Smartsheet ポータル: スムーズな情報共有で生産性アップ

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Smartsheet ポータル: スムーズな情報共有で生産性アップ

「必要な情報がすぐに見つからない」、「情報検索に無駄な時間を費やしてしまう」といった問題を抱えていませんか。最近の調査結果によると、インフォメーション ワーカーは情報の検索と統合に労働時間の 36% を費やしており、必要な情報を見つけられない割合は 44% とのことです。

特に、チーム情報のやりとりを電子メールやファイルなどにより手動で行っている場合、これが原因で別の問題が発生しているのも事実です。たとえば、メールやチャットで不要なコミュニケーションが発生したり、ドキュメントのバージョン管理が煩雑になったりするため、これでは効率と効果を上げることはできません。

チーム用の情報やファイルを効率的かつ効果的に管理して共有するには、一元的なデータ ソースが欠かせませんが、既存の環境 (Web ベース プラットフォームや組織内イントラネット) に構築する場合、さまざまな制限が考えられます。

たとえば、セットアップや維持には通常 IT サポートが必要となります。しかし、IT 部門が更新をすぐに行えなくて情報が古いままになっていては、ビジネス ユーザーには無意味です。

Smartsheet ポータルで最新情報を提供して、チームの生産性を向上

そこでお勧めしたいのが「Smartsheet ポータル」です。ポータルを作成して重要なリソースを 1 か所に集めることにより情報ハブを構築すると、情報検索にかける時間の節約と、チームや部門間での情報共有が実現します。

米建築事務所 Chipman Design Architecture の Kyle Chipman 氏は、まさにこの目的のためにポータルを使用しており、この機能について次のように語っています: 「私たちの事務所では、データのアクセス ポイントを統合するために Smartsheet を主に使用しています。」

「ポータルは、この統合を可能にする非常に有益な拡張機能です。全 5 つのオフィス間のチーム メンバーおよび全米中に広がるコンサルタントやクライアントは、ポータルを通じてプロジェクトの遂行に必要な情報へすばやく簡単にアクセスしています。」とも述べています。

ポータルは、コードを記述したり IT のヘルプを求めたりしなくても、ビジネス ユーザーが作成、変更、維持することが可能です。

ポータルの使用例

ここでは、チームや部門間での情報共有に役立つポータルの実用的な使用例を 2 つご紹介します。

1. チーム リソース ポータル

 

チーム リソース ポータルを作成すると、以下のような重要なリソースを 1 か所にまとめてすばやくアクセスできるようになります。

  • Smartsheet のシート、レポート、ダッシュボード、フォーム
  • 役割や連絡先に関する情報
  • チームへの連絡事項
  • Web サイト
  • プレゼンテーション資料
  • ドキュメント
  • 画像

ポータルのレイアウトはカスタマイズでき、視覚的なタイトルやリッチ テキストを追加して説明や状況をわかりやすく伝えることが可能です。また、部門間でポータルやダッシュボードを共有し合えば、データ サイロ問題を解消して共同作業を改善することもできます。

たとえば、プロダクト チームの場合、製品ロードマップとローンチ スケジュールを示したポータルを作成して組織全体に共有すれば、複数の部門にわたる共同作業を最適化できます。

 


2. 人事ポータル

人事ポータルを作成すると、以下のような重要な情報やドキュメントを 1 か所で確認できるようになります。

  • 福利厚生

  • 研修・教育

  • 従業員への連絡事項

  • 採用情報

  • 従業員ハンドブック

見やすく構造化されたフォーマットのポータルを作成して組織全体で共有すれば、従業員が人事情報検索にかける時間や手間を削減できます。

上記はほんの一例に過ぎません。Smartsheet でポータルを作成して、誰もが簡単にアクセスできる一元的な場所に最新情報を提供すれば、チームは常に共通の理解を持って作業に取り組めるようになります。

ポータルは、さまざまな用途に活用できる可能性を秘めています。たとえば、Chipman Design Architecture では、関係者全員が同じように理解できるようにするために、以下のポータルを作成して共有しています。

  • 顧客アカウント用のポータル: プロジェクト KPI、オンボーディング リソース、マイルストーン カレンダー、組織図を示すことで、意思決定を明確に実行。

  • ソフトウェア用のポータル: ベスト プラクティス ガイド、問題チケットと解決策に関するレポート、カスタム プラグイン ダウンロードへのリンクが含まれており、組織全体で使用。

  • 組織内コミュニケーション用のポータル: 組織の方針と手順およびブランド スタイル ガイドとブランド資産へのリンク、事務用品や出張に関するリクエスト フォーム、優れた業績をあげている個人やチームの紹介などを掲載し、情報共有とコミュニケーションを促進。

Smartsheet ポータルは、ビジネス プランおよび対象のエンタープライズ プランで使用可能な機能です。

個人プランまたはチーム プランをご利用のお客様で、プランのアップグレードをご検討の場合は、Smartsheet までお気軽にご連絡ください