Mac 用のガント チャート ソフトウェア: 必要不可欠な機能トップ 10

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Mac 用のガント チャート ソフトウェア: 必要不可欠な機能トップ 10

Mac でのプロジェクト管理

Mac は、経理やプロジェクト管理などの業務用として知られているわけではありません。Mac プラットフォーム、と聞けば、グラフィック デザインやビデオ編集のようなクリエイティブ関係の仕事を通常はイメージすることでしょう。ところが、その使用範囲の拡大に伴って Mac ユーザーが増加しており、以前は圧倒的に Windows 環境であったオフィスに変化が見られてきています。

今では多くの会計士やプロジェクト マネージャーが、Mac プラットフォームで利用できるビジネス ツールを必要としています。しかし、職場が Windows ベース、という場合もよくあり、Mac ユーザーは回避策となるソリューションを探さなければならないこともあります。

たとえば、ガント チャート機能が備わっているツールは、プロジェクト マネージャーなら誰もが望むところですが、Mac 用には選択肢があまりないのが現状です。Microsoft Project は Mac 用に開発されておらず、Excel for Mac も Windows 版ほど機能が充実していません。実際に、ガント チャート機能の充実性に限らず、その他の点においても多数の Windows ユーザーと Mac ユーザーが Microsoft Project の代替製品を探し求めています。検討中のツールを比較評価して正しい選択を行えるように、『Microsoft Project に取って代わる完璧なソリューションを選択するための 3 つの秘訣』というガイドもありますので、ぜひ一読ください。

Mac ユーザーでもすばやくガント チャートを作成したり、規模や複雑さにかかわらずプロジェクトを簡単に管理したりできるようにするソリューションは、探せばあるのです。

 

ガント チャートの使用価値と歴史

ガント チャートには、100 年以上も前にさかのぼるほど長い歴史があります。ガント チャートの手法は、ポーランドの経済学者/エンジニアの Karol Adamiecki によって 1890 年代半ばに初めて考案されましたが、発表がポーランド語によるものであったため広く知られるようになりませんでした。1910 年代に、米国の機械工学者/経営コンサルタントの Henry Gantt が、独自に設計したプロジェクト スケジュール図表を発表しました。両者の手法は類似するものでしたが、Gantt の図表は英語で発表されたため全世界に広まり、Adamiecki に由来する図表を一般的に「ガント チャート」と呼ぶようになったのです。

ガント チャートでは、縦軸にタスクや担当者に関連する情報を、横軸にタスクの完了に必要な時間を配置して、タスクの期間や状況を視覚的に示します。タスクの開始日、期間、および終了日を指定すると、ガント チャート上にタスク バーを作成できます。また、タスクの完了度や担当者に応じて異なる色をタスク バーに適用し、プロジェクトにおける特定の局面を目立たせることも可能です。ガント チャートを使用すると、完了済みと未完了のタスクが一目でわかるようになるため、非常に便利です。

ガント チャート機能は Microsoft Project の核を成していますが、製品の対応プラットフォームは Windows に限られています。そこで、Mac ユーザーの中には、Excel を使用してテンプレートまたは空白シートからガント チャートを作成している人も多いことでしょう。しかし、Excel では、ガント チャートを作成できても、変更が生じたら手動で更新しなければならず、機能もいろいろと制限されています。また、通常のガント チャート ソフトウェアなら含まれているその他の機能 (たとえば、リソース管理やクリティカル パス特定) も欠けています。

ところが、Mac ユーザーでも制限なしにガント チャートを作成できる選択肢があるのです。ツールによっては、効果的なプロジェクト管理を実行する機能も備わっています。使いやすさやカスタマイズ可能性など、さまざまな要件を考慮して評価を十分に行い、ニーズに最適なソリューションをお選びください。ガント チャート ソフトウェアを新しく導入または変更したことでプロジェクト管理が困難になっては意味がありません。

 

必要不可欠な機能トップ 10

1.    タイムラインの作成

これはベーシックな機能のように聞こえますが、タイムラインはガント チャートの心臓部であり、思いどおりに作成して表示できる必要があります。また、互いに依存している 2 つのタスク間に存在する関係を示す「依存関係」も設定できるべきです (たとえば、タスク A が終了した後にタスク B が開始するように指定したい場合など)。さらに、2 つのタスク間に依存関係を作成するために必要な「先行タスク」、つまりもう 1 つのタスクよりも先または同時に開始あるいは終了するタスクも指定できるべきです。そして、プロジェクトの日付データを変更するとタイムラインが自動的に更新されるツールであれば、なおさら便利です。


 

