適切なプロジェクト管理手法を選択する方法

チームがプロジェクトをスケジュール通り、予算通りに進めるうえで、適切なプロジェクト管理手法を選択することは非常に重要です。ウォーターフォール、アジャイル、カンバンなど、プロジェクト管理にはさまざまな手法やプラクティスがありますが、それをうまく活用できれば最大限の成功を収めることができます。

ここで説明するプロジェクト管理手法の全容をお読みいただければ、プロジェクトのニーズに応じて適切な手法を選択するためのステップと、その結果得られるメリットがわかります。また、それぞれのプロジェクト管理手法で採用されているプロジェクト管理ソフトウェアのリストや、プロジェクト管理、スケジュール管理、目標設定を行うためにソフトウェアを導入することのメリットを紹介します。

組織的なプロジェクト管理手法を選択するメリット

組織的なプロジェクト管理手法を選択することには、いくつかの重要な利点があります。1 つは、リソース、予算、チーム メンバー、タイムライン、関係者など、プロジェクトに関わる重要な要素を簡単に設定し、処理するための一貫したガイドラインをチームに提供できることです。

 

プロジェクト管理に完璧な方法はありませんが、管理するプロジェクトのタイプと関連する主要な構成要素を評価すると、プロジェクトのニーズに適した効率的な手法を選択できます。

多くの選択肢がある中で、「完璧な」アプローチを 1 つ選ぶのは大変なことです。特定のプロジェクトとその目標を意識することで、プロセス固有のプロジェクト管理手法が見えてきます。また、組織によっては、それぞれの手法の長所と短所を踏まえ、プロジェクトごとの要件に合わせてプロジェクト管理タイプを複数選ぶこともあります。

適切なプロジェクト管理手法の選択

適切な手法を決定するうえで大きな要因となるのは、管理するプロジェクトやプロセスのタイプです。膨大な数のフレームワークと手法がある中で、特定の基準に基づいてアプローチを絞り込むことは非常に重要です。これらの要因には以下が含まれます。

  • プロジェクトの焦点 (例: タスクのアクティビティなのか最終製品なのか)

  • 顧客と関係者の関与

  • 業種

  • タイムラインの柔軟性

  • 割り当てられた予算

  • プロジェクトに参加するチームの数とタイプ

  • プロジェクトの複雑性

  • 必要なリソースと利用可能なリソースの比較

  • プロジェクトの拡張性

  • 変化に対する抵抗

  • 構造の剛性

  • 役割の専門性

  • 開始日と終了日の設定

このようなプロジェクトの構成要素を検討したら、次のステップはプロジェクトに最適な管理手法を特定することです。そのための一般的な手順は以下の通りです。

  1. プロジェクトを推進する変数を設定し、プロジェクトの全体的な目標と照らし合わせて評価します。

  2. 手法が影響を与える基準を決定します。

  3. 候補となる手法をすべて評価し、どの手法が最もプロジェクトに適しているかを判断します。

  4. 候補となる手法ごとに、その長所と短所をプロジェクトと照らし合わせて評価して、それぞれの手法を分析します。

  5. プロジェクトに最も成功や効率向上をもたらす手法はどれか、逆に最もリスクの高い手法はどれかを検討します。

  6. ほかのチーム メンバーと決定内容を協議します。

  7. 決定された手法を実装するための文書を作成します。

  8. 手法をプロジェクトに適用し、その進捗と成功を監視します。

プロジェクト管理ソフトウェア

適切な手法 (複数の場合もあり) を選択したら、プロジェクト管理ソフトウェアを特定し、活用することが非常に重要です。とはいえ、多くの選択肢がある中で、特にプロジェクトのさまざまな変動要因を考慮しながら 1 つに絞るのは困難です。ここでは、プロジェクト管理手法に適したソフトウェアを選択するうえで考慮すべき主要な機能の概要を説明します。

  • ガント チャート: ガント チャートは、タイムライン上のある時点における作業量、生産量、目標達成度を一連の横方向の帯で表したグラフです。このグラフを見ると、プロジェクトの実行にかかっている時間の長さと、最初に予定した時間の長さを比較することができます。ガント チャートは、ウォーターフォール手法を使用する際によく使われます。ウォーターフォール手法はタイム テーブルが厳格であり、あらかじめタスクの順序が決められていて、チーム メンバーの役割の専門性が高いという特徴を持つからです。ガント チャートの例を以下に示します。

Project plan with Gantt timeline in Smartsheet
  • カンバン ボード: カンバン ボードは、チームが作業の流れを最適化し、作業の進捗状況を物理的に確認するためのワークフロー視覚化ツールです。カンバン ボードでステータスの更新、進捗報告、プロジェクトの問題を伝えることができるため、プロジェクトを完全に可視化できます。このボードは、より流動的なタイムライン上で一定の生産と納品に焦点を当てるカンバン手法と対になっています。また、カンバン ボードはリーン生産方式でも、タスクの割り当てやリソース管理の維持に役立ちます。カンバン ボードの例を以下に示します。

Sprint planning Kanban Board Smartsheet

 

  • カレンダー: カレンダーを使えば、プロジェクトのタイムラインとその完了予定日を包括的に表示できるため、顧客、関係者、チーム メンバーに完全な可視性を提供できます。このような表示は、XPM やスクラムのように、顧客または部門横断型のチーム メンバーの関わりが深い手法では重要な意味を持ちます。

  • モバイル アクセシビリティ: チーム メンバーと顧客の両方がタスク、プロジェクトの進捗、タイムラインの変更をモバイル デバイスでリアルタイムに確認できることです。これは、プロジェクトを成功させるための重要なポイントです。この機能は、プロジェクト管理手法が流動的で、依存関係のある可動部分が多い場合や、アジャイルのように生産開始時点で顧客が正確な製品を把握していない場合にとても便利です。 

  • プロジェクト間のサマリー ビュー: プロジェクト横断ビューを見れば、生産に関わるすべてのチームと部門は継続的な開発プロセスに関する十分なインサイトを得ることができます。この機能を利用してリアルタイムのステータス レポート、チェックポイントのロールアップ詳細、ダッシュボードを提供すれば、チームと顧客はプロセス全体を通じて最新の進捗状況を確認できます。この機能は XPM やスクラムのように、流動的な構造を持つため常に更新を必要とする手法と組み合わせて使うのがベストですが、実際にはどのプロジェクト管理手法でも役に立ちます。

Smartsheet を活用して適切なプロジェクト管理手法の力を引き出しましょう。

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