Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) 、Smartsheet のパートナーである Achievan (アチーバン) と連携して建設工事の効率化と作業員の安全衛生の保護を実現

Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) は、ACS Infrastructure Canada Inc. (ACS インフラストラクチャ カナダ)、Aecon Group Inc. (アイコン グループ)、CRH Canada Group Inc. (CRH カナダ グループ) と共同事業の提携を結んでいます。同社は、オンタリオ州トロントに全長 11 キロ (6.8 マイル) におよぶ路面電車の線路を建築している建設チーム間で、コラボレーションとコミュニケーションの効率化を図る必要がありました。COVID-19 パンデミックが流行するなかで、最高品質の作業と規制順守を維持しながら、紙と対面で行っていたコミュニケーションを見直す必要がありました。Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) は Smartsheet のプラチナ パートナーである Achievan (アチーバン) と連携して Smartsheet を導入し、線路とリモート両方の現場からリアルタイムにコミュニケーションが取れるようにし、報告方法と可視性を改善しました。

「Smartsheet を使用すると、プロジェクト、組織構造、職種に合わせて柔軟にプロジェクトをカスタマイズできることを早くから認識していました。どんなワークフローでもそれが可能でした。」と Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) の運用計画マネージャーである Ross Bain 氏は話します。「問題について考えるときには、さまざまなツールがどのように相互に関連しているかを理解するだけで、Smartsheet を使って多くの問題を解決できます。

作業チームが路面電車の線路沿いに分散している場合、課題になるのが明瞭なコミュニケーションです。Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) は、トロント北西部の Metrolinx (メトロリンクス) のプロジェクトである Finch West LRT プロジェクトで、プロジェクトの状況、安全性と規制の要件、予算問題、その他の開発に関する情報を一元管理したいと考えていました。建設工事は必要で重要であると見なされたものの、COVID-19 の感染拡大を防ぐために取られた検疫措置によって、大部分の管理スタッフ、専門スタッフ、技術スタッフが在宅ワークを余儀なくされ、コミュニケーションに支障をきたす可能性が高まりました。

Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) と Achievan (アチーバン) は連携して、幅広い部門に Smartsheet を導入しました。Achievan (アチーバン) は、Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) が直面している課題として、複数のコミュニケーション チャネル、多すぎる電子メール、管理上の負担、承認の遅延、さまざまなワークストリームの把握の難しさがあることに気づきました。そして Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) と協力して、安全面の対策と KPI、設計審査、先を見越したスケジュール設定、委託、品質管理と検査、環境評価などのソリューションを導入するほか、紙帳票をデジタル化して電子署名を組み込むことによって、全部門にわたる作業管理を改善しました。

「こうした作業によって、Mosaic (モザイク) チームは 11 キロに及ぶ建設現場からリアルタイムにデータを収集し、そのデータを使用して適切な行動と決定事項を選別し、割り当てて、実行しています。」と Achievan (アチーバン) のマネージング パートナーである Amin Panjwani 氏は述べています。「このプロジェクトでは、実用的な情報と透明性を備えたダッシュボードを活用して、組織全体で追跡と報告の方法を標準化しました。」

「Achievan (アチーバン) は、Smartsheet 導入のための重要なパートナーであることがはっきりわかりました。」と Bain 氏は話します。「同社は、ワークショップ、講習会、遠隔支援、現場外での支援を組み合わせて、私たちをサポートしてくれました。今までにない要求をぶつけても、創造的なソリューションを見つけてくれましたし、優れた方法で問題点を解決してくれました。Smartsheet の導入をサポートしてほしい会社は、Achievan (アチーバン) 以外に考えられません。」

プラットフォームには柔軟性があるため、さまざまなチームが独自のニーズを満たすソリューションをすばやく簡単に構築できました。

「私にとって Smartsheet の最も魅力的な特徴はカスタマイズできることです。」と Bain 氏は述べています。「必要なレイヤー、構造、ワークフロー、バケットがどのようなものでも設定できます。システムの仕組みを理解すれば、文字通り白紙の状態から、組織全体で使用できるものを非常に短期間で構築できます。」

リアルタイムの情報でミーティングを迅速化

大規模な建設プロジェクトの非常に重要な要件として、法令順守があります。Smartsheet はライブ ダッシュボードからプロジェクトの詳細情報をリアルタイムに取得するため、安全衛生チームはチェックリストの要件を確認し、潜在的な安全上の問題に速やかに対処できます。

「多くのミーティングがあるので、すべての情報を一元管理できるのは助かります。」と話すのは、Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) の安全衛生およびセキュリティ マネージャーの Stephen Agla 氏です。「それぞれの会社の上級経営陣は、現場で何が起きているのか、生の情報を見たいと思っています。ダッシュボードを使えば、その可視性を手に入れることができます。監査プロセスとの整合性を監視し、ギャップがないかどうかを確認できます。個々の現場に行って安全ボードを見るのではなく、つまり昔ながらの方法で情報を入手するのではなく、1 か所に座っているだけですべての情報を見ることができます。」

日次登録を効率化し、作業員の健康を守る

Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) は、COVID-19 のパンデミック中に作業員の健康を守るために、オンラインのスクリーニング システムを導入し、現場とリモートの従業員に毎朝、フォームを送信しました。回答は直接シートに反映されるため、マネージャーと安全担当者はそのシートで各作業員とリモート作業者の健康状態を確認できます。

「私たちは誰がどこにいるのかを把握する必要がありました。ただ在宅ワークをしているだけなのか、自分か知り合いの誰かが COVID-19 の感染者と接触したために自己隔離しているかを知る必要がありました。」とBain 氏は言います。「作業の向き不向きや、作業が向いていないのなら、その理由と、それを改善するために何ができるのかを知ることが重要です。」

モバイル アプリを使用して現場作業の安全性と効率を高める

路面電車の線路に沿って作業が進んでいくと、作業員は、ノート パソコンや本部にアクセスしなくても、必要なデータやリソースを入手できる手段が必要になります。パンデミック中にリモートで働く安全衛生マネージャーは現場を定期的に訪問する必要があります。最新の情報があれば、同僚との接触時間を最小限にすることができます。モバイル アプリは、そうした必要なデータをすべて提供してくれます。

「現場に着いたら、車を降りる前にモバイル アプリを立ち上げて、そのエリアにどれくらいの人がいるのかを確認します。」と Agla 氏は言います。「またアプリを使用して、安全対策などを自分のレポートに入力します。これは一番の利点だと思います。誰でも現場ですぐにその作業ができるのです。」

Smartsheet では、新入社員の安全と工程に関するトレーニングも効率化できます。シートを使って、各自の役割に必要なトレーニングと資格取得を終了した社員を記録し、会社の限られた教室のスケジューリングを合理化できます。

最も重要な仕事のために時間と労力を確保する

Agla 氏によれば、Smartsheet により、ヒヤリハット報告や複数現場からのデータ集約が改善されることで、再トレーニング、新しいプロセス、その他の戦略的ソリューションが必要になる問題点を特定できます。Pivot アプリのようなアドインを使用すれば、何千もの検査記録から簡単にデータを取得して、分析や戦略的な計画が可能になります。また包括的な情報管理により、Mosaic Transit Group (モザイク トランジット グループ) は規制当局の検査と監査に十分備えることができます。

「Smartsheet のおかげで安全衛生の管理業務に必要な時間が短縮され、その分、重要な作業に集中して取り組むことができています。」と Agla 氏は話します。「従業員の安全衛生は最優先事項ですし、そうした情報を管理をしていると、監督者、経営陣、パートナー企業に対するデュー デリジェンスが強化されます。」

プロジェクトが進展すると、Smartsheet は、グラフやレポートではなくコンクリートや鉄筋に集中したい建設チームの作業負荷を軽減するのに役立ちます。Agla 氏によると、LRT 作業完了後のプロセスの改善や効率化を達成できる可能性があります。

「建設業界では、いきなりものごとを信じることはありません。それがうまくいくことを証明する必要があるのです。」と Agla 氏は言います。このプロジェクトでは、大手建設ゼネコンが今まさに Smartsheet を試しているところです。うまくいけば、Smartsheet を自分のグループに持ち帰り、『自分のデスクで生の情報を見ることができるので、役員に毎週出張してもらう必要はありませんよ。』と言ってもらえるかもしれません。」