Twin Cities Habitat for Humanity (ツイン・シティーズ・ハビタット・フォー・ヒューマニティ) によるボランティアと資金調達との調整方法

Twin Cities Habitat for Humanity (ツイン・シティーズ・ハビタット・フォー・ヒューマニティ) のミッションは、ツイン シティーズ地域から貧困家庭をなくし、誰もが一定の生活レベルを保証された安価な住居に住めるように良心的に対処することです。同組織は、その目標を達成するためには、幅広いイベントとボランティアのスケジュールを整理する必要があり、そのための共同作業を重要な優先事項と位置付けました。

Twin Cities Habitat for Humanity (ツイン・シティーズ・ハビタット・フォー・ヒューマニティ) のマーケティングおよびコミュニケーション担当ディレクターである Brian Juntti 氏は、Web サイトの更新やマーケティング キャンペーンなどのさまざまなマーケティング コミュニケーション プログラムの管理に適したツールを必要としていました。

「組織内で管理している業務のタイプは多岐にわたり、寄付者への呼びかけ、イベントの企画、住宅の建築などさまざまなものがあります。」と同氏は語ります。

その上、全員が常に最新の情報に触れることができるソリューションも必要としていたのです。たとえば、イベント用のスプレッドシートに変更を加えると、チーム全体に通知が行き渡るようでなければなりません。そのソリューションが Smartsheet でした。

「Smartsheet を使うと、常に最新の情報に触れることができます。」と Juntti 氏は語ります。同氏は最近になって、Smartsheet の用途をボランティアのスケジュール以外にも広げ、イベント管理のワークフローの主要部分を Smartsheet で自動化しています。

時間節約に力を発揮するのは、Smartsheet のフォームです。2010 年の 10 月にミネアポリス セントポール都市圏で開催された 27th Annual Jimmy and Rosalynn Carter Work Project の一部である 1 週間のイベントで、役員、大口の寄付者、スポンサー、官僚などの VIP が数百人ほど招かれましたが、Juntti 氏は Smartsheet を使用して、その人たちから RSVP を収集しました。

参加者から返ってきた RSVP 情報を Smartsheet のフォームで収集すると、その情報は Smartsheet のデータに自動的に反映されます。このデータは参加手続きや寄付者候補者へのフォローアップとして使用できます。また、チームが特定の行のデータに応じてアラートを出力するよう設定しておけば、ボランティアのカメラマンが Smartsheet に写真をアップロードしたときなど、情報が変更されたときにチーム メンバーに電子メールでその変更が通知されます。

「その通知を受けて、当社のスタッフがその写真をすぐに Web サイトやソーシャル メディア サイトに掲載することができます。」と Juntti 氏は付け加えます。「電子メールでやり取りするよりも大幅に時間を節約できます。」