プロジェクトの会議の種類
通常は、プロジェクトのキックオフ会議から始まりますが、プロジェクトの実行フェーズ中、オープンなコミュニケーションを維持してすべてがスムーズに進むようにすることが、これまで以上に欠かせないものになっています。プロジェクトにより、さまざまな種類の会議がありますが、プロジェクトの期間中ずっと役に立つ可能性があります。
- プロジェクト キックオフ会議: プロジェクトの実行フェーズは一般に、プロジェクトのキックオフ会議から始まります。この会議には、すべての関係者とチーム メンバーを招待して、プロジェクトの計画を説明し、予想される問題や懸念について議論する必要があります。
- スタンドアップまたはスクラム会議: これは、デイリー ハドル、朝の出欠、デイリー スタンドアップとしても知られていますが、この会議ではプロジェクト チーム メンバーを集めて、前日に完了したこと、その日に予定していること、直面している障害について話し合います。ここでの焦点は、チーム メンバー間の共同作業と説明責任に置かれます。
- ステータスまたは進捗会議: プロジェクトのステータスまたは進捗会議は一般的に、プロジェクトの存続期間を通して、毎週または毎月の頻度で行われます。この会議では、すべての関係者を集めて、完了していること、達成されたマイルストーン、起こりそうなこと、対応する必要がある問題について議論します。
プロジェクトのキックオフ会議とステータス会議の両方については、プロジェクト マネージャーは事前にアジェンダを配布し、出席者の誰かに会議の詳細を文書化させる必要があります。こうすると、参加者は会議を予定して備えることができますし、話し合われた議題の記録システムとして、チーム メンバーが詳細を見返すこともできます。
その他のリソース:
関係者コミュニケーションプランの管理
プロジェクトを通してすべての関係者との強固なコミュニケーション ラインを維持することは、スムーズな運営と関係者の自信の維持を確保するためのカギです。このガイドの開始フェーズ セクションでは、関係者管理およびコミュニケーション計画を作成するときに考慮すべき要素の一覧を提示しました。今回の実行フェーズでは、いよいよ計画を実行します。
プロジェクトを通して関係者とコミュニケーションを取るためのベスト プラクティスを以下に列挙します。
- 重要な関係者とのコミュニケーションをいつ、どのように取るべきかを計画する際に、準備を整え 2 歩先を行くようにします。
- 関係者のニーズを予想し、問題になる前に対応します。
- プロジェクト プラン全体に対するすべての関係者のアクセスを確保し、こちらが手を貸さなくとも進捗を確認できるようにします。
- おおまかな進捗と KPI をまとめて見られるようにし、関係者がプロジェクトのタスクの詳細まで調べなくても特定の指標を確認できるようにします。
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