2.     各種ファイル形式でのインポート/エクスポート

誰もが同じアプリケーションを使用しているとは限らないため、複数のファイル形式が検討中の Mac 用ガント チャート ソフトウェアでサポートされていることを確認しましょう。たとえば、Microsoft Project は一般的に使用されているので、Microsoft Project 対応のファイル形式でインポートとエクスポートを実行できる必要があります。また、その他にもよく使用されるファイル形式 (Adobe PDF や PNG 画像) でのインポート/エクスポート機能もツールに備わっているべきです。ファイル形式を相互変換できれば、チーム メンバーのソフトウェア環境を気にせずにファイルを送信したり共有したりすることが可能です。


 

3.    クラウド サービスとの同期

今日では多くの作業をクラウドで行っているため、人気のあるクラウド ストレージ サービス (iCloud、Google ドライブ、Dropbox など) と統合されているガント チャート ソフトウェアを選択するようにしましょう。クラウド上にガント チャートを保存する利点の 1 つは、Web 対応のデバイスを使用してオフィス外からでもプロジェクト ステータスなどをチェックできるという、そのアクセス性にあります。このような理由により、導入検討しているツールでは、使用中または使用予定のクラウド サービスと同期できるのが望ましいと言えます。


 

4.    カレンダーの作成

ガント チャートではプロジェクト サマリーを表示できて便利なのですが、プロジェクト マネージャーによっては、期限の追跡などをカレンダー ビューに切り替えて行いたい、という人もいます。ガント チャートをカレンダーとして表示するオプションは多くのツールに含まれていますが、既に使用しているカレンダー アプリと統合できればさらに実用的です。Google カレンダーや Apple の iCal を使用してスケジュールを管理している場合は、検討中のツールのカレンダーにオーバーレイ表示したり、検討中のツールのカレンダーを公開して両カレンダーを同期したりすることができるべきです。


 

5.    ビューのカスタマイズ

ガント チャートは、ニーズに合わせてカスタマイズできると、より有益なものとなります。たとえば、ガント チャートの背景色やガント バーの色を選択または変更できれば、プロジェクトのあらゆる側面を目立たせることが可能です。検討中のツールには、期日間近または期日超過のタスクを自動的に強調表示して通知する機能はありますか。また、ガント チャートのタスクにコメントを追加することは可能ですか。目的やユーザー別に異なるビューをカスタム作成できるようなガント チャート ソフトウェアを選択すると、柔軟性が生まれます。


 

6.     チーム メンバーとの共有および共同作業

ガント チャート ソフトウェアは、プロジェクト マネージャーにとってだけでなく、プロジェクトで一緒に作業するほかのチーム メンバーにとっても役立つツールです。だからこそ、共有機能が備わっていることは必須条件です。しかし、ツールによっては、ガント チャートを表示するためだけでもライセンスが必要になることもあるため、選択の際には注意するようにしてください。組み込みの共有機能を通じて、チーム メンバー全員が同時に 1 つのプロジェクトにアクセスして変更やコメントを追加できれば、効果的な共同作業が実現されます。また、検討中のツールは、Mac で動作するのはもちろん、Windows と Linux を含む複数のプラットフォームにも対応している必要があります。ユーザーが多種多様な環境からガント チャートにアクセスできるようにし、真のコラボレーションを創出しましょう。


 

7.    iPhone および iPad との統合

Mac ユーザーであれば、iPad や iPhone を使用してプロジェクトを追跡管理できることを期待しているのではないでしょうか。そこで、このようなモバイル デバイスからでもガント チャートにアクセスできるツールを選択することが重要になってきます。また、仕事上 iPhone や iPad を多用する場合には、ガント チャートを表示するだけでなく編集できる機能も必要になるはずです。検討中のガント チャート ソフトウェアに関しては、サポートしている OS バージョンも必ずチェックしましょう。iPhone 6 および iOS 8 にも対応しているのが理想的です。


 

8.     ドラッグ アンド ドロップによるスケジューリング

ガント チャート ソフトウェアにドラッグ アンド ドロップ方式が採用されていると、スケジュール データの入力/変更操作が非常に簡単です。検討中のツールでは、ガント バーの端をドラッグしてタスクの期間をすばやく変更できますか。また、タスク間の依存関係の作成も、ガント バーの端をドラッグ アンド ドロップするだけで実行可能ですか。ツールの一般的な使いやすさはドラッグ アンド ドロップ操作が可能かどうかに左右される、ということを覚えておきましょう。


 

9.    マイルストーンの作成と変更

マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要確認ポイントを示す道しるべで、通常は「タスクの完了」のようなアクション/イベントを指します。プロジェクト サイクルをとおして進捗状況を確実に追跡管理するためには、視覚的なマイルストーンを簡単に作成および変更できる機能が不可欠になってきます。ガント チャートでは、特定のタスクに関連付けてマイルストーンを作成しますが、その他のタスクはこのマイルストーンによって影響を受けるべきではありません。


 

10.   詳細なレポートの生成

レポート作成機能は、プロジェクトを成功に導く鍵を握っています。ガント チャートには多くのさまざまな情報が通常は含まれていますが、レポートを作成すると、指定したレポート条件に一致するタスク (たとえば、スケジュールに遅れが生じているタスク) のみを取り出せるので、プロジェクトのステータスを簡単に追跡し、必要に応じてスケジュール調整することが可能になります。そこで、プロジェクトの進捗状況に関してレポートを実行できるソリューションを選択するようにしましょう。また、手動でレポートを作成できるだけでなく、特定のユーザーへと定期的にレポートが送信されるように、レポートの実行と配信を自動化することもできると、さらに便利です。最後に、レポートを必要とするユーザー全員が同じツールを使用しているとは限らないため、一般的なファイル形式 (PDF や Excel) でレポート作成が可能かどうかもチェックしてください。

 

サポート、オープン ソース、および無料お試し: Mac 用のガント チャート ソフトウェアを選択する際に考慮すべきその他の要素

今日では、ほぼすべてのソフトウェアがオンラインでダウンロード可能です。ガント チャート機能以上を備えた強力なツールが、インターネット上にいくつも出回っており、数回のクリックですぐにダウンロードできます。しかし、ガント チャート ソフトウェア (テンプレートを含む) を選択する際には、全ユーザーのシステム環境に適しているかどうかをまず確認する必要があります。たとえば、チームの大部分は Mac OS を使用していても、Windows を使用しているチーム メンバーもいる場合、両プラットフォームに対応していなければチーム全体で共同作業することはできません。また、プロジェクト マネージャー以外のチーム メンバーがガント チャート ソフトウェアを使用するのにかかるコストについても、事前に把握しておくべきです。ツールにアクセスするユーザーの人数分のライセンスを購入しなければなりませんか。また、Windows ユーザーの場合でも費用は同じですか、それとも Mac ユーザーの場合とは異なりますか。

コストと言えば、無料のガント チャート ソフトウェアを目にしたこともあるのではないでしょうか。ただし、無料ということは、一部の機能しか使用できなかったり、オープン ソースのソリューションだったりするのが通常です。ニーズによってはオープン ソースのツールも選択肢の 1 つになるかもしれませんが、互換性に関する問題が発生したり、必要なセキュリティ プロトコルがサポートされない可能性もあります。一方、公開されているコードを更新してツールをカスタム構築することが可能であるため、適切なスキルを持つ開発者がいれば検討するにふさわしいと言えます。

それから、Mac 用のガント チャート ソフトウェアのほとんどには、一般的に最長で 30 日間の無料お試し期間があります。ニーズを満たしているかどうかを購入前に確認できるこのチャンスは、絶対に活用すべきです。検討中のツールが複数ある場合には、同時に試用して比較するのも良いアイデアでしょう。投資しなければならないのは時間だけなのですから。

サポート体制も重要です。サポートとは、問題や質問がある場合に連絡して受けるものだけではありません。Mac 用のガント チャート ソフトウェアによっては、ビデオ チュートリアル、オンライン トレーニング、ユーザー フォーラム、コミュニティなど、さまざまな形態のサポートを通じて便利なリソースを得られるようになっています。検討中のツールで提供されているサポートの詳細 (料金を含む) を事前に確認しておきましょう。

 

プラットフォームに依存しない選択

これだけ技術的に発展を遂げている現代において、ソフトウェアの選択がプラットフォームによって制限されるべきではありません。このことは、もちろんガント チャート ソフトウェアを選ぶ際にも当てはまります。Mac を使用する多くのプロジェクト マネージャーは、長年 Microsoft Project や Excel を使用するように押しやられてきたかもしれませんが、これからは違います。プロジェクト マネージャーであろうと、その他のチーム メンバーであろうと、Mac ユーザーの選択肢は広がってきているのです。もちろん、ツールは Mac プラットフォームだけでなく Windows でも動作すべきです。繰り返しになりますが、Mac 用のガント チャート ソフトウェアを評価する際には、以下の 10 機能が装備されていることを確認してください。

  1. タイムラインの作成
  2. 各種ファイル形式でのインポート/エクスポート
  3. クラウド サービスとの同期
  4. カレンダーの作成
  5. ビューのカスタマイズ
  6. チーム メンバーとの共有および共同作業
  7. iPhone および iPad との統合
  8. ドラッグ アンド ドロップによるスケジューリング
  9. マイルストーンの作成と変更
  10. 詳細なレポートの生成

 

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