質の高いカスタマー エクスペリエンスを提供

Blackboard は 1997 年創業のワシントン DC に本社を置く、 教育分野向けのエンタープライズ テクノロジーおよびソリューションを提供する業界のリーダー的企業です。 Blackboard Transact は、自動販売機から金融支援サービスまで学生がアクセスできる、オールインワンのキャンパス決済カードと入館システムを提供しています。Transact チームが複数のキャンパスでの同時インストールの管理をサポートするため、サイロ化されたツールから 1 つのソリューションに移行する必要が生じたとき、大学側は Smartsheet を選択しました。

業界

  • 教育

組織/団体規模

  • 大 (従業員 1,000 ~ 9,999 人)

地域

  • 北米

使用事例

  • プロジェクトの可視性

これまでにいただいた中で最も嬉しかった言葉は、Smartsheet に対するお褒めの言葉でもあるのですが、複数の担当部長の方やビジネス リーダーの方に「私たちよりもチームのリソース管理が上手ですね」と仰っていただいたことです。

Blackboard 製品担当シニア ディレクター、Taran Lent

Blackboard は学内決済システムの実装管理に Smartsheet を活用
女子学生は大学内の自動販売機の前に立ち止まると学生証を読み取らせ、野菜チップスをモグモグしながら教室へと向かって行きます。

これは平凡な、日常的な光景です。 しかしその裏では、デジタルの奇跡が起きています。そして、Blackboard Transact がこれを可能にしているのです。

年間 50 社以上の顧客が導入、しかも設置時間は限られている

1 つのキャンパス内に学生用決済システムを導入するだけでも、充分大仕事です。 しかし、多数のキャンパスにシステムを設置する必要があるとしましょう。 そしてそれを、ほとんどの学生たちがキャンパスを離れている非常に短い期間内に行う必要があるのです。

これが Blackboard の Transact チームが直面しているいつものシナリオです。同社は実際に、夏ごとに多数の顧客へのシステム設置を行っています。 各プロジェクトでは、 要件を理解し、機器の納品を管理し、技術的要件を検討し、サーバーを設定し、そしてシステムを起動して作動することが求められます。 これは複雑なプロセスであり、時間も限られているため、ミスや効率の悪さは許されません。

早くから、プロジェクト管理はチームが直面する課題のほんの一部分でしかありませんでした。 顧客と販売前の情報共有や、販売後の予測の管理、および複数のワークストリームや性質の異なるチームの整理といった問題も抱えていたのです。

 

Smartsheet の導入


「弊社の顧客の IT 能力とリソースのレベルはバラバラで、それぞれ異なっています」と、Blackboard Transact の PMP、顧客サービス シニア マネージャーである Davide Minutella 氏は語っています。 「Smartsheet があれば、専門的なプロジェクト管理を含むすべてを提供します、と言えるのです」

「生きたタイムライン」がコミュニケーションに役立つ理由

Smartsheet を導入する以前、Transact チームは大規模プロジェクトの整理に問題を抱えていました。 「大量の電子メールを送受信し、非常に複雑でバージョン管理が難しい Excel 文書でなんとか作業をしていました」と、Minutella 氏は言います。 「それがプロらしくないという印象を与えていました」

しかし、Smartsheet を導入してから、チームは 3 つの主要な目標を達成できるようになりました。

1. プリセールのタスク オーバービュー シートを導入することにより、予測を設定し、プロジェクト期間中の自信を持つことができました。

「Smartsheet の計画シートをプロジェクト チームの全員と共有しています」と、Minutella 氏は言います。 「自分たちが何をしているのかを把握するために皆がメールを送り合うのではなく、ただ 1 枚の紙や画面を見るだけでよいのです 」

2. 「生きたタイムライン」により、顧客にプロジェクトをより詳しく把握してもらえるようになりました。

「実際に、ほとんどの顧客とのやり取りに、タイムラインを活用しています」と、Blackboard の製品担当シニア ディレクターの Taran Lent 氏は言います。

3. 現場のベンダーとシートを共有することで、リアルタイムの更新と情報確認が可能になりました。

「さまざまな調整が必要です」と、Lent 氏は言います。 「”この日のこの時間” という特定の時間に、重要な関係者全員が集まる必要があります。そして、すべてを成功させるためには、施設へのアクセス権、ネットワーク データ ジャックの有効化、機器およびデバイスの設定が必要です」

 

 





 





 





80 分間のプロジェクト アップデート ミーティングが不要に







Smartsheet の導入以来、Blackboard Transact チームは、企業の経営陣に可視性を提供しながらも、仕事の負担を複数の担当者に分散することを可能にしてきました。 毎週、プロジェクトごとに 80 分間のステータス ミーティングを開く必要がなくなり、プロジェクト管理にかかる時間を何千時間も短縮できました。 そして、同社は顧客のための整然としたプロフェッショナルな体験を実現し、結果として、さらに多くの契約の締結につながっています。


「これまでにいただいた中で最も嬉しかった言葉は、Smartsheet に対するお褒めの言葉でもあるのですが、複数の担当部長の方やビジネス リーダーの方に ”私たちよりもチームのリソース管理が上手ですね” と仰っていただいたことです」と、Lent 氏は言います。


しかし結局のところ、Blackboard 自体が最大の影響を受けているのかもしれません。


「さまざまな人々が多種多様な方法で貢献しています」と Lent 氏は言います。そして Smartsheet は「一人ひとりに責任感を持たせる」サポートをしています。


チームが協力し、 顧客はワクワクしています。 そして多くの学生たちがキャンパスにやってきて、楽しそうに教室へ向かい、授業の準備をしています。


プロジェクト管理用 Smartsheet の詳細はこちらでご覧いただくか、Smartsheet にお問い合わせください。