デジタル変換の加速、プロジェクト チームへの権限付与、NHS での患者の転帰の推進

英国の国民保険サービス (NHS) の専門のチェンジ リーダーは、プロセスを強化し、技術力を高めることにより、患者の予後を改善すべく努めています。

シニア プログラム コンサルタントの Stewart Cooper 氏、プログラム マネージャーの Dympna Wilson 氏のような戦略的コンサルタント、そして Russ Consulting のディレクターである Chris Russ 氏のような管理コンサルタントはこの変革の中心となっています。 

しかし、多数の場所とチームで多数の変更の取り組みが進められる中で深刻な課題が生まれました。Cooper、Wilson、Russ の各氏はイングランド北西部の各地域にある NHS 拠点にいる 40 人のプロジェクト マネージャーと、進行中の 87 のプロジェクトについて作業を進めています。 

この変革専門家のチームがすぐに気付いたように、適切なツールと共同作業の戦略が整備されていなければ、成功を達成できない可能性がありました。 

プロジェクトの初期段階では、チームは Excel のスプレッドシートを使用してデータを保存し、PowerPoint でレポートを管理していました。 

「非常に手間のかかる作業でした。Excel のスプレッドシートでデータを用意し、PowerPoint 用に加工し、ダッシュボードを作成して、という感じでした。」と、Cooper 氏は言います。「すべての更新は完全に 40 人のプロジェクト マネージャーに頼っていました。レポートはコピー/貼り付けの産物となり、継続利用できるものではありませんでした。私たちには改善策が必要でした。」

前回のプロジェクトで、Russ 氏は Cooper 氏に Smartsheet を紹介し、Cooper 氏はすぐにその可能性に感銘を受けました。「レポートの改善の必要性を認識した瞬間、Smartsheet が頭に浮かびました。」 

そこで、Cooper 氏は Wilson 氏と協力して理想のダッシュボードの形を考案し、数日で Russ 氏がブループリントを作成しました。ソリューションの承認から実用化まで、わずか 3 週間で行われました。 

「これは、これまでに使っていた他のソリューションと比べて大幅な時間の節約になりました。以前は展開に 6 か月から 1 年かかっていました。」と、Wilson 氏は言います。

よりスマートで時間効率の高いレポート 

Smartsheet を使用することで、手間のかかる追跡とレポートの問題が大きく改善されています。プロジェクトの追跡は大部分が自動化され、レポートは大幅に効率化されています。データはトップのダッシュボードにシームレスに表示されます。ここで進捗状況が視覚化されて更新され、割り当て、現在の支出、プロジェクトのステータスなどの情報がわかりやすく示されます。 

1 週間かかっていたデータ編集が数時間でできるようになり、1 日かかっていた財務レポートはわずか 10 分でできるようになりました。 

より正確なインサイト、より良い結果 

Smartsheet はシンプルなつくりになっているため、誰でもソリューションを利用できます。Cooper 氏は「仕事のやりがいが高まるだけでなく、レポートの更新が行われていないときに挑戦がしやすくなります。欠落部分が容易に見つかるからです。」と言います。

また、より正確なインサイトが得られます。データのコピー/貼り付けも少なくなるため、疲れによる人的ミスも減少します。「このことは NHS のような公的機関にとっては重要です。」と、Russ 氏は言います。「精度が高まれば、リスクをより効率的に緩和できます。」

患者の予後の改善

Smartsheet を使用すると、プログラム コンサルタントやプロジェクト マネージャーは患者ができるだけ最適なケアを受けられるようなプロジェクトを自信を持って提供することができます。患者のためのリモート ワークの場合でも、GP レコードの強化、デジタル インクルージョンの促進を行うソフトウェア ソリューションの場合でも同様です。 

拡張の機会

チームは Smartsheet 利用の初期段階にあり、DocuSign、他の Systems Smartsheet インスタンスとのリンク、相互運用性のネットワークの提供など、関連するさまざまな統合を利用する魅力的な計画が進行中です。

また、NHS の職員がプラットフォームへの確信を深めるにつれ、使用範囲を広く拡大しようという構想も生まれてきます。たとえば、現在は複数の情報コンテナに保存されている情報を一元化することや、コントロール センターを利用し、アーカイブを通して混乱を低減したり大規模に変更したりすることが考えられます。 

「ソリューションとして Smartsheet を利用することで、次はどうするかと考えるようになります。」と、Cooper 氏は言います。「人々は私たちが Russ Consulting (ラス コンサルティング) との共同作業を通じて達成した内容に非常に感銘を受けます。そして、高機能でインパクトのある、コスト効率の高いソリューションを私たちがこれほど短期間で構築したことに驚きます。」

「Smartsheet はほとんど標準になっています。」と、Wilson 氏は付け足します。「人々は、これは私たち皆が使うべきものだと言っています。というわけで、私たちは他に何が達成できるか、知るのが楽しみです。」