Motion Federal Credit Union (モーション フェデラル クレジット ユニオン) が共同作業の文化を生み出した方法とは

ニュージャージー地域の老舗、米国で 18 番目に古い信用組合 Motion Federal Credit Union (モーション フェデラル クレジット ユニオン) (MFCU) は、 定評のある金融機関として確固たる地位を確立しています。同信用組合は、ExxonMobil (エクソンモービル)、ConocoPhillips (コノコフィリップス)、DuPont (デュポン) などの大手企業と提携しながらも、伝統的な信用組合らしさや、組合員との個人的な触れ合いを保ち続けています。

MFCU の管理マネージャー Arp Trivedi 氏は、同信用組合の人事部門から新しい支店の開発/新設まで、すべてを監督する責任を担っています。20 年以上にわたり金融サービスに携わってきた同氏は、もっと上手く組織全体の効率化を推進できる新たな方法を探していました。Trivedi 氏が求めていたのは、MFCU のさまざまなプログラムやプロジェクトを追跡し、共同作業エンジンとして機能し、さらに同信用組合の費用対効果の高い運営をサポートするプロジェクト管理ソリューションです。

Trivedi 氏は、これまでさまざまな Microsoft プログラムを使ってきましたが、どれも多くの課題がありました。「今の信用組合では、Microsoft Excel や Project などのプログラムによって、スタンド アロン化とサイロ化が進んだプロジェクト管理の文化が築かれています。」と彼は言います。「こうしたプログラムでは共同作業が想定されていません。このことが、信用組合としての私たちの共同作業への取り組みに影響を及ぼしています。」

Trivedi 氏は、この孤立したサイクルを MFCU で存続させたくないと考えました。同氏は G Suite Marketplace で Smartsheet を発見しました。そして、このツールを他のいくつかの Google Apps と組み合わせれば、MFCU での共同作業をさらに前進させる完璧なソリューションになると考えました。

1 つのツール、多くの用途

Smartsheet を導入すると、その流れは全社に及びました。Trivedi 氏も MFCU も、目覚ましい変化を実感しています。「Smartsheet で共同作業や管理を始めることが徐々に増えてきました。今では社内のすべてのプロジェクト管理にこのツールを使っています。誰でも簡単に使用でき、ファイルの添付や進捗状況の確認を行ったり、プロジェクトの状況を更新したりできるからです。」と Trivedi 氏は言います。

MFCU では、Smartsheet をダッシュボードとして使用し、さまざまなプロジェクトやタスクを追跡しています。

新しい支店の開設

最初の契約からグランド オープンまで、計画、設計、建設のあらゆるステップが、新支店ごとに Smartsheet にアーカイブされています。また、契約書類や注文請求書はすべて、アクセスしやすい場所に 1 つにまとめて保管されています。

人事プロセス

MFCU の人事活動 (採用、従業員フォーム、ポリシーなど) を管理するうえで、Smartsheet が Trivedi 氏にとって役に立つツールであることが証明されています。

新商品開発

MFCU の新商品開発と発売のすべてのステップは、Smartsheet で慎重に追跡され、共同作業者が簡単にアクセスできます。このため、円滑かつまとまりのあるプロジェクト管理が実現します。

共同作業、透明性、生産性

プロジェクトが全員に可視化されることで、進捗も速くなります。「チーム ミーティングではよく Smartsheet を立ち上げます。そこには、全員の進捗状況が他のチーム メンバーにもわかるように示されています。この透明性によって、生産性が驚くほど向上しました。」と、Trivedi 氏は MFCU チームに対する Smartsheet の影響を説明します。「とてもモチベーションが上がります。」