダッシュボードを構築しました。スポンサーの Aparito (アパリト) と提携したリアルタイム マップやデータ レポートなどの統合によって、ファンも Pip 氏のチームも、ボートがどこにいるのか、最後に眠ったのはいつか、そして心拍数や歩数など健康に関するデータを把握することができました。

不幸なことに、南太平洋で災害が発生しました。

「Pip 氏が風速計を失ったポイントがありました。まず、Smartsheet のダッシュボードを見ました。なぜなら、定期的なライブ データが入力されていることを知っていたからです。そこから、風のデータに異常があることがわかりました。」とAdam 氏は言います。「Pip 氏から連絡はありませんでしたが、ダッシュボードで彼女がどこにいるかを確認し、データを見ることができました。ようやく彼女と話したとき、最後にボートから取得した風のデータとの整合を図りましたが、そこで計器に問題があることがわかりました。」

Smartsheet のダッシュボードは、レース中にファンを関わらせる楽しい方法だっただけでなく、チームが Pip 氏の現在位置とパフォーマンスを把握し、航海中の危機を回避するのに役立ちました。

キャンペーンのさまざまな側面をサポートする広範な機能

海上に出た Pip 氏は、レース、健康状態、ボートの機能性に集中していました。しかし、レース キャンペーンのビジネス面では、メディアからの問い合わせの管理、スポンサーとの合意やリクエストの遂行、Pip 氏のパフォーマンスやニーズの監視、スケジュールの調整など、多種多様な優先事項があります。

Adams 氏は Smartsheet の機能とアドオンを活用して、以下の内容を含むすべてのことをまとめあげました。

• Calendar アプリ — Calendar アプリにより、Adams 氏は Pip 氏の期日、コミットメント、メディア インタビュー、会見を追跡することができました。管理チームの全員が最新情報にアクセスし、情報を把握し続けることができたのです。
• フォーム — Smartsheet フォームによって、Adams 氏はメディアの問い合わせや会見リクエストを合理化することができました。そのフォームはPip Hare (ピップ・ヘア) のウェブサイトと直にリンクしており、そこからの入力内容はシートに直接送られ、Adams 氏はそこでリクエストの取捨選択と、約束した案件の追跡と管理を行えます。
• Brandfolder — デジタル資産管理ソリューションである Brandfolder を活用することで、Adams 氏はキャンペーン チームとスポンサーの双方が最新の画像、HD ビデオ コンテンツ、ロゴなどに確実にアクセスできるようにしました。別の外部サイトを模倣するのではなく、Brandfolder に Smartsheet を組み込むことで、Adams 氏は信頼できる唯一の共通情報源を維持することができたのです。「スケジュールの余裕がないキャンペーンを管理している際は、すべてのものを 1 か所に集めることで、たくさんの時間を節約できます。」と彼女は述べています。
• 自動化 — Adams 氏が気に入っている Smartsheet の機能の 1 つに、自動化があります。彼女は医療分野でフルタイムの仕事をしており、次々と寄せられるリクエストを Pip 氏のために管理する中で、何かを見落としてしまうことは想像に難くありませんでした。この問題を回避するために、Adams 氏はシートに自動化を設定しました。3 日間経過してもリクエストに対処していない場合は、最優先のフラグが付けられ、リマインダーが彼女に送られます。
• モバイル アプリ — 最近はどこでも作業が発生するようになり、Adams 氏はどこにいても Pip 氏に関するすべての最新情報を得られるよう、Smartsheet モバイル アプリを活用しています。

「私は、自分が知っていることに対して満足しています。Smartsheet は新しい言語を習うよりも簡単ですし、はるかにユーザーフレンドリーで論理的です。解読するのは無理ですが、自分の仕事のやり方に合わせることができます。自分だけの Smartsheet を作成して、企業やキャンペーンの強化に合わせることができます。」と彼女は述べています。

使いやすいテクノロジー

レース キャンペーンであろうと、企業のキャンペーンであろうと、チーム メンバーにはさまざまな経験や背景があり、テクノロジーに関して異なる専門知識を持ち、精通している度合いもさまざまです。Smartsheet は、Pip 氏のチーム全員がすぐに活用できるものでした。

「テクノロジー業界の人やテクノロジーに明るい人でなければ、新しいテクノロジーを取り入れるのは恐怖を感じるものです。」Adam 氏はそう認めています。「特に、ボランティアとしてさまざまな業種から参加していることもあり、みんな同じプラットフォームを使用していませんでした。Smartsheet は作業を調整して合理化する素晴らしい方法でした。Smartsheet がなければ、成功はしても、スマートには達成できなかったと思います。」

Pip 氏のチームがキャンペーンで Smartsheet をどのように活用したのかに関する記事をご覧ください。