PPM パワー セッションは、さまざまな業界、背景、地域のオペレーションの専門家が集結して、現在の最も困難な PPM の課題解決について個人的な経験とベスト プラクティスを共有します。
初めての PPM パワー セッションでは、PPM リーダーの日常業務で唯一不変である「変化」を取り上げました。セッション参加者の 94% が過去 12 ～ 24 か月間で方向転換や仕事の優先順位の変更の必要性が高まったと回答しましたが、それで状況が良くなるわけではありません。幸いなことに、専門家の方々は有益なエピソードやアドバイスをお持ちでした。
リソースの再割り当てから業務管理プラットフォーム、重要業績評価指標 (KPI) に至るまで、さまざまなトピック、ツール、戦術が検討されました。議論の中で、PPM リーダーが組織の柔軟性と回復力を実現するのに役立つ 3 つの重要なポイントが浮かび上がりました。それではセッションの内容を詳しく見てみましょう。
ポイント 1: 成功の指標を定義する
ほとんどの PPM リーダーが抱える最大の問題の 1 つが、優先順位を変更したプロジェクトを軌道に乗せて意図した成果を達成するにはどうすればよいかということです。弊社の専門家によると、成功は、ある取り組みを他の取り組みよりも優先することが正しいかどうかを明確に判断することから始まります。
「私はいくつかの重要な要素を活用しています」と発言したのは、Dexterra Group (デクステラ グループ) の施設管理アカウント ディレクター、Jorge Pilicita 氏です。重要な要素とは、より大きな会社目標との戦略的な整合、潜在的な投資収益率 (ROI)、利用可能なリソース、リスク レベルなどです。「こうした要素を体系的に評価することで、組織はどの取り組みを優先すべきかを十分な情報に基づいて決定できます」と彼は話しました。
次に、期待される成果と成功の指標を設定します。「弊社の場合は、KPI を用います」と Jorge 氏は続けました。KPI は、プロジェクト完了率やチームの生産性レベルから、市場投入までの時間、顧客満足度スコアなどまでさまざまです。「それにより、期待される成果と実際の結果を比較して、当初の戦略計画との相違を見極めることができます」。彼は、全体像を把握するために、このデータを関係者のフィードバックなどのより定性的なインサイトと組み合わせることも提案しました。
「私はいくつかの重要な要素を活用しています。重要な要素とは、より大きな会社目標との戦略的な整合、潜在的な投資収益率 (ROI)、利用可能なリソース、リスク レベルなどです。」- Jorge Pilicita 氏、Dexterra Group、施設管理アカウント ディレクター
Smartsheet のシニア ソリューション エンジニア、クリスティン・コマッサ (Kristin Komassa) は、優先順位を変更した取り組みの成功度を測定するために顧客の 1 社が活用している指標を紹介しました。型破りでありながら非常に有益なその指標は、「何が行われなかったのか」というものです。彼女は説明しました。「実行されなかったプロジェクトはいくつありましたか？成功しないと判断され、中止されたプロジェクトはいくつあったのでしょうか。また、それらの予算、リソース、タイムラインを、本当に重要なことに振り向けることはできたでしょうか？」
ポイント 2: プロジェクト データを一元管理する
プロジェクトの優先順位付けが不十分である場合は、意図した成果を達成できないだけでなく、リソースの過剰使用という最も有害な影響も出てしまいます。クリスティンがそのことを完璧に言い表しました。「すべての優先度が高い場合は、そのどれもが最優先事項ではありません。そうなると、チームは疲弊し始め、予算を超過します。どのプロジェクトに取り組むべきか誰にもわからないからです」。
「すべての優先度が高い場合は、そのどれもが最優先事項ではありません。」- クリスティン・コマッサ (Kristin Komassa)、Smartsheet、シニア ソリューション エンジニア
この問題に取り組む最適な方法は何でしょうか？一元化されたリポジトリ (保管庫) を構築し、そこにすべてのプロジェクト関連の詳細と連絡内容を保存して、包括的に確認できる仕組みを作ることです。クリスティンにとって、この信頼できる唯一の情報源は Smartsheet ですが、その理由は彼女が Smartsheet の社員だからというだけではありません。彼女はチームに参加する以前から、9 年にわたって作業の計画、連絡、実行、評価に Smartsheet プラットフォームを使用していました。
Jorge 氏も同意します。「Smartsheet のようなアジャイル プロジェクト管理ツールを使用すると、状況は一変します」。これにより、Jorge 氏と彼のチームは積極的かつ継続的なアプローチをとって潜在的なボトルネック、財務上の制約、または割り当て超過のチーム メンバーを把握し、リアル タイムで計画を調整できるようになりました。「俊敏性と回復力が培われる文化を育むことで、優先順位の変更による下流の影響をかなり効果的に管理できるようになりました」と彼は語りました。
「俊敏性と回復力が培われる文化を育むことで、優先順位の変更による下流の影響をかなり効果的に管理できるようになりました。」- Jorge Pilicita 氏、Dexterra Group、施設管理アカウント ディレクター
ポイント 3: 一貫性のあるコミュニケーション
パワー セッションの参加者は「賛同を得て連携を図ること」が組織における優先順位付けで最も難しい部分であると認めましたが、専門家は全員、非効率で一貫性のないコミュニケーションがこの問題の原因であるという点で意見が一致しました。また、その解決は、変更の背後にある根拠を文書化し、変更がなぜ起こっているのか、それが自分たちにとってどういう意味があるのかを誰もが理解できるようにすることから始まります。
これにより、チームやチャネル全体で特定の変更に関するコミュニケーションの一貫性を保つことができます。「全員が同じ認識を持ち、プロセスを意図したとおりに進めるためには、口頭や電子メールで伝えるメッセージが常に同一である必要があります」と Loews Hotels (ロウズ ホテルズ) のプロセス改善マネージャーである Darla Brown 氏は語りました。
「全員が同じ認識を持ち、プロセスを意図したとおりに進めるためには、口頭や電子メールで伝えられるメッセージが常に同一である必要があります。」- Darla Brown 氏、Loews Hotels、プロセス改善マネージャー
彼女はまた、情報が組織内でどのように流れるのか、また変更がどの順番で各チームに影響するのかに注意することが重要だと強調しました。「弊社は常にトップから発信します」と彼女は説明しました。「伝える努力は惜しみません」。ただ、もちろん、コミュニケーションはただ一方通行なだけではありません。「変更が実施されるまで、何度も話し合いを重ねます。そして、少し時間をおいてから『何かフィードバックはありませんか？』と尋ねるのです」。
Jorge 氏が付け加えました。「マイルストーンや成果を認めて称えると、士気とモチベーションが保たれます。明確なコミュニケーションと強力なサポート メカニズムを組み合わせることで、優先順位の変更による複雑性を乗り越える際に組織が引き続き団結し、集中力を維持できるようになります」。
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これは、第 1 回 PPM パワー セッションで専門家が紹介した内容のほんの一部にすぎません。ぜひオンデマンドで全エピソードをご視聴ください。「シャイニー オブジェクト」 (目新しくて魅力的なもの) への衝動の抑制、トップから大きな変更を発信するのは最適ではないかもしれないと CEO に伝える方法などを紹介しています。
今後の Smartsheet PPM パワー セッションのエピソードにもぜひご注目ください